Créer un modèle de document

Un contrat de travail ? Un avenant ? Une attestation de déplacement ?

Avec Eurécia, vous pouvez créer vos propres documents et les alimenter directement avec les données renseignées dans la plateforme ! Trop facile 😊!

 

 

Suivez le guide !

 

Vous trouverez toutes les informations sur cette nouvelle fonctionnalité ainsi qu'une super démonstration dans notre webinar consacré à la création de modèles de document et à la signature électronique : WEBINAR / Signature électronique et création de documents

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs et responsables RH en charge des dossiers des salariés.

 

Au programme dans cet article :

• Déterminer les utilisateurs autorisés à gérer les modèles de document
• Ajouter un élément dans le dossier salarié
• Créer un nouveau modèle de document
  • Renseigner les 'mots clés'
• Utiliser un modèle de document existant
• Modifier un modèle de document existant

Temps de lecture estimé : 4 minutes

 

 

Déterminer les utilisateurs autorisés à gérer les modèles de document

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs

Les utilisateurs ayant un accès de type 'Administrateur' ont, de fait, accès à la création et l'édition des modèles de document.

Il est possible d'ajouter cette fonctionnalité pour les utilisateurs de votre choix, à condition qu'ils aient déjà la capacité d'ajouter des documents dans leur dossier salarié ou celui de leurs équipes.

• J'ouvre la fiche salarié du collaborateur concerné et je vais à l'onglet 'Règles'
• Je coche la case 'Autoriser à gérer les modèles de document RH'
• J'enregistre

 

 

Ajouter un élément dans le dossier salarié

Accès : Portail RH > Dossiers salariés

• Je clique sur pour ajouter un élément
• Je choisis mon salarié
• Je renseigne une description et une valeur
• Je précise la catégorie dans laquelle mon document sera rangé
• J'indique une date de début et/ou fin d'application
• Je coche 'Alerte mail' si je veux mettre en place une alerte mail
• J'ajoute un document en le générant à partir d'un modèle ou alors directement à partir de mon ordinateur
• J'enregistre

 

A noter : Besoin de plus d'informations sur l'ajout d'un élément dans le dossier salarié ? Vous pouvez consulter cet article : Ajouter un document dans le dossier salarié

 

 

Créer un nouveau modèle de document

Accès : Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément

La première étape consiste à créer un document de base sous Word qui vous servira de modèle. Ce document sera ensuite renseigné automatiquement avec des informations et données présentes sur Eurécia : nom, prénom, adresse, date de naissance, fonction, informations sur la société,....

 

• Je crée la base de mon document dans Word et je l'enregistre en .docx
• Je vais sur Eurécia dans Portail RH > Dossier salarié > ajouter un élément
• Je clique sur 'Nouveau modèle'

• (un petit tuto vous explique comment procéder mais nous allons voir cela un peu plus en détails 😉), je clique sur 'Suivant'

 

Renseigner les 'mots clés'

Le but est de créer un modèle de document qui s'alimentera automatiquement avec les données renseignées dans Eurécia. 

• J'ouvre mon document de base sous Word ainsi que la page Eurécia où je vais pouvoir piocher parmi la liste de mots-clés proposés pour créer et alimenter mon document
  • 1- Je clique sur la donnée que je veux intégrer dans mon document
  • 2- Je colle cette donnée dans mon document

• Je répète l'opération autant de fois que nécessaire pour créer mon modèle
• J'enregistre mon document en .docx
• Une fois que tous les mots-clés sont ajoutés je clique sur 'Suivant'
• J'indique le nom de mon modèle par exemple 'Contrat de travail CDI'
• Je clique sur 'Importer document'
• Je sélectionne le document concerné dans mon ordinateur et je clique sur 'Ouvrir'. Celui-ci doit être au format .docx.
• Je clique sur 'Créer'

 

A noter : Votre "mot-clé" n'existe pas dans Eurécia ? Vous avez besoin de personnaliser un champ avec une donnée qui n'est pas présente dans Eurécia ? Vous pouvez tout de même l'écrire dans votre fichier Word entouré d'accolade. Par exemple : {mon.champperso} Vous pourrez ensuite éditer et personnaliser la valeur de ce mot-clé pour chaque document généré.

 

Mon nouveau modèle de document est alors présent dans ma galerie de documents. Je pourrai l'utiliser à chaque fois que j'en aurai besoin et il se remplira automatiquement avec les informations de mon collaborateur.

 

Utiliser un modèle de document existant

Accès : Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément

Lorsque mes modèles sont créés, il ne me reste qu'à en sélectionner un pour que mon document final se génère automatiquement.

• Je sélectionne le modèle de document de mon choix
• Un aperçu du document final s'affiche alors afin d'en contrôler le contenu
• Si certaines données devant être renseignées sont manquantes, elles sont alors affichées dans des rubriques modifiables à droite. Il me suffit alors de les renseigner manuellement.

• Je clique sur 'Créer'
• Mon document est créé avec les informations de mon collaborateur
• Je clique sur 'Enregistrer' à droite pour enregistrer ce document dans le dossier de mon salarié

 

Modifier un modèle de document existant

Accès : Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément

Je peux modifier mes modèles de document existants pour ajouter des mots-clés ou changer le texte.

• Je vais dans Portail RH > Dossier salarié > Ajouter un élément
• Dans la rubrique 'Document attaché', je passe ma souris sur les et je choisis 'Editer' 

• Si je veux ajouter des mots clés, je clique sur 'Précédent' pour ajouter la liste des données disponibles
• J'ouvre parallèlement mon modèle de base sous Word
• Je modifie le texte de mon fichier Word si nécessaire
• J'ajoute par copier/coller les mots clés disponibles dans la fenêtre Eurécia. Une fois que les mots-clés sont ajoutés, je clique sur 'Suivant'
• J'enregistre mon document sous Word au format .docx
• Je supprime le fichier lié en cliquant sur la corbeille et j'ajoute le nouveau document préalablement enregistré
• Je clique sur 'Enregistrer'

 

Nouveau !  Vous souhaitez faire signer électroniquement vos documents ? C'est désormais possible directement sur Eurécia 😊! Cette fonctionnalité vous intéresse ? Vous pouvez consulter l'article suivant: La signature électronique des documents RH. Si des questions subsistent, n'hésitez pas à nous contacter ! Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner ! 🌞

 

 

Mots clés associés  cet article :

document - portail - Rh - contrat - avenant - attestation - générer - génération - automatique - automatiquement - préremplissage - bulletin - dossier - salarié - signature - modèle - créer - création - remplir - données - infos - doc - docs - eurecia hrpack directoryUser Browse