Paramétrer des relances automatiques par mail

Vous souhaitez relancer régulièrement des salariés n'ayant pas soumis à validation leurs feuilles de temps ?

Vous souhaitez rappeler à des Managers de valider des notes de frais ?

Eurécia permet le paramétrage de relances automatiques par mail.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme.

 

Paramétrer les relances

Accès : Espace Admin > Fiche société > Onglet 'Paramétrage' > Rubrique 'Programmation des relances'

Il est possible de mettre en place différentes règles de relances selon le module (notes de frais, congés & absences, etc.).

 

Relances emails (congés & absences)

En cliquant sur le '' rouge, j'ajoute des règles de relances, selon plusieurs critères concernant la demande de congés :

• Condition :
  • Si 'date de départ en congé',
  • ou si 'date de soumission à validation'.
• Nombre de jours avant ou après la condition choisie.
• Statut :
  • 'Demande non encore validée',
  • ou 'Absence de justificatif'.
• Action :
  • Envoyer un mail au salarié à l'origine de la demande,
  • Ou envoyer un mail à l'acteur courant (personne qui doit traiter la demande selon l'étape de validation),
  • Ou envoyer un mail au responsable de validation d'un niveau sélectionné,
  • Ou envoyer un mail à 'Autres' (une personne en particulier).
• Répéter tous les 'x' jours.

 

Relances emails (notes de frais)

En cliquant sur le '' rouge, j'ajoute des règles de relances, selon plusieurs critères concernant la note de frais :

• Condition :
  • Si 'date de fin de la note de frais',
  • Ou si 'date de soumission à validation',
  • Ou si 'date de validation',
  • Ou si 'date de demande d'information avant validation',
  • Ou si 'demande d'information pour comptabilité'?
• Nombre de jours avant ou après la condition.
• Statut :
  • 'Note de frais non encore validée',
  • Ou 'Note de frais pas encore remboursée',
  • Ou 'Note de frais au statut Demande d'information avant validation',
  • Ou 'Note de frais au statut Demande d'information pour comptabilité'.
• Action :
  • Envoyer un mail au salarié à l'origine de la demande,
  • Ou envoyer un mail à l'acteur courant (personne qui doit traiter la note de frais selon l'étape de validation)
  • Ou envoyer un mail au responsable de validation d'un niveau sélectionné
  • ou envoyer un mail à 'Autres' (une personne en particulier)
• Répéter tous les 'x' jours.

 

Relances emails (temps & activités)

En cliquant sur le '' rouge, il est possible d'ajouter des règles de relances, selon plusieurs critères concernant la feuille de temps :

• Condition :
  • Si 'date de dernier jour de la feuille de temps',
  • Si 'date de soumission à validation',
  • Si 'date des demandes de travail exceptionnel',
• Nombre de jours avant ou après la condition.
• Statut :
  • 'Feuille de temps non encore validée',
  • Ou 'Feuille de temps non soumise à validation',
  • Ou 'Demande de travail non encore validée',
• Action :
  • Envoyer un mail au salarié à l'origine de la demande,
  • Ou envoyer un mail à l'acteur courant (personne qui doit traiter la note de frais selon l'étape de validation),
  • Ou envoyer un mail au responsable de validation d'un niveau sélectionné,
  • Ou envoyer un mail à 'Autres' (une personne en particulier).
• Répéter tous les 'x' jours.

 

Relances emails (Portail RH)

En cliquant sur le '' rouge, j'ajoute des règles de relances sur les tâches Onboarding, selon plusieurs critères :

• Condition :
  • Si 'date d'échéance de la tâche',
  • Ou si 'date d'embauche'.
• Nombre de jours avant ou après la condition.
• Statut :
  • 'Tâche non terminée'.
• Action :
  • Envoyer un mail au responsable de tâche,
  • Ou envoyer un mail au responsable du onboarding,
  • Ou envoyer un mail à 'Autres' (une personne en particulier).
• Répéter tous les 'x' jours.

Relances emails (bien-être)

En cliquant sur le '+' rouge, j'ajoute des règles de relances, selon plusieurs critères :

• Condition :
  • 'Si date de la dernière déclaration d'humeur'
• Nombre de jours avant ou après la condition.
• Action :
  • Envoyer un mail au salarié.
• Répéter tous les 'x' jours.

 

Attention !  Une fois les règles de relances ajoutées, veillez à enregistrer la page en cliquant sur la disquette en haut à droite de l'écran.

 

Mots clés associés à cet article :

Fiche société - relances - mails - programmation - répéter - envoyer - dernière