La campagne d'entretiens a été créée et les entretiens individuels vont commencer. Cet article détaille chaque étape du processus, de la préparation à la validation finale, pour les managers comme pour les collaborateurs.
Qui est concerné par cet article ?
Les managers (responsables d'entretien) et les collaborateurs (utilisateurs standard).
Au programme dans cet article :
- Étape 1 — Accéder aux entretiens
- Étape 2 — Préparer l'entretien
- Étape 3 (si configuré) — Évaluation des compétences
- Étape 4 — L'entretien en face à face
- Étape 5 — L'évaluation définitive
- Étape 6 — Validation
- Étape 7 — Avenant
Étape 1 — Accéder aux entretiens
Le collaborateur et le manager préparent chacun l'entretien de leur côté : réponses aux questions, évaluation des compétences et proposition d'une date.
En tant que manager
Accès : Entretien individuel > Entretiens de mon équipe
Le manager visualise la liste de tous les entretiens dont il est responsable. Il peut les filtrer par période, collaborateur, nom de campagne, type d'entretien ou statut.
Pour chaque entretien, il peut :
- Accéder au détail pour effectuer sa préparation en cliquant sur la ligne.
- Proposer ou accepter une date d'entretien via les boutons dédiés.
- Accéder aux options complémentaires : marquer comme effectué, imprimer (le PDF est envoyé par e-mail) ou supprimer l'entretien.
En tant que collaborateur
Accès : Ma fiche salarié > Entretiens
Le collaborateur consulte ses entretiens en cours et passés depuis le menu Mes entretiens. Les entretiens à venir sont également accessibles depuis la carte Entretien sur la page d'accueil. Il clique sur l'entretien en préparation pour commencer à répondre aux questions.
Étape 2 — Préparer l'entretien
En tant que manager
Dans l'onglet Questionnaire, le manager prépare ses réponses. Pour chaque question :
- Le champ est libre s'il doit y répondre en tant que responsable.
- La mention « Ne doit pas préparer cette réponse » s'affiche si la question est réservée au collaborateur.
- La réponse du collaborateur est visible s'il l'a partagée, sinon la mention « N'a pas partagé sa réponse » apparaît.
- La partie « Synthèse à venir » sera renseignée lors de l'entretien en face à face.
Une fois la préparation terminée, deux options sont disponibles :
- Laisser l'entretien tel quel — les réponses sont enregistrées automatiquement.
- Partager ses réponses avec le collaborateur en cochant les cases souhaitées (Questionnaire, Évaluation des compétences, Évaluation objectifs précédents…) puis en cliquant sur « Partager avec le collaborateur » dans la rubrique Avancement.
⚠️ Attention
Le partage des réponses permet au collaborateur de les visualiser. Une fois partagées, ce partage ne peut pas être annulé.
Dans l'onglet Objectifs précédents, le manager retrouve les objectifs définis lors de la campagne précédente et peut les évaluer (non atteints, atteints ou dépassés). Si plusieurs campagnes sources sont détectées, il peut choisir celle à utiliser.
Dans l'onglet Nouveaux objectifs, il peut anticiper de nouveaux objectifs pour son collaborateur, qui pourront être ajustés lors de l'entretien.
En tant que collaborateur
Dans l'onglet Questionnaire, le collaborateur prépare ses réponses. Le fonctionnement est symétrique à celui du manager :
- Le champ est libre s'il doit y répondre en tant qu'évalué.
- La mention « Ne doit pas préparer cette réponse » s'affiche si la question est réservée au responsable.
- La réponse du manager est visible s'il l'a partagée, sinon « N'a pas partagé sa réponse » apparaît.
- La partie « Synthèse à venir » sera complétée par le manager lors de l'entretien.
Une fois la préparation terminée, le collaborateur peut laisser l'entretien tel quel ou partager ses réponses avec son responsable via « Partager avec le manager » dans la rubrique Avancement.
⚠️ Attention
Le partage des réponses permet au manager de les visualiser. Une fois partagées, ce partage ne peut pas être annulé.
Étape 3 (si configuré) — Évaluation des compétences
Si cette étape a été activée par l'administrateur lors de la création de la campagne, le collaborateur et le manager évaluent chacun le niveau des compétences associées au métier du collaborateur.
