Le menu "Dossier salarié" fait peau neuve et devient "Documents" 🎉 Un espace repensé pour vous offrir plus de liberté et de souplesse dans la gestion de vos fichiers. Grâce à l'espace Documents, vous pourrez créer des dossiers, des sous-dossiers, organiser vos documents comme bon vous semble et définir qui peut voir quoi en toute autonomie.
Un vrai coup de frais pour vous simplifier votre gestion au quotidien !
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Vous êtes Administrateur et avez un message indiquant que votre Espace Documents arrive bientôt ? 👉 Retrouvez toutes les informations pratiques dans cet article : Nouvel Espace Admin - Désigner un Admin "Portail RH"
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📂 Vous n’avez pas encore accès à l’Espace Documents ?
💡 Pour toute question ou pour en savoir plus, notre équipe support est là pour vous aider !
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Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs de la solution et gestionnaires RH.
Au programme dans cet article :
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1 - Paramétrage des documents : administration des documents, des bulletins de salaires et des modèles de documents
- 2 - Création & modification d'un dossier
- a) Paramétrage des visibilités :
- b) Utilisation & Consultation des dossiers et documents :
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3 - Les bulletins de salaire
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4 - Les modèles de documents
1 - Paramétrage des documents : administration des documents, des bulletins de salaires et des modèles de documents
Le paramétrage des documents, c’est un peu le QG de la confidentialité : on décide qui voit quoi, rubrique par rubrique. Bulletins de salaire, Modèles de documents, documents RH… Simple, précis, indispensable pour protéger les données de chacun.
Dans un premier temps, vous avez alors la possibilité de paramétrer les droits d'administration de vos documents en suivant le chemin suivant :
Accès : Espace Admin > Portail RH > Paramétrage des documents
Dans ce menu, chaque rubrique correspond au paramétrage d'un onglet du menu "Documents". L'objectif est de déterminer les droits de chacun dans cet espace afin de garantir une utilisation optimale par les équipes et la protection des données des collaborateurs.
Une fois que ce paramétrage aura été effectué une fois, plus besoin d'y revenir ! Pour autant, vous pourrez y accéder et modifier ces informations à tout moment.
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En quoi consiste le rôle du Responsable des Documents ?
Le "Responsable des Documents" a la possibilité d'ouvrir, de créer, de modifier et de voir les documents de tous les collaborateurs.
Mais alors, quelle est la différence avec l'administrateur classique ? 🤔
Au-delà du profil utilisateur "Administrateur", le gestionnaire de document verra toujours tous les documents. Et ce, peu importe le paramétrage des visibilités sur chaque dossier.
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- Quel profil utilisateur aura le droit de créer un dossier ?
- Quel profil utilisateur aura l'autorisation d'envoyer des documents en signature ?
Quant à l'autorisation d'ajout des documents, cette information se paramétrera lors de la création d'un dossier. Les droits d'ajout des documents pourront alors varier selon les dossiers.
En ce qui concerne les bulletins à remettre au format papier, vous pourrez aussi sélectionner ici la ou les personnes en charge de remettre les bulletins de salaires à ce format.
- Quel profil utilisateur aura le droit de créer un modèle de document ?
- Quel profil utilisateur pourra utiliser un modèle de document ?
Parce qu'une bonne gestion documentaire, c'est aussi une bonne gestion des accès, une fois que ce paramétrage sera bien effectué, vous pourrez utiliser l'espace "Documents" en toute sérénité ! 😊
🚩 Dans un second temps, vous pourrez préciser les droits de visibilités et de création pour chaque dossier !
2 - Création d'un dossier
Ce menu "Documents" vous permet de structurer vos documents de manière simple et efficace. Vous pouvez désormais créer des dossiers et des sous-dossiers à votre guise ! Vous pouvez classer, organiser et gérer vos fichiers en toute autonomie. Une solution claire pour garder la main sur vos informations.
