Entre les demandes des collaborateurs, les entrées et les sorties, les demandes de la direction, les changements de contrat, les visites médicales et encore 1000 autres urgences à gérer ? Avec Mon Quotidien RH, vous pouvez configurer vos alertes pour ne plus rien oublier 😊 et être alerté en cas de modification des informations de vos collaborateurs.
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Notre conseil : Nous vous accompagnons dans la migration de vos anciennes alertes configurées dans le dossier de vos collaborateurs vers votre nouveau centre de gestion d'alerte : Mon Quotidien RH ! Pour plus d'informations sur la migration des alertes, c'est par ici : Migrer les alertes vers Mon Quotidien RH |
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs d'Eurécia ayant le module Portail RH.
Au programme dans cet article :
- Les différents types d'alerte : modification, échéances ou rappel ?
- Configurer les alertes sur échéance ou sur modification
Les différents types d'alerte : modification, échéances ou rappel ?
Les alertes sur échéance et sur modification peuvent être configurées uniquement par les administrateurs. Les rappels peuvent être mis en place par tout utilisateur ayant accès à Mon Quotidien RH.
Les alertes sur échéances
Les 'alertes sur échéance' se configurent par rapport à une date : début et fin d'application des éléments ajoutés dans le dossier salarié et date de naissance, de début et de fin de contrat renseignées dans les fiches salariés.
Quelques cas d'usage :
- Vous souhaitez être alerté(e) 7 jours avant la prochaine visite médicale ?
- Vous voulez être prévenu(e) 15 jours avant la période d'essai ou la fin de contrat de vos collaborateurs ?
- Vous tenez à être averti(e) 2 mois avant la fin de période de validité des permis de vos chauffeurs ?
Vous pouvez désormais configurer ces alertes simplement et automatiquement pour l'ensemble de vos collaborateurs depuis votre centre de gestion des alertes : Mon Quotidien RH.
Les 'objets' qui peuvent donner lieu à des alertes sur échéance :
- toutes vos catégories du dossier salarié au sein du Portail RH.
- les éléments suivants de la fiche salarié :
- date de naissance (anniversaire),
- date de début/fin de contrat.
Les alertes sur modification
Les alertes sur modification se déclenchent automatiquement lorsqu'un utilisateur effectue un ajout ou une modification sur sa fiche salarié ou ajoute ou supprime un élément dans son dossier salarié.
Quelques cas d'usage :
- Vous souhaitez être alerté(e) lorsque l'un de vos collaborateurs modifie ses données personnelles : ajout d'un enfant, changement d'adresse, de RIB, de véhicules,... ?
- Vous voulez être prévenu(e) lorsqu'une information ou un document est ajouté dans le dossier de vos salariés : nouveau RIB, nouveau diplôme, ajout d'un avenant, ... ?
Les 'objets' qui peuvent donner lieu à des alertes sur modification :
- toutes vos catégories du dosser salarié au sein du Portail RH.
- les éléments suivants de la fiche salarié :
- adresse postale,
- enfant/personne à charge,
- date de naissance (anniversaire),
- coordonnées (numéro de téléphone),
- coordonnées bancaires,
- date de début/fin de contrat,
- email perso,
- situation familiale.
Les demandes RH
Vos collaborateurs ont besoin d'une attestation de travail ou d'un autre document RH ? Ils peuvent en faire la demande très simplement depuis Eurécia 😊 ! Vous trouverez de nombreuses informations sur le fonctionnement de ces demandes dans cet article : Demander une attestation RH.
Pour la configuration de ces alertes, ce sera un peu plus bas !
Les rappels
Tout collaborateur ayant accès à Mon Quotidien Rh peut se créer des rappels pour lui-même et éventuellement d'autres collaborateurs. Ils peuvent ainsi se créer une To do list simple, visuelle et collaborative !
Quelques cas d'usage
- Je veux envoyer un rappel à mes managers tous les 25 du mois pour les inviter à valider les feuilles de temps de leurs collaborateurs ?
- Je ne veux pas oublier de distribuer les tickets resto tous les 2 du mois ?
- Je souhaite rappeler régulièrement à mon équipe de mettre à jour leurs fiches et informations personnelles : je me programme un rappel tous les 6 mois, et hop, Eurécia s'en chargera !
- Je souhaite ne pas oublier de ramener les chocolatines (ou pains au chocolat 😉) le 01 juillet pour le départ de Lisa ou je veux recevoir un rappel pour moi et mon équipe afin de ne pas oublier notre restau d'équipe ? Pas de souci, je mets en place un rappel et le tour est joué !