Chacun peut ensuite choisir de publier sa pré-évaluation en cochant la case « Évaluation » et en cliquant sur « Partager avec… » dans la rubrique Avancement.
⚠️ Attention
Une fois publiées, les pré-évaluations ne peuvent plus être modifiées.
ℹ️ À noter — Si aucune date d'entretien n'a encore été fixée à cette étape, il est nécessaire d'en proposer une pour poursuivre le processus.
Étape 4 — L'entretien en face à face
L'entretien se tient à la date et l'heure convenues dans Eurécia. Si la pré-évaluation a été configurée, manager et collaborateur comparent leurs évaluations respectives.
Il est possible d'imprimer la trame de préparation pour suivre le déroulement de l'entretien et n'oublier aucun point.
Une fois l'entretien terminé, le manager clique sur « Entretien effectué — Démarrer compte rendu » pour passer à l'étape suivante.
Étape 5 — L'évaluation définitive
L'étape Compte-rendu s'affiche après le démarrage de l'entretien :
Une fenêtre s'affiche automatiquement pour présenter les actions disponibles :
ℹ️ À noter
En tant que responsable d'entretien, cochez « Rendre mes évaluations de compétences visibles pour le collaborateur dès maintenant » pour appliquer à l'entretien démarré l'évaluation préparée lors de la phase de préparation.
Le manager renseigne ensuite, en concertation avec son collaborateur :
- Questionnaire — la synthèse pour chaque question.
- Évaluation des compétences — le niveau atteint pour chaque compétence (si configuré).
- Objectifs précédents — l'évaluation de chaque objectif passé.
- Nouveaux objectifs — les objectifs à venir et les moyens pour y parvenir.
- Conclusions — les éléments de conclusion (si configuré).
-
Annexes — tout document utile à associer à l'entretien.
ℹ️ À noter
Un oubli à l'étape précédente ? Cliquez sur « Remettre en préparation » pour rouvrir l'entretien et effectuer vos corrections.
Étape 6 — Validation
En tant que manager
Une fois tous les éléments renseignés, le responsable clique sur « Valider l'entretien » pour le clore :
Une fenêtre informative s'affiche pour présenter les conséquences de cette action :
L'entretien est ensuite transmis aux différents niveaux de validation configurés. Le suivi est directement visible dans l'entretien :
ℹ️ À noter — Comme à l'étape précédente, il est possible de remettre l'entretien en préparation en cas d'oubli, via le bouton dédié.
En tant que collaborateur
Après envoi par le responsable, le collaborateur peut valider ou contester l'entretien :
En cas de contestation, le collaborateur doit obligatoirement indiquer les raisons de son refus, qui seront communiquées au responsable :
Le motif est ensuite saisi dans l'encadré dédié :
L'historique de validation se met à jour jusqu'à ce que les deux parties s'accordent :
⚠️ Attention
Une fois l'entretien validé par toutes les parties signataires, il n'est plus possible de le rouvrir ni de le modifier.
Un PDF est alors généré automatiquement et consultable dans les annexes :
Validation administrative
En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité de clôturer administrativement tout entretien non validé dont le statut est "Effectué" ou "À valider".
Pour ce faire, accédez à la campagne concernée, sélectionnez l'entretien souhaité et cliquez sur "Clôturer l'entretien".
Alors, il sera nécessaire de :
- renseigner un commentaire (obligatoire),
- choisir si vous souhaitez reprendre les objectifs et/ou les évaluations de compétence dans la prochaine campagne ;
- choisir de notifier la clôture par notification au responsable et/ou à l'évalué ;
- puis confirmer votre choix pour valider la clôture
Une fois celle-ci effectuée, elle sera automatiquement consignée dans l'historique des actions de l'entretien, avec le nom du validateur, la date, le motif et les éléments éventuellement repris :
Étape 7 — Avenant
Si de nouveaux objectifs s'ajoutent en cours d'année ou que certains ont été oubliés, il est possible de créer un avenant à l'entretien. Toutes les informations sont disponibles dans l'article dédié : Créer un avenant aux objectifs.
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