Partager des documents à toute l’entreprise ne devrait pas être un parcours du combattant (même pour les RH les plus aguerris 💪).

Avec Documents Partagés , tout est pensé pour simplifier la diffusion : une interface modernisée, des dossiers pour structurer vos contenus, et des notifications automatiques pour prévenir les collaborateurs dès qu’un nouveau document est disponible. Centralisé, organisé, efficace.

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la solution et les responsables de document.

Au programme dans cet article : 

• Je nomme mon responsable de document
• Créer un dossier dans "Documents partagés

Je nomme mon responsable de document

Attention : Par défaut, seuls les Responsables de l’espace Documents peuvent gérer les Documents Partagés.

Besoin d’ouvrir l’accès à d’autres profils ? C’est possible ! Il suffit de les autoriser depuis la page de paramétrage des Documents 👍

Accès :

Portail RH > Documents > Onglet "Documents partagés" > paramétrage des documents" :

Créer un dossier dans "Documents partagés"

Accès :

Portail RH > Documents > Onglet "Documents partagés" > Cliquez sur "Créer un dossier" :

Pour partager un document, cliquez sur “Ajouter un document”, puis renseignez le nom du document à diffuser.

Ajoutez votre document en quelques clics.

⚠️ Attention : il sera visible par l’ensemble des collaborateurs.

Vous pouvez ensuite choisir de notifier (ou non) vos salariés pour les informer de sa mise à disposition.

• Pour les futurs collaborateurs (option permettant l'accès avant le début de contrat)

✨Les + des documents partagés

Les documents partagés ont été pensés pour simplifier la diffusion d’informations importantes tout en gardant un espace clair et facile à gérer. Voici ce qu’ils vous permettent de faire :

1️⃣ Un espace de stockage toujours visible

Votre espace de stockage reste visible en permanence.

👀 Vous pouvez ainsi garder un œil sur votre capacité disponible à tout moment, et anticiper facilement si vous devez faire un peu de tri.

2️⃣ Épinglage sur la page d'accueil

Les administrateurs peuvent épingler des documents pour qu'ils apparaissent directement sur la homepage des collaborateurs.

👉 Idéal pour mettre en avant une information importante, comme une nouvelle procédure, une note interne ou un document RH à ne pas manquer.

• La limite d'épinglage est illimitée

• Seuls les 2 documents épinglés les plus récents sont affichés sur la page d’accueil

💡 Cela permet de garder une page d’accueil claire, tout en mettant en avant les informations les plus récentes.

3️⃣ Corbeille et suppression

Les documents supprimés sont conservés dans la corbeille pendant 30 jours avant d'être supprimés définitivement.

Durant cette période :

• les documents peuvent être restaurés facilement

• aucune information n’est perdue en cas de suppression accidentelle

⚠️ À noter : un document épinglé doit être désépinglé avant d'être supprimé.

4️⃣ Accès multi-société

En environnement multi-société, un filtre permet aux utilisateurs habilités de sélectionner la société pour laquelle ils souhaitent :

• consulter des documents

• publier de nouveaux documents

🔎 Chaque utilisateur accède ainsi aux informations pertinentes pour sa société, tout en conservant une gestion centralisée.

Les Documents Partagés vous permettent de diffuser simplement les informations importantes à toute votre entreprise, dans un espace centralisé et structuré.

Moins d’emails perdus, moins de documents introuvables… et plus de clarté pour tout le monde 👍

Prenez quelques minutes pour organiser vos dossiers, déposer vos documents clés et activer les notifications si besoin : vos collaborateurs vous remercieront !

Et bien sûr, si vous avez la moindre question ou besoin d’un coup de pouce, notre équipe Support est là pour vous accompagner 😊
 

Mots clés associés à cet article : 

Documents - Dossiers - partagés- création - visibilité - administration des documents - sous-dossiers - documents - paramétrage -