L'horaire de travail dans Eurécia est l'horaire hebdomadaire théorique du salarié. Il s'apparente à l'horaire de son contrat de travail.
Il permet un bon décompte des congés et des activités dans les feuilles de temps, sa configuration est donc primordiale 😊 !
Qui est concerné par cet article ?
L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.
Au programme dans cet article :
- Les étapes pour mettre en place des horaires de travail
- Configurer l'onglet Général de l'horaire de travail
Les étapes pour mettre en place des horaires de travail
Voici les étapes à respecter pour mettre en place vos horaires de travail :
- Étape 1 : Créer le ou les horaires de travail nécessaire, c'est dans cet article que ça se passe 😋 !
- Étape 2 (facultative): Paramétrer les règles d'heures supplémentaires si nécessaire, c'est par là : Gestion des heures supplémentaires sur Eurécia / Paramétrer les heures supplémentaires, majorations et autres temps spéciaux
- Étape 3 (facultative) : Mettre en place les règles de flexibilités en cas de badgeages virtuelles ou physiques : Gérer la flexibilité du temps de travail en cas de badgeage
- Étape 4 (facultative) : Pour les supers admins Eurécia (mais tout le monde est le bienvenu 😅), la mise en place et la gestion des temps spéciaux : Gérer les temps spéciaux, astreintes, déplacements et autres types de temps
- Étape 5 : Attribuer un horaire de travail à un collaborateur : Changer l'horaire de travail d'un salarié
Configurer l'onglet Général de l'horaire de travail
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Horaires de travail
Pour créer un nouvel horaire de travail, je peux :
- dupliquer un horaire existant : très utile si le nouvel horaire à créer est proche d'un horaire existant et si les règles d'heures supplémentaires sont similaires par exemple.
- créer un tout nouvel horaire de travail : vous êtes au bon endroit 😉, on vous vous explique tout pas à pas !
Rubrique Informations
- Je nomme mon nouvel horaire
- Je clique sur le drapeau pour renseigner ce nom dans différentes langues
- Je renseigne un code qui sera utile pour les imports/exports ou pour identifier simplement cet horaire de travail
- Afin de simplifier la gestion de vos différents horaires de travail, vous pouvez cocher la case 'Archivé' si vous ne souhaitez plus utiliser cet horaire. Cet horaire sera toujours utilisable mais il n'apparaitra plus par défaut dans la liste de vos horaires de travail. Il sera, bien sûr, désarchivable en cas de besoin 😊 !
Rubrique Jours travaillés
Il est possible de réaliser un paramétrage simplifié de l'horaire de travail. Pour effectuer un paramétrage détaillé et accéder à la vue détaillée, cliquer sur 'Plus d'options'.
Vue simplifiée
- Je définis les tranches horaires 1 et 2 de la journée type dans la première ligne grisée. ces tranches correspondant généralement au matin et à l'après-midi.
- Je définis quels sont les jours de la semaine qui reprennent les horaires définis dans la journée type en les cochant dans la colonne 'Journée-type'.
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Son intérêt :
Les différences possibles entre deux journées-types d'un même horaire :
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- J'active ou non chaque tranche horaire de chaque journée grâce au bouton
- Je renseigne les horaires de chaque tranche travaillée différente de la journée-type, même non-travaillée : en cas de travail exceptionnel un jour de repos, c'est cet horaire qui s'appliquera.
- La colonne 'Total heures' permet de visualiser le total d'heures pour chaque tranche, journée, semaine. Elle se calcule automatiquement en fonction de ce qui est renseigné.
- Dans la colonne 'Gestion des congés' :
- Si l’ensemble de vos types d’absence sont décomptés en jours ouvrés ou calendaires, positionnez du lundi au vendredi en "ouvré". Il doit y avoir au maximum 5 jours ouvrés et 2 jours de repos dans votre horaire de travail.
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- si les types d'absence se décomptent en ouvré et en ouvrable, alors il faut savoir qu'un jour ouvré est également un jour ouvrable. A contrario, le jour ouvrable n'est pas un jour ouvré. Il faut donc 5 jours ouvrés + 1 jour ouvrable + jour de repos par semaine. Généralement, les jours ouvrés sont positionnés du lundi au vendredi, le samedi en ouvrable et le dimanche en repos.
- Renseigner, en bas de la grille, les minimum et maximum d'heures par jour et par semaine (uniquement si le module Temps et Activités est souscrit)
Vue détaillée
En cliquant sur 'plus d'options', je peux accéder aux paramètres détaillés de mon horaire de travail :
Les équivalences jours
Au sein de chaque tranche horaire, les colonnes 'équivalents jours' ont des fonctions différentes par module :
- le module Congés & Absences
Les équivalents jours permettent de définir la durée d'une absence :
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- Si le type de jour = repos, alors chaque tranche vaut par défaut 0
- Si le type de jour = ouvré, alors chaque tranche vaut par défaut 0.5 jour
- Si le type de jour = ouvrable, alors chaque tranche vaut par défaut 0.5 jour
Il est possible de modifier ces équivalences afin qu'un samedi matin vaille 1 jour par exemple.
Il est déconseillé de modifier ces équivalences qui permettent un décompte correct des jours travaillés et non-travaillés. La somme des deux tranches doit valoir 1 (sauf cas très particuliers).
