Déléguer les demandes de validation des salariés en mon absence

Un responsable de validation s'absente ou son activité ne lui permet plus d'assurer la validation des demandes de ses subordonnés ?

Eurécia offre la possibilité de paramétrer la délégation d'un responsable de validation, en cas d'absence ou de façon ponctuelle.

 

La délégation doit être configurée sur la fiche du responsable de validation ou directement dans ses préférences qui sera indisponible pour accorder ou refuser les demandes de ses subordonnés.

 

Qui est concerné par cet article ?

Les managers de la plateforme Eurécia, en tant que responsables d'équipe.

 

Attention !  Si un manager est le délégué en cas d'absence de son propre manager, il pourra alors valider ses propres congés.

 

Au programme dans cet article :

• Le fonctionnement de la délégation
• Mise en place de la délégation
• Astuces de délégation

 

Le fonctionnement de la délégation

La délégation permet de transférer vos devoirs de validation à un autre utilisateur.

Il existe plusieurs types de validation :

• la validation en cas d'absence qui se déclenchera automatiquement quand lorsque vous êtes absent.
• la validation :
  • ponctuelle qui s'appliquera en fonction des dates indiquées.
  • permanente qui s'appliquera dès sa mise en place et sans limite de durée.

 

A noter : La délégation ne concerne que les demandes soumises à validation durant l'absence du responsable de validation ou de la période de délégation (sans rétroactivité). Exemple : le responsable de validation est absent du 01/07 au 15/07. La délégation débute donc le 01/07 et termine le 15/07. Ainsi, une demande soumise à validation le 30/06 ne sera pas transmise au délégué, qui ne pourra pas la valider. Le responsable doit donc veiller à traiter toutes les demandes en cours avant de se rendre indisponible.

 

Mise en place de la délégation

Accès : Page d'accueil > Mes préférences

• Sur ma page d'accueil, je clique sur ma photo/ mon trigramme en haut à droite et je choisis 'mes préférences',
• Dans la page 'Mes préférences', je déplie la rubrique 'Délégations',
• Je clique sur dans la rubrique 'En cas d'absence' ou 'Délégations ponctuelles ou permanentes',
• Je sélectionne le nom de la personne à qui sera déléguée la validation des demandes posées durant l'absence du responsable de validation dans le menu déroulant 'Déléguer à',
• Je choisis le ou les modules concerné par la délégation en les cochant :
  • Tous les modules
  • Congés & Absences
  • Transfert de compteur à compteur
  • Notes de frais
  • Temps & Activités
  • Demandes d'heures de travail exceptionnel
• Je peux ajouter un autre circuit de délégation si je veux déléguer un autre devoir à un autre responsable,
• J'enregistre.

 

 

Attention !  pour pouvoir valider des demandes, il faut que le salarié délégué ait accès à la 'Vue Manager'. Pour cela, il faut lui attribuer un profil disposant de cette vue sur les modules concernés (le profil Manager par exemple).

 

Astuces de délégation

• La délégation ponctuelle est prioritaire par rapport à la délégation en cas d’absence.
• S’il y a une délégation par module en plus d'une délégation sur 'tous les modules', les deux délégations seront prises en compte.
• Si un responsable de validation a une délégation et que son délégué a aussi une délégation, la personne chargée de validation sera le dernier délégué trouvé, par effet d'héritage, par l'application.
• Si une ou plusieurs délégations sont en place, tous les acteurs (qu’ils soient responsables de validation ou délégués) reçoivent un mail de notification.
• La délégation n’est pas rétroactive, elle n’est prise en compte qu’au moment de la soumission à validation (ou validation intermédiaire). Si la délégation est définie après la soumission à validation, le délégué n'en sera pas informé. Il faudra une intervention de l’administrateur pour annuler la demande d'absence puis la reposer afin de lui faire prendre ce nouveau circuit de validation ou de valider directement cette demande.
• Les délégations ne fonctionnent pas pour les remboursements de note de frais.
• Les délégations ne fonctionnent pas pour les validations par les gestionnaires d’axes analytiques.

 

 

Mots clés associés à cet article :

Délégation - salariés - demande - validation - congés et absences - déléguer - absences - manager