2 - a) Paramétrage des visibilités :
En pratique, comment ça se passe ? 🤔
💡 Vous pouvez modifier le périmètre de visibilité de chaque dossier à tout moment en cliquant sur 'modifier'. Dans ce cas, rendez-vous directement à l'étape 1 ci-dessous. |
Portail RH > Documents > Onglet "Documents collaborateurs" > Cliquez sur "Créer un dossier" :
- Nommez votre dossier : Nous vous conseillons de renseigner le type de dossier dont il s'agit et non le collaborateur auquel il est destiné pour une meilleure gestion (Exemple : Attestation de sécurité sociale plutôt que Attestation Edouard DUPONT).
Ce nom de dossier doit également être clair, explicite et surtout unique !
- Ensuite, à la création d'un dossier, il est nécessaire de choisir les droits de visibilités et d'ajouts des documents dans celui-ci. Il s'agira d'accorder des droits d'accès selon les profils pour assurer la confidentialité des données. Pour autant, vous pourrez revenir sur ces droits à tout moment selon vos besoins !
Etape 1 :
Dans un premier temps, vous pourrez donc choisir quel profil utilisateur voit votre dossier et ses documents.
- Quel profil peut voir tous les documents ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir l'intégralité des documents. (Exemple : Administrateur)
- Quel profil peut voir ses documents et ceux de ses subordonnés ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir ses propres documents ainsi que ceux de ses subordonnés. (Exemple : Manager)
- Quel profil peut voir ses documents et ceux de ses subordonnés directs ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir ses propres documents ainsi que ceux de ses subordonnés directs. (Exemple : Manager)
- Quel profil peut voir uniquement ses documents ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir uniquement ses propres documents. (Exemple : Standard)
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Pour rappel 🚨 Pour un manager, les subordonnés directs représentent les collaborateurs N-1 uniquement tandis que les subordonnés représentent les collaborateurs N-1, N-2, N-3,... |
Etape 2 :
Mais vous pourrez également déterminer quel profil utilisateur pourra ajouter des documents dans ce dossier.
Il pourra être intéressant d'attribuer des droits d'ajout des documents au profil utilisateur Standard sur certains dossiers, notamment lorsque vous aurez besoin de collecter des documents de façon régulière.
Exemple : Attestation de sécurité sociale, Abonnement transports...
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Seul l'utilisateur qui a ajouté le document peut également le modifier ou le supprimer. En revanche, les Responsable des documents peuvent modifier et supprimer tous les documents.
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- Une fois l'ensemble des droits bien déterminés pour ce dossier, cliquer sur "Créer".
De cette façon, vous pourrez créer des sous-dossiers dans le dossier initial et ce dans la limite de 5 étages maximum de dossiers et sous-dossiers.
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Les petits plus 💡: 👉 Pour consulter les informations générales et la visibilité attribuée à chaque dossier, vous pourrez cliquer sur le "i" qui révèlera l'ensemble de ces informations :
👉 Besoin de modifier l'emplacement d'un dossier ou d'un document ? Aucun souci ! Vous avez également la possibilité de déplacer des dossiers en masse. 😊 Pour déplacer votre dossier, il conviendra simplement de cliquer sur les trois petits points :
Une fenêtre apparaîtra et vous permettra de choisir dans quel dossier vous souhaiteriez déplacer le dossier initial : Et vous pouvez procéder de la même manière pour déplacer un document selon vos besoins.
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‼️Vous avez supprimé un dossier ou un document par erreur ? ‼️ Pas de panique, nous conservons les éléments supprimés pendant 30 jours dans le dossier "Corbeille" (accessible par les Responsables de Documents seulement) avant suppression définitive. Vos Responsables de Documents pourront alors retrouver le fichier facilement ! 😊 |
2 - b) Utilisation & Consultation des dossiers et documents
Ajouter un document
Pour ajouter un document dans un dossier, rien de plus simple ! 📄
Dans l'onglet "Documents des collaborateurs", le bouton "Ajouter un document" apparaît.
