Modifier la fiche d'un salarié

Chaque utilisateur d'Eurécia possède une 'fiche salarié'. Vous y retrouverez l'intégralité des informations personnelles et contractuelles le concernant !

En tant qu'administrateur, il est important de maintenir cette fiche à jour et de la modifier chaque fois que nécessaire.

 

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs en tant que responsables de la plateforme Eurécia.

 

Au programme dans cet article :

• Comment modifier la fiche d'un utilisateur au sein de la plateforme Eurécia ?
• Onglet 'Infos personnelles'
• Onglet 'Emploi'
• Onglet 'Règles'
• Onglet 'Administration'
• Onglet 'Préférences'
• Les onglets 'optionnels'

 

Comment modifier la fiche d'un utilisateur au sein de la plateforme Eurécia ?

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

• Je recherche mon salarié dans la liste ou en tapant son nom
• Je clique sur son nom pour ouvrir sa fiche

Il est possible d'enregistrer et de sauvegarder de très nombreuses données personnelles et contractuelles. Voici la liste des informations que vous devrez connaitre pour compléter de façon exhaustive, les fiches de vos collaborateurs ! Allez c'est parti 😊 !

 

 

Certains onglets sont disponibles uniquement si vous avez activé le module lié. Vous les trouverez en détail à la fin de cet article !

Onglet 'Infos personnelles'

• Civilité
• Nom
• Prénom
• Matricule
• Fonction
• Email : le salarié se connecte à Eurécia grâce à son email, il lui sert d'identifiant
• Téléphone
• Département (à renseigner obligatoirement !)
• Managers : ce champ sera modifiable dans l'onglet 'Emploi'

Etat civil

• Numéro de sécurité sociale : il servira à l'import des bulletins de salaire
• Nationalité
• Informations de naissance
• Situation familiale
• Nombre d'enfants : il est possible d'en ajouter dans la rubrique qui suit

Coordonnées

• Coordonnées téléphoniques
• Adresses postales
• Réseaux sociaux

Coordonnées bancaires 

• Recense les coordonnées bancaires du salarié (IBAN, BIC, domiciliