Rembourser les notes de frais

Le cycle de validation d'une note de frais a été effectué, elle va passer successivement du statut 'validé' aux statuts 'à rembourser' puis 'remboursé' : c'est le cycle de remboursement.

Celui-ci peut être réalisé avec ou sans génération d'un fichier de virement SEPA.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Cycle d'une note de frais

Le cycle d'une note de frais est le suivant :

1. La note de frais est saisie puis soumise à validation
2. Le ou les responsables de validation des notes de frais valident
3. Le comptable vérifie la correspondance entre les justificatifs et les lignes saisies
4. Le comptable exporte les dépenses vers le logiciel de comptabilité
5. Le comptable passe la note de frais au statut 'à rembourser'
6. La note de frais est remboursée manuellement ou automatiquement : elle passe au statut 'remboursé'

 

Remboursement des notes de frais (sans fichier de virement SEPA)

Accès : Note de frais > Vue manager

• Filtrer sur le statut 'Validée'
• Ouvrir une des notes de frais à traiter
• Vérifier le contenu de la note de frais
• Si le contenu est correct, cliquer sur le bouton 'A rembourser' : une notification est envoyée au salarié concerné
• Effectuer le remboursement de la note de frais par le mode de règlement adéquat (chèque, virement, sur paye, etc.)
• Répéter l'opération pour chaque note de frais validée
   

Mode de règlement

Le type de règlement par défaut, peut être configuré au sein de la fiche société.

Accès : Espace Admin > Fiche Société > Onglet Paramétrage

 

Rembourser en masse

• Filtrer sur le statut 'A rembourser'
• Cliquer sur 'Afficher'
• Cliquer sur le bouton 'Actions' en tête de liste
• Sélectionner tous les éléments
• Cliquer sur 'Remboursé'

• Choisir le mode et la date de règlement
• Cliquer sur 'Confirmer'

• Le statut de toutes les notes de frais sélectionnées est modifié
• Une notification est envoyée aux salariés concernés
• Le traitement est terminé

 

Remboursement des notes de frais (avec fichier de virement)

Prérequis Souscrire à l'option 'Génération des ordres de virement pour remboursement des notes de frais' Renseigner les coordonnées bancaires des comptes à débiter Renseigner les coordonnées bancaires des salariés

 

Renseigner les coordonnées bancaires des comptes à débiter

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Ouvrir Fiche société

• Dans l'onglet 'Général' : renseigner les coordonnées bancaires dans la rubrique 'Coordonnées bancaires'
• Dans l'onglet 'Organisation' (facultatif) : renseigner les coordonnées bancaires pour chaque département ou chaque structure

Renseigner les coordonnées bancaires des salariés

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs

• Dans la fiche de chaque salarié concerné, aller dans l'onglet 'Infos personnelles'
• A la rubrique 'Coordonnées bancaires', renseigner l'IBAN et le BIC
• Une fois la saisie terminée, seuls les 4 derniers caractères restent visibles : seul le salarié titulaire de ces informations peut visualiser ses propres coordonnées bancaires en cliquant sur l’icône en forme d'œil

Passer au statut 'A rembourser'

Accès : Note de frais > Vue manager

• Filtrer sur le statut 'Validée'
• Ouvrir une des notes de frais à traiter
• Vérifier le contenu de la note de frais
• Si le contenu est correct, cliquer sur le bouton 'A rembourser' : une notification est envoyée au salarié concerné
• Effectuer le remboursement de la note de frais par le mode de règlement adéquat (chèque, virement, sur paye, etc.)
• Répéter l'opération pour chaque note de frais validée

Exporter le bordereau de virement

Qu'est-ce que le bordereau de virement ?