- le module Temps & Activités
Les équivalents jours permettent de définir le nombre de jours travaillés attendus dans les feuilles de temps et activités :
-
- Si le type de jour = repos, alors chaque tranche vaut par défaut 0
- Si le type de jour = ouvré, alors chaque tranche travaillée vaut par défaut 0.5 jour et chaque tranche non travaillée vaut par défaut 0
- Si le type de jour = ouvrable, alors chaque tranche vaut par défaut 0.5 jour et chaque tranche non travaillée vaut par défaut 0
La colonne 'Heures comptées en cas de jours fériés'
Cette colonne permet de préciser pour chaque jour de la semaine combien d'heures de travail doivent ou non être comptées en cas de jours fériés.
Vous trouverez toutes les informations à ce sujet dans cet article : Inclure ou non les jours fériés dans le temps de travail effectif
Les colonnes 'Minimum et Maximum d'heures'
Je renseigne les cases "Minimum d'heures" et "Maximum d'heures" par jour (donc par ligne) et par semaine (en bas de la grille), uniquement si j'utilise le module Temps et Activités.
Vos collaborateurs ne pourront pas saisir dans leur feuille de temps, moins d'heures ou plus d'heures que les limites indiquées dans l'horaire de travail.
La colonne "Afficher dans les feuilles de temps"
Pour une meilleure lisibilité dans les feuilles de temps, il est possible de déterminer quels sont les jours qui doivent s'afficher dans les feuilles de temps de mes collaborateurs. Si vos collaborateurs ne travaillent jamais le samedi ou le dimanche alors il n'est pas nécessaire de les afficher.
La colonne "Griser dans le planning congés"
Afin de simplifier la lecture du planning congé, il est conseillé de griser les jours non travaillés.
De plus, il est impossible de poser une absence sur les jours grisés.
Rubrique 'Autres paramètres'
En cliquant sur 'Plus d'options', je peux accéder à des paramètres et des fonctionnalités complémentaires.
Attention, la modification de ces paramètres peut avoir des impacts conséquents dans vos feuilles de temps et vos compteurs.
Congés & Absences
'Équivalent en nb heures pour un jour lors du transfert des Heures supp'
Lorsque mes compteurs de récupération sont gérés en jours, il est fortement conseillé d'indiquer un nombre d'heure de référence pour calculer l'équivalence heures/jours.
Par exemple :
- si je mets 7h dans la case 'Equivalent en nb heures pour un jour lors du transfert des Heures supp'. Si mon collaborateur effectue 7h par jour en moyenne. Lorsqu'il acquière 3.5 heures supplémentaires, leur compteur de récupération sera incrémenté de 0.5 jour.
- si je mets 8h dans la case 'Equivalent en nb heures pour un jour lors du transfert des Heures supp'. Dans ce cas, 8 heures d'heures supplémentaires acquises seront équivalente à 1 jour dans le compteur de récupération. Si mon collaborateur a acquis 3.5 heures, alors son compteur de récupération sera incrémenté de 0.4375 jour.
Temps à Activités
- 'Durée maximale de travail consécutif' : permet de limiter le nombre d'heures effectuées consécutivement que ce soit sur la même journée ou sur deux journées.
- 'Compter les jours fériés comme travaillés' : Tous les jours fériés sont positionnés comme des jours de travail dans la feuille des temps. Les collaborateurs ne distinguent pas si la journée est un jour férié. Dans la très grande majorité des cas, nous déconseillons son utilisation. SI mon collaborateur a un calendrier de jours fériés spécifiques, il est préférable de créer un nouveau calendrier de jours fériés : Créer ou modifier le calendrier des jours fériés
- 'Horaire annualisé' : Attention cette case n'est pas liée à l'annualisation du temps de travail. Si elle est cochée, chaque journée, qu'elle soit travaillée, en congés, ou en jours fériés sera valorisée au nombre d'heures indiquées.
- 'Moyenne horaire journalière' : Elle est calcule automatiquement par Eurécia en fonction de l'horaire de travail selon la règle suivante : Nombre d'heures travaillés par semaine / 7
- Plafond d'heures par semaine pour les salariés annualisés : comme son nom l'indique 😊, elle n'est utile qu'en cas d'annualisation avec gestion des heures supplémentaires : Gérer les heures supplémentaires en cas de modulation du temps de travail
Heures de nuit
Je coche la case 'gestion spéciale' pour faire en sorte que le temps de travail de toutes les plages consécutives soit imputé sur le jour de la prise de poste (en cas d'horaire de nuit)'.
Toutes les infos sur le paramétrage des horaires de travail en heures de nuit sont par ici : Gestion des heures de nuit.
Cas de l'horaire cyclique
- Pour mettre en place un horaire cyclique, je coche la case 'Horaire cyclique'
- Je renseigne alors la date de début du cycle, ainsi que le nombre de jours du cycle.
Pour beaucoup plus d'informations sur les créations d'horaires cycliques, vous pouvez vous rendre ici : Créer un horaire de travail cyclique
Mots clés associés à cet article :
Horaire - travail - heure - début - heure - fin - nouvel horaire - horaire journalier - horaire hebdomadaire
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