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Cet article s'adresse à :
Module concerné :
Un contrat de travail ? Un avenant ? Une attestation de déplacement ?
Avec Eurécia, vous pouvez créer vos propres documents et les alimenter directement avec les données renseignées dans la plateforme ! Trop facile 😊 !
Suivez le guide !
Vous trouverez toutes les informations sur cette nouvelle fonctionnalité ainsi qu'une super démonstration dans notre webinar consacré à la création de modèles de document et à la signature électronique :
Au programme dans cet article :
- Déterminer les utilisateurs autorisés à gérer les modèles de document
- Ajouter un élément dans le dossier salarié
- Créer un nouveau modèle de document
- Utiliser un modèle de document existant
- Modifier un modèle de document existant
Les modèles de documents
Un contrat de travail ? Un avenant ? Une attestation de déplacement ?
Avec Eurécia, vous pouvez créer vos propres documents et les alimenter directement avec les données renseignées dans la plateforme ! Trop facile 😊 !
Les utilisateurs autorisés à gérer les modèles de document ont été déterminés au préalable dans le menu « Paramétrage des documents » :
Créer le modèle
La première étape consiste à créer un document de base sous Word qui vous servira de modèle. Ce document sera ensuite renseigné automatiquement avec des informations et données présentes sur Eurécia : nom, prénom, adresse, date de naissance, fonction, informations sur la société, etc.
- Je crée la base de mon document dans Word et je l'enregistre en .docx
- Je vais sur Eurécia dans Portail RH > Documents > Onglet Modèles de document
- Je clique sur « Créer un modèle » :
Renseignez les mots clés
Le but est de créer un modèle de document qui s'alimentera automatiquement avec les données renseignées dans Eurécia.
- J'ouvre mon document de base sous Word ainsi que la page Eurécia où je vais pouvoir piocher parmi la liste de mots-clés proposés pour créer et alimenter mon document :
1- Je clique sur la donnée que je veux intégrer dans mon document pour la copier,
2- Je colle cette donnée dans mon document. - Je répète l'opération autant de fois que nécessaire pour créer mon modèle,
- J'enregistre mon document en .docx,
- Une fois que tous les mots-clés sont ajoutés, je clique sur « Suivant »
- J'indique le nom de mon modèle, par exemple « Contrat de travail CDI »
- Je clique sur « Importer document »
- Je sélectionne le document concerné dans mon ordinateur et je clique sur « Ouvrir ». Celui-ci doit être au format .docx.
- Je clique sur « Créer »
Mon nouveau modèle de document est alors présent dans ma galerie de documents. Je pourrai l'utiliser à chaque fois que j'en aurai besoin, et il se remplira automatiquement avec les informations de mon collaborateur.
À noter : votre « mot-clé » n'existe pas dans Eurécia ? Vous avez besoin de personnaliser un champ avec une donnée qui n'est pas présente dans Eurécia ? Vous pouvez tout de même l'écrire dans votre fichier Word entouré d'accolades.
Par exemple : {mon.champperso}
Vous pourrez ensuite éditer et personnaliser la valeur de ce mot-clé pour chaque document généré.
Utiliser un modèle de document existant
Lorsque mes modèles sont créés, il ne me reste qu'à en sélectionner un pour que mon document final se génère automatiquement.
- Lors de l'ajout d'un document, je sélectionne « Depuis un modèle de document »,
- Et je choisis le modèle de document de mon choix :
- Un aperçu du document final s'affiche alors afin d'en contrôler le contenu
- Si certaines données devant être renseignées sont manquantes, elles sont alors affichées dans des rubriques modifiables à droite. Il me suffit alors de les renseigner manuellement.
- Je clique sur « Ajouter »,
- Mon document est créé avec les informations de mon collaborateur et il est bien enregistré directement dans son espace « Documents » personnel.
Le petit plus 💡 :
👉 Lors de la création d'un modèle de document, vous pouvez vérifier votre espace de stockage et ne pas être pris de court lorsque celui-ci devient trop restreint pour ajouter de nouveaux éléments.
Pour approfondir le sujet de l'import des modèles de documents, vous pouvez également consulter l'article dédié : Créer un modèle de document.
Vous savez désormais tout sur votre espace « Documents », à vos archives ! 😁 Si une question subsiste, notre formidable équipe Support se tient bien entendu à votre écoute pour vous porter assistance.
Déterminer les utilisateurs autorisés à gérer les modèles de document
Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs
Les utilisateurs ayant un accès de type « Administrateur » ont, de fait, accès à la création et l'édition des modèles de document.
Il est possible d'ajouter cette fonctionnalité pour les utilisateurs de votre choix, à condition qu'ils aient déjà la capacité d'ajouter des documents dans leur dossier salarié ou celui de leurs équipes.