Il s'agit d'un fichier au format PDF. Il sert à visualiser clairement ce qui va être contenu dans le fichier de virement SEPA qui lui est au format XML. On y retrouve dans un tableau les informations suivantes :

• Matricule
• Nom et prénom du bénéficiaire
• IBAN
• Domiciliation bancaire
• Les références des notes de frais qui vont être remboursées
• Le montant global des notes de frais à rembourser

Accès : Notes de frais > Analyse des dépenses / Export compta

• Effectuer le filtrage souhaité (département, structure, période)
• Sélectionner la marque 'Exporté en compta' si l'export des dépenses vers le logiciel de comptabilité a été fait, ou 'Aucune marque' si celui-ci n'a pas été fait
• Sélectionner le statut 'A rembourser'
• Cliquer sur le bouton 'Export comptable'

• Choisir 'Bordereau de virement'
• Modifier la date d'écriture si besoin
• Choisir la marque 'Ordre de virement à effectuer'
• Cliquer sur 'Export comptable'
• Le fichier PDF se télécharge directement sur votre poste

Générer le fichier de virement SEPA

Qu'est-ce que fichier de virement SEPA ?

C'est un fichier XML qui contient les mêmes informations que celles du bordereau de virement, qui va être transmis à la banque pour qu'elle procède au règlement des notes de frais. Il contient uniquement le montant global des notes de frais et non le détail des dépenses.

Cet acronyme provient de l'anglais Single Euro Payments Area (SEPA), il signifie espace unique de paiement en euros. Il s'agit d'un espace de paiement en euro mis en place par les banques membres du Conseil européen des paiements (l'EPC, European Payments Council) en réponse à la demande de la Commission européenne.

Cette initiative vise à harmoniser les moyens de paiement en euro (monnaie d’expression) entre les pays membres (virements, prélèvements, carte bancaire). Ainsi, tous les pays de l'Union européenne, même ceux qui n'utilisent pas l'euro comme monnaie, ainsi que la Principauté de Monaco, la Suisse, le Liechtenstein, la Norvège, l'Islande et la République de Saint-Marin (le plus petit état d'Europe) sont membres du SEPA.

À l'intérieur de la zone SEPA, un paiement trans-frontières en euro devra être traité avec la même rapidité, la même sécurité et dans les mêmes conditions qu’un paiement local. SEPA est donc complémentaire à l'instauration de l'euro en tant que devise de plusieurs pays européens.

La mise en place des moyens de paiements SEPA est dictée par la Directive sur les services de paiement publiée au JO de l’UE du 5 décembre 2007, qui en défini donc le cadre légal et juridique.

 

Accès : Notes de frais > Analyse des dépenses / Export compta

• Conserver le même filtrage que pour le bordereau de virement,
• Sélectionner la marque 'Ordre de virement à effectuer'
• Cliquer sur le bouton 'Export comptable'

• Choisir 'SEPA'
• Choisir une date de paiement
• Choisir la marque 'Ordre de virement effectué'
• Cliquer sur 'Export comptable'
• Le fichier XML se télécharge directement sur votre poste
• Transmettre le fichier à la banque pour que le règlement des notes de frais soit effectué

A noter : l'envoi du fichier de virement SEPA à la banque peut être manuel ou automatique via un serveur FTP (procédure à voir avec la banque).

 

Rembourser en masse

Accès : Notes de frais > Vue Manager

Passer les notes de frais au statut 'Remboursé' individuellement en ouvrant chaque note de frais et en cliquant sur 'Rembourser', ou faire l'action en masse :

• Filtrer sur le statut 'A rembourser'
• Cliquer sur 'Afficher'
• Cliquer sur le bouton 'Actions' en tête de liste
• Sélectionner tous les éléments
• Cliquer sur 'Remboursé'
•  

• 

  • Choisir le mode et la date de règlement
  • Cliquer sur 'Confirmer'

  

• Le statut de toutes les notes de frais sélectionnées est modifié
• Une notification est envoyée aux salariés concernés
• Le traitement est terminé

 

A noter : il est possible que le remboursement soit configuré pour être réalisé automatiquement lors de l'export du fichier de virement SEPA. Si aucun fichier de virement SEPA n'est généré, le remboursement est à faire manuellement, par chèque, virement ou sur la paye.

 

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Notes de frais - Dépenses professionnelles - frais professionnels - remboursement - virement - export - SEPA - rembourser