Cet article s'adresse à :
Module concerné :
Vous pouvez désormais créer des dossiers et sous-dossiers à votre guise dans votre espace « Documents » ! Classez, organisez et gérez vos fichiers en toute autonomie : une solution claire pour garder la main sur vos informations.
Vous n'avez pas encore accès à l'espace Documents ?
Afin de bénéficier de cette fonctionnalité, il est nécessaire de disposer, dans un premier temps, de la nouvelle version de la fiche salarié (La nouvelle fiche collaborateur).
Si ce n'est pas encore le cas, n'hésitez pas à contacter notre formidable équipe support !
Au programme dans cet article :
Créer un dossier dans l'Espace Documents – Documents collaborateurs
Pour une organisation optimale, vous avez la possibilité de créer les dossiers et sous-dossiers que vous souhaitez.
En pratique, comment ça se passe ? 🤔
Accès :
Portail RH > Documents > Onglet « Documents collaborateurs » > Cliquez sur « Créer un dossier » :
- Nommez votre dossier : nous vous conseillons de renseigner le type de dossier dont il s'agit, plutôt que le nom du collaborateur auquel il est destiné, pour une meilleure gestion (exemple : « Attestation de sécurité sociale » plutôt que « Attestation Edouard DUPONT »). Ce nom de dossier doit également être clair, explicite et surtout unique !
- Ensuite, à la création d'un dossier, il est nécessaire de choisir les droits de visibilité et d'ajout de documents dans celui-ci. Il s'agira d'accorder des droits d'accès selon les profils, afin d'assurer la confidentialité des données. Pour autant, vous pourrez revenir sur ces droits à tout moment, selon vos besoins !
Étape 1 :
Dans un premier temps, vous pourrez donc choisir quel profil utilisateur voit votre dossier et ses documents.
- Quel profil peut voir tous les documents ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir l'intégralité des documents. (Exemple : Administrateur)
- Quel profil peut voir ses documents et ceux de ses subordonnés ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir ses propres documents ainsi que ceux de ses subordonnés. (Exemple : Manager)
- Quel profil peut voir ses documents et ceux de ses subordonnés directs ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir ses propres documents ainsi que ceux de ses subordonnés directs. (Exemple : Manager)
- Quel profil peut voir uniquement ses documents ? Dans ce dossier, le profil utilisateur choisi pourra voir uniquement ses propres documents. (Exemple : Standard)
Pour rappel 🚨
Pour un manager, les subordonnés directs représentent uniquement les collaborateurs N-1, tandis que les subordonnés représentent les collaborateurs N-1, N-2, N-3, etc.
Étape 2 :
Vous pourrez également déterminer quel profil utilisateur pourra ajouter des documents dans ce dossier.
Il pourra être intéressant d'attribuer des droits d'ajout de documents au profil utilisateur Standard sur certains dossiers, notamment lorsque vous aurez besoin de collecter des documents de façon régulière.
Exemple : Attestation de sécurité sociale, abonnement transports...
D'autres dossiers disposeront d'une administration exclusive par les administrateurs (exemple : Contrat de travail) ou encore par les managers.
⚠️ Attention !
Les utilisateurs autorisés à ajouter un document peuvent également le modifier ou le supprimer.
Une fois l'ensemble des droits bien déterminés pour ce dossier, cliquez sur « Créer ».
De cette façon, vous pourrez créer des sous-dossiers dans le dossier initial, et ce, dans la limite de 5 étages maximum de dossiers et sous-dossiers.
Et le tour est joué ! Vous pouvez désormais ajouter des documents dans vos dossiers ! 😊
Les petits plus 💡 :
👉 Pour consulter les informations générales et la visibilité attribuée à chaque dossier, cliquez sur le « i », qui révèlera l'ensemble de ces informations :
👉 Besoin de modifier l'emplacement d'un dossier ou d'un document ? Aucun souci ! Vous avez également la possibilité de déplacer des dossiers en masse. 😊
Comment déplacer un dossier ou un document ?
Pour déplacer votre dossier, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points :
Une fenêtre apparaîtra et vous permettra de choisir dans quel dossier vous souhaitez déplacer le dossier initial :
Vous pouvez procéder de la même manière pour déplacer un document, selon vos besoins.
👉 Vous avez supprimé un dossier ou un document par erreur ?
Pas de panique : nous conservons les éléments supprimés pendant 30 jours dans le dossier « Corbeille » (accessible uniquement par les Responsables de Documents) avant leur suppression définitive.
Vos Responsables de Documents pourront alors retrouver le fichier facilement ! 😊
🚩 Si vous souhaitez en savoir encore plus, n'hésitez pas à consulter l'article dédié à l'Espace Documents : L'espace Documents
Mots clés associés à cet article :
Documents - Dossiers - Salariés - création - visibilité - administration des documents - sous-dossiers - documents - paramétrage - subordonnés
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.