Configurer les alertes sur échéance ou sur modification
Accès : Page d'accueil > Mon Quotidien RH > Gérer mes alertes
ou
Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Gestion des alertes RH
Seuls les administrateurs peuvent configurer les alertes sur échéance et sur modifications.
Créer une nouvelle alerte
- Je clique sur 'Gérer mes alertes',
- Dans la liste des alertes, je retrouve toutes mes alertes configurées, je peux alors ajouter une nouvelle alerte en cliquant sur '
', - Je peux aussi dupliquer une alerte existante en accédant aux détails d'une alerte existante en cliquant sur '
' puis en cliquant sur '
', et je choisis 'Dupliquer'.
Configurer une alerte sur échéance
- Je sélectionne 'Alerte sur échéance',
- Je sélectionne l'objet concerné par cette alerte :
- une catégorie de votre dossier salarié,
- un élément de la fiche salarié (date de naissance, de début/fin de contrat).
- Je sélectionne quand cette alerte doit être envoyée par rapport à la date de début ou de fin d'application,
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Pour info ! Les dates de début et fin d'application sont définies lors de l'ajout d'un élément dans le dossier salarié :
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- Éventuellement, je renseigne une récurrence. Si je ne veux pas que cette alerte soit envoyée de façon récurrente, j'indique '0'.
- Je choisis les destinataires de cette alerte en cliquant sur 'Ajouter un destinataire' et je choisis dans la liste :
- le salarié concerné,
- le manager N+1
- une personne nommée
- un destinataire externe en renseignant son adresse mail
- Je coche ensuite le mode d'alerte souhaité :
- notification, disponible uniquement pour les destinataires internes
- mon Quotidien RH, disponible uniquement pour les utilisateurs y ayant accès (vous trouverez toutes les informations concernant la configuration des accès ici : Gérer les accès à Mon Quotidien RH).
- Je peux ajouter une fréquence de rappel. Le mail et/ou la notification sera renvoyée tant que la tâche n'est pas traitée.
- Je détermine ensuite pour quels utilisateurs, départements et/ou structures cette alerte doit s'appliquer.
- Je clique sur 'Ajouter'.
Quelques cas d'usage :
- Les alertes pour fin de période d'essai seront programmées XX jours avant la date de fin de période d'application.
- Les alertes pour les rappels des visites médicales seront programmées XX jour avant la date de début d'application (car il n'y a pas de date de fin d'application).
- Les alertes pour fin de validité d'un permis de conduire seront programmées XX jours avant la date de fin de période d'application.
- Les rappels pour les anniversaires, le rappel sera automatiquement programmé XX jours par rapport au jour J. Vous pouvez aussi activer notre fonctionnalité 'Anniversaire' en suivant ce process : Les anniversaires.
Configurer une alerte sur modification
- Je sélectionne 'Alerte sur modification',
- Je sélectionne l'objet concerné par cette alerte :
- une catégorie de votre dossier salarié,
- un élément de la fiche salarié (comme indiqué ici).
- Je sélectionne quand cette alerte doit être envoyée par rapport à la date de début ou fin d'application,
- Je choisis les destinataires de cette alerte en cliquant sur 'Ajouter un destinataire' et je choisis dans la liste :
- le salarié concerné
- le manager N+1
- une personne nommée
- un destinataire externe en renseignant son adresse mail
- Je coche ensuite le mode d'alerte souhaité :
- notification, disponible uniquement pour les destinataires internes
- mon Quotidien RH, disponible uniquement pour les utilisateurs y ayant accès (vous trouverez toutes les informations concernant la configuration des accès ici : Gérer les accès à Mon Quotidien RH).
- Je détermine ensuite pour quels utilisateurs, départements et/ou structures cette alerte doit s'appliquer.
- Je clique sur 'Ajouter'.
Configurer une alerte RH
Ce type d'alerte se configure de la même façon que les alertes précédentes mais pour accéder au guide détaillée, vous pouvez vous rendre juste ici : Activer les demandes RH pour vos collaborateurs.
Éditer/Modifier une alerte programmée
Dans la liste des alertes, je retrouve toutes les alertes configurées pour ma société par moi-même ou un autre administrateur.
- J'accède aux détails de cette alerte, je clique sur '' (1),
- Je peux alors activer ou désactiver cette alerte en switchant le bouton (2),
- En cliquant sur '' (3), je peux :
- Modifier l'alerte existante en choisissant 'Éditer',
- Dupliquer l'alerte pour en créer une nouvelle basée sur le même paramétrage
- Supprimer une alerte
Mots clés associés à cet article :
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