Vous pouvez ajouter un document à l'ouverture d'un dossier. Celui-ci sera placé automatiquement dans ce dossier.
Ensuite, la fenêtre suivante apparaîtra :
- Importer votre document depuis votre ordinateur ou depuis les modèles de documents (Tous les formats image et texte sont acceptés dans la limite de 9.76Mo),
- Nommer votre document et l'attribuer à un collaborateur,
- Choisir de notifier ou non le collaborateur concerné de l'ajout de ce document dans son espace dédié,
- Indiquer une date de début et une date d'échéance selon les cas.
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Les petits plus 💡: 👉 Cette fenêtre vous permet de garder un œil sur votre espace de stockage et de ne pas être pris de court lorsque celui-ci devient trop restreint pour ajouter de nouveaux documents. |
Consulter les documents des collaborateurs
Après avoir créé des dossiers et ajouté des documents, il est intéressant de pouvoir consulter les documents des collaborateurs et naviguer dans ce menu facilement ! La zone de filtrage et la barre de recherche prévues à cet effet vous seront alors d'une grande aide.
Vous pourrez par exemple effectuer une recherche par mots clés :
Ou bien rechercher tous les documents appartenant à un collaborateur en particulier :
Une fois les informations retrouvées, vous pouvez même télécharger en masse ces documents. Vous recevrez l'export par e-mail dans la limite de 3Go.
Pour faciliter votre gestion RH, il est également possible de vérifier en deux clics quels sont les documents qui arriveront à échéance prochainement :
Et voici, en quelques clics, vous avez pu faire le point sur les documents des collaborateurs et les échéances à venir ! ✅
3 - Les bulletins de salaire
Dans cet espace "Documents", un onglet est entièrement dédié aux bulletins de salaire. Les collaborateurs pourront alors retrouver facilement tous leurs bulletins de salaires dans ce menu !
Mais dans un premier temps, comment importer les bulletins de salaires des collaborateurs ? 🤔
Les profils utilisateurs autorisés à gérer les imports des bulletins de salaire ont été déterminé au préalable dans le menu "Paramétrage des documents" :
En tant qu'administrateur des documents, vous verrez apparaître le bouton "Ajouter des bulletins" dans l'onglet "Bulletins de salaires" de l'espace Documents.
Prérequis
- Renseigner dans chaque fiche salarié le numéro de sécurité sociale, le nom et le prénom. Ces informations doivent être saisies à l'identique au sein de votre logiciel de paie.
- Les bulletins de salaires doivent être au format PDF (Texte) 1.5 ou ultérieur (si ce n'est pas le cas, consultez cet article : Version PDF pour l'import dans Eurécia )
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Le fichier d'import des bulletins de salaire ne doit pas être crypté ni protégé par un mot de passe pour être lu par Eurécia. Dans le cas contraire, l'import échouera. |
- Cliquer sur le bouton 'Ajouter' puis rechercher le fichier à importer
- Renseigner une description. En cas d'oubli, le système renseigne comme libellé le mois suivi de l’année en cours
- Choisir le mois et l’année des bulletins de paie à importer. Par défaut, le système se positionne sur le mois et l’année en cours,
- Vous pouvez également choisir de notifier les collaborateurs de l'arrivée de ce document dans leur espace "Documents".
- Pour finir, cliquer sur le bouton 'Ajouter'.
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Si l'import ne fonctionne pas, il convient de s'assurer que le fichier PDF contient bien les bulletins au format texte, et non en tant qu'image. Pour le savoir, il suffit d'essayer, dans le PDF, de sélectionner du texte : si c'est possible, il s'agit bien d'un format texte. Sinon, il convient de demander à la comptabilité les bulletins au format texte.