- J'ouvre la fiche salarié du collaborateur concerné et je vais à l'onglet « Règles »
- Je coche la case « Autoriser à gérer les modèles de document RH »
- J'enregistre
Ajouter un élément dans le dossier salarié
Accès : Portail RH > Dossiers salariés
- Je clique sur
pour ajouter un élément
- Je choisis mon salarié
- Je renseigne une description et une valeur
- Je précise la catégorie dans laquelle mon document sera rangé
- J'indique une date de début et/ou fin d'application
- Je coche « Alerte mail » si je veux mettre en place une alerte mail
- J'ajoute un document en le générant à partir d'un modèle ou alors directement à partir de mon ordinateur
- J'enregistre
À noter : besoin de plus d'informations sur l'ajout d'un élément dans le dossier salarié ? Vous pouvez consulter cet article : Ajouter un document dans le dossier salarié
Créer un nouveau modèle de document
Accès : Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément
La première étape consiste à créer un document de base sous Word qui vous servira de modèle. Ce document sera ensuite renseigné automatiquement avec des informations et données présentes sur Eurécia : nom, prénom, adresse, date de naissance, fonction, informations sur la société, etc.
- Je crée la base de mon document dans Word et je l'enregistre en .docx
- Je vais sur Eurécia dans Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément
- Je clique sur « Nouveau modèle »
- (un petit tuto vous explique comment procéder mais nous allons voir cela un peu plus en détail 😉), je clique sur « Suivant »
Renseigner les « mots clés »
Le but est de créer un modèle de document qui s'alimentera automatiquement avec les données renseignées dans Eurécia.
- J'ouvre mon document de base sous Word ainsi que la page Eurécia où je vais pouvoir piocher parmi la liste de mots-clés proposés pour créer et alimenter mon document
- 1- Je clique sur la donnée que je veux intégrer dans mon document
- 2- Je colle cette donnée dans mon document
- Je répète l'opération autant de fois que nécessaire pour créer mon modèle
- J'enregistre mon document en .docx
- Une fois que tous les mots-clés sont ajoutés, je clique sur « Suivant »
- J'indique le nom de mon modèle, par exemple « Contrat de travail CDI »
- Je clique sur « Importer document »
- Je sélectionne le document concerné dans mon ordinateur et je clique sur « Ouvrir ». Celui-ci doit être au format .docx.
- Je clique sur « Créer »
À noter : votre « mot-clé » n'existe pas dans Eurécia ? Vous avez besoin de personnaliser un champ avec une donnée qui n'est pas présente dans Eurécia ? Vous pouvez tout de même l'écrire dans votre fichier Word entouré d'accolades.
Par exemple : {mon.champperso}
Vous pourrez ensuite éditer et personnaliser la valeur de ce mot-clé pour chaque document généré.
Mon nouveau modèle de document est alors présent dans ma galerie de documents. Je pourrai l'utiliser à chaque fois que j'en aurai besoin, et il se remplira automatiquement avec les informations de mon collaborateur.
Utiliser un modèle de document existant
Accès : Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément
Lorsque mes modèles sont créés, il ne me reste qu'à en sélectionner un pour que mon document final se génère automatiquement.
- Je sélectionne le modèle de document de mon choix
- Un aperçu du document final s'affiche alors afin d'en contrôler le contenu
- Si certaines données devant être renseignées sont manquantes, elles sont alors affichées dans des rubriques modifiables à droite. Il me suffit alors de les renseigner manuellement.
- Je clique sur « Créer »
- Mon document est créé avec les informations de mon collaborateur
- Je clique sur « Enregistrer » à droite pour enregistrer ce document dans le dossier de mon salarié
Modifier un modèle de document existant
Accès : Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément
Je peux modifier mes modèles de document existants pour ajouter des mots-clés ou changer le texte.
- Je vais dans Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément
- Dans la rubrique « Document attaché », je passe ma souris sur les
et je choisis « Editer »
- Si je veux ajouter des mots clés, je clique sur « Précédent » pour ajouter la liste des données disponibles
- J'ouvre parallèlement mon modèle de base sous Word
- Je modifie le texte de mon fichier Word si nécessaire
- J'ajoute par copier/coller les mots clés disponibles dans la fenêtre Eurécia. Une fois que les mots-clés sont ajoutés, je clique sur « Suivant »
- J'enregistre mon document sous Word au format .docx
- Je supprime le fichier lié en cliquant sur la corbeille et j'ajoute le nouveau document préalablement enregistré
- Je clique sur « Enregistrer »
Nouveau !
Vous souhaitez faire signer électroniquement vos documents ? C'est désormais possible directement sur Eurécia 😊 !
Cette fonctionnalité vous intéresse ? Vous pouvez consulter l'article suivant : La signature électronique des documents RH.
Si des questions subsistent, n'hésitez pas à nous contacter ! Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner ! 🌞
Mots clés associés à cet article :
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