Paramétrer des relances automatiques par mail

Vous souhaitez relancer régulièrement des salariés n'ayant pas soumis à validation leurs feuilles de temps ?

Vous souhaitez rappeler à des Managers de valider des notes de frais ?

Eurécia permet le paramétrage de relances automatiques par mail.

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme.

Temps de lecture estimé : 3 minutes

Paramétrer les relances

Accès : Espace Admin > Fiche société > Onglet 'Paramètres' > Rubrique 'Programmation des relances'

Il est possible de mettre en place différentes règles de relances selon le module (congés & absences, notes de frais, temps & activités, Ordre de mission, Bien-être, etc.).

Relances emails (congés & absences)

En cliquant sur , j'ajoute des règles de relances, selon plusieurs critères concernant la demande de congés :

• Condition :
  • Si 'date de départ en congé',
  • ou si 'date de soumission à validation'.
• Nombre de jours avant ou après la condition choisie.
• Statut :
  • 'demande non encore validée',
  • ou 'absence de justificatif'.
• Action :
  • Envoyer un mail au salarié à l'origine de la demande,
  • ou envoyer un mail à l'acteur courant (personne qui doit traiter la demande selon l'étape de validation),
  • ou envoyer un mail au responsable de validation d'un niveau sélectionné,
  • ou envoyer un mail à 'Autres' (une personne en particulier).
• Répéter tous les 'x' jours.

Relances emails (Notes de frais)

En cliquant sur , j'ajoute des règles de relances, selon plusieurs critères concernant la note de frais :

• Condition :
  • Si 'date de fin de la note de frais',
  • ou si 'date de soumission à validation',
  • ou si 'date du passage au statut à rembourser',
  • ou si 'date de demande d'information avant validation',
  • ou si 'demande d'information pour comptabilité'.
• Nombre de jours avant ou après la condition.
• Statut :
  • 'note de frais non encore validée',
  • ou 'note de frais pas encore remboursée',
  • ou 'note de frais pas encore soumise à validation',
  • ou 'note de frais au statut Demande d'information avant validation',
  • ou 'note de frais au statut Demande d'information pour comptabilité'.
• Action :
  • Envoyer un mail au salarié à l'origine de la demande,
  • ou envoyer un mail à l'acteur courant (personne qui doit traiter la note de frais selon l'étape de validation),
  • ou envoyer un mail au responsable de validation d'un niveau sélectionné,
  • ou envoyer un mail à 'Autres' (une personne en particulier).
• Répéter tous les 'x' jours.

Relances emails (Ordre de mission)

En cliquant sur , il est possible d'ajouter des règles de relances, selon plusieurs critères concernant l'Ordre de mission :

• Condition :
  • Si 'date de départ en ordre de mission',
  • Si 'date de soumission à validation',
• Nombre de jours avant ou après la condition.
• Statut :
  • 'Ordre de mission non encore validée',
• Action :
  • Envoyer un mail au salarié à l'origine de la demande,
  • ou envoyer un mail à l'acteur courant (personne qui doit traiter la feuille de temps selon l'étape de validation),
  • ou envoyer un mail au responsable de validation d'un niveau sélectionné,
  • ou envoyer un mail à 'Autres' (une personne en particulier).
• Répéter tous les 'x' jours.

Relances emails (temps & activités)

En cliquant sur , il est possible d'ajouter des règles de relances, selon plusieurs critères concernant la feuille de temps :

• Condition :
  • Si 'date de dernier jour de la feuille de temps',
  • Si 'date de soumission à validation',
  • Si 'date des demandes de travail exceptionnel',
• Nombre de jours avant ou après la condition.
• Statut :
  • 'Feuille de temps non encore validée',
  • ou 'Feuille de temps non soumise à validation',
  • ou 'Demande de travail non encore validée',
• Action :
  • Envoyer un mail au salarié à l'origine de la demande,
  • ou envoyer un mail à l'acteur courant (personne qui doit traiter la feuille de temps selon l'étape de validation),
  • ou envoyer un mail au responsable de validation d'un niveau sélectionné,
  • ou envoyer un mail à 'Autres' (une personne en particulier).
• Répéter tous les 'x' jours.

Relances emails (bien-être)

En cliquant sur , j'ajoute des règles de relances, selon plusieurs critères :

• Condition :
  • 'Si date de la dernière déclaration d'humeur'
• Nombre de jours avant ou après la condition.
• Action :
  • Envoyer un mail au salarié.
• Répéter tous les 'x' jours.

Mots clés associés à cet article :

Fiche société - relances - emails - programmation - répéter - envoyer - dernière - congés & absences - notes de frais - temps & activités - Ordre de mission - Bien-être