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Les petits plus 💡: 👉 L'import est asynchrone, c'est-à-dire qu'une fois lancé, vous pourrez continuer à faire vos différentes manipulations sur Eurécia sans attendre que celui-ci charge. Vous aurez simplement une notification une fois qu'il sera bien effectué !
👉 Lors de l'import des bulletins de salaire, vous pouvez vérifier votre espace de stockage et ne pas être pris de court lorsque celui-ci devient trop restreint pour ajouter de nouveaux documents. |
4 - Les modèles de documents
Un contrat de travail ? Un avenant ? Une attestation de déplacement ?
Avec Eurécia, vous pouvez créer vos propres documents et les alimenter directement avec les données renseignées dans la plateforme ! Trop facile 😊!
Les utilisateurs autorisés à gérer les modèles de document ont été déterminé au préalable dans le menu "Paramétrage des documents" :
Créer le modèle
La première étape consiste à créer un document de base sous Word qui vous servira de modèle. Ce document sera ensuite renseigné automatiquement avec des informations et données présentes sur Eurécia : nom, prénom, adresse, date de naissance, fonction, informations sur la société,....
- Je crée la base de mon document dans Word et je l'enregistre en .docx
- Je vais sur Eurécia dans Portail RH > Documents > Onglet Modèles de document,
- Je clique sur 'Créer un modèle' :
Renseignez les mots clés
Le but est de créer un modèle de document qui s'alimentera automatiquement avec les données renseignées dans Eurécia.
- J'ouvre mon document de base sous Word ainsi que la page Eurécia où je vais pouvoir piocher parmi la liste de mots-clés proposés pour créer et alimenter mon document :
1- Je clique sur la donnée que je veux intégrer dans mon document pour la copier,
2- Je colle cette donnée dans mon document.
- Je répète l'opération autant de fois que nécessaire pour créer mon modèle,
- J'enregistre mon document en .docx,
- Une fois que tous les mots-clés sont ajoutés je clique sur 'Suivant'
- J'indique le nom de mon modèle par exemple 'Contrat de travail CDI'
- Je clique sur 'Importer document'
- Je sélectionne le document concerné dans mon ordinateur et je clique sur 'Ouvrir'. Celui-ci doit être au format .docx.
- Je clique sur 'Créer'
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Par exemple : {mon.champperso} Vous pourrez ensuite éditer et personnaliser la valeur de ce mot-clé pour chaque document généré. |
Utiliser un modèle de document existant
Lorsque mes modèles sont créés, il ne me reste qu'à en sélectionner un pour que mon document final se génère automatiquement.
- Lors de l'ajout d'un document, je sélectionne "Depuis un modèle de document",
- Et je choisis le modèle de document de mon choix :
- Un aperçu du document final s'affiche alors afin d'en contrôler le contenu
- Si certaines données devant être renseignées sont manquantes, elles sont alors affichées dans des rubriques modifiables à droite. Il me suffit alors de les renseigner manuellement.
- Je clique sur 'Ajouter',
- Mon document est créé avec les informations de mon collaborateur et il est bien enregistré directement dans son espace "Documents" personnel.
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Les petits plus 💡: 👉 Lors de la création d'un modèle de document, vous pouvez vérifier votre espace de stockage et ne pas être pris de court lorsque celui-ci devient trop restreint pour ajouter de nouveaux éléments.
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💡 Vous souhaiteriez paramétrer des alertes sur les dossiers ou documents ? Notre article sur la Gestion des Alertes RH est là pour vous aider ! |
Vous savez désormais tout sur votre espace "Documents", à vos archives ! 😁 Si une question subsiste, notre formidable équipe Support se tient bien entendu à votre écoute pour vous porter assistance.
Mots clés associés à cet article :
Documents - Dossiers - Salariés - Modèles de documents - import - bulletin de salaire - visibilité - administration des documents - sous-dossiers - documents - word - paramétrage - profil utilisateur - ajout
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