Valider les plannings d'équipe et calculer les variables de paie

Du planning à la paie, vos éléments variables de paie sont calculés et centralisés dans Eurécia : Absences, heures supp, titres restaurant, primes...

Pour gagner du temps et fiabiliser votre paie, vos règles de gestion internes sont intégrées dans Eurécia et appliquées automatiquement. Les heures supplémentaires à payer ou à récupérer sont calculées et transférées directement.

 

Vous souhaitez pouvoir planifier les horaires de votre équipe en toute simplicité, leur communiquer leur emplois du temps sur mobile et envoyer en paie les heures réalisées ? Alors vous êtes certainement intéressés par notre planning équipe. N'hésitez pas à nous contacter ! Nous serons ravis de vous apporter de plus amples informations 😊.

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs utilisant le planning équipe sur Eurécia.

 

Au programme de cet article :

• Planification, Publication, Validation !
  • Les étapes de validation des plannings 
• Configurer les règles d'heures supplémentaires
• Calculer vos variables de paie
  
  • Contrôle des heures effectuées
  • Validation des plannings
  • Transfert des heures supplémentaires
  • Calcul des titres-restaurants
• Modifier/ Éditer un planning
  • Verrouillage / Déverrouillage des plannings
  • Valider / Éditer un planning

 

Planification, Publication, Validation !

 

Les responsables d'équipes effectuent la planification des emplois du temps et la communique à leurs équipes directement dans Eurécia : Planifier et publier les horaires de mes équipes en toute simplicité.

Une fois la semaine passée et l'ensemble des horaires et absences vérifiés, il procède au verrouillage de son planning.

C'est à ce moment que le planning arrive entre les mains du service en charge de la gestion de la paie qui effectuera un contrôle des heures réalisées et des variables de paie calculées.

 

 

Les étapes de validation des plannings 

J'accède aux plannings hebdomadaires en sélectionnant la semaine et l'établissement concernés. Les plannings sont classés en fonction de leur statut :

• planning 'en attente' : les planning qui n'ont pas encore été verrouillés par les managers.
• planning 'à valider' : les plannings définitifs publiés et verrouillés par les managers. 
• planning 'validé' : les plannings qui ont été validés par un administrateur. 

 

Configurer les règles d'heures supplémentaires

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Profils d'heures supplémentaires

 

Afin que vos règles d'heures supplémentaires déjà configurées dans les profils d'heures supplémentaires de vos collaborateurs soient prises en compte pour calculer les heures supplémentaires via le planning équipe, il est nécessaire de sélectionner 'Planning' dans le champ 'Appliqué sur' et d'enregistrer :

 

 

Vous recherchez des informations pour configurer vos règles d'heures supplémentaires ? Vous trouverez toutes les réponses à vos questions dans l'article suivant : Paramétrer les heures supplémentaires, majorations et autres temps spéciaux.

 

Les 'Types de temps / Temps spéciaux' Les heures supplémentaires en fin de période de Modulation / Annualisation. Toutes les règles d'heures supplémentaires configurées dans l'onglet 'Heures supp. et autre majorations' sont prises en compte dans le planning équipe à l'exception : - des règles concernant les 'Temps spéciaux', - les heures supplémentaires en fin de période de modulation. Si vous utilisez l'une de ces 2 règles, il sera nécessaire de continuer la saisie des temps/activités dans les feuilles de temps et ou activités.

 

Calculer vos variables de paie

Accès : Planning > Validation des plannings

Contrôle des heures réalisées

Lorsque vous avez sélectionné un planning au statut 'à valider', vous accédez à la synthèse des heures effectuées dans la semaine ainsi qu'au nombre d'heures supplémentaires calculées pour chaque collaborateur.

Vous retrouvez le planning de la semaine dans l'onglet 'Détail du planning'. Il est possible d'effectuer des modifications sur le planning depuis cette interface.

 

Validation des plannings

Il est possible de valider le planning :

• individuellement, pour chaque collaborateur, en cliquant sur la coche verte dans la colonne 'Actions' :

• ou de manière collective, en cliquant sur 'Valider tout le planning', puis en sélectionnant les collaborateurs concernés.

 

Transfert des heures supplémentaires

Les heures supplémentaires configurées en 'transfert automatique' se transféreront directement vers le compteur ou vers votre grille EVP à la validation du planning du collaborateur.

Pour transférer les heures supplémentaires configurées en 'transfert manuel' :

• Je clique sur 'Ouvrir' dans la rubrique 'Transfert des heures',
• Je peux modifier les données renseignées et choisir le compteur de destination,
• Je clique sur 'Transférer heures'.

 

 

Notre conseil : Vous pouvez retrouver toutes les heures supplémentaires transférées vers la paye ou vers les compteurs de récupération (ou autre) dans le menu Préparation Paie > Export des heures pour la paie. Vous n'avez pas ce menu ? N'hésitez pas à nous contacter !

 

Calcul des titres-restaurants

Le calcul des titres-restaurants s'effectue en fonction des jours grisés ou non sur le planning congé. Ces jours de travail et de repos sont alimentés directement par la planification effectuée dans le planning équipe.

Le calcul du droit au titres-restaurants s'effectuera donc automatiquement en fonction de l'emploi du temps de chaque collaborateur et des règles d'acquisitions définies.

Vous trouverez toutes les informations pour configurer vos règles d'acquisition juste ici : Paramétrer les titres restaurant.

 

Modifier/ Éditer un planning

Accès : Planning > Validation des plannings

 

Verrouillage / Déverrouillage des plannings

Les responsables de département peuvent modifier un planning jusqu'au dernier moment et alerter leurs équipes que leur emploi du temps a été modifié. Un planning verrouillé ne peut plus être modifié par les managers.

Les administrateurs peuvent modifier un planning verrouillé.

Une fois que le planning est verrouillé, seul l'administrateur pourra le déverrouiller afin que les managers puissent y apporter des modifications.

Pour déverrouiller un planning, dans le menu 'Validation des plannings' :

• Je sélectionne le planning à modifier en sélectionnant la semaine et le manager concerné,
• Je clique sur 'Déverrouiller' :

 

Une fois le planning déverrouillé, le manager et l'administrateur pourront y apporter des modifications.

Le planning passe alors dans la catégorie des plannings 'en attente'.

 

Valider / Éditer un planning

Lorsque le planning a été validé, si je souhaite apporter des modifications sur le planning d'un collaborateur ou annuler les transferts d'heures :

• Je sélectionne le planning à modifier en sélectionnant la semaine et le manager concerné,
• Je choisis le collaborateur concerné,
• Dans le tableau 'Détails des heures', je clique sur 'Éditer' :

 

Les heures supplémentaires transférées seront annulées. Le planning passe au statut 'A valider'.

 

 

Pour aller encore plus loin sur le planning équipe : Créer des catégories personnalisées dans le planning Dupliquer le planning d'une semaine à l'autre Créer des horaires favoris dans le planning

 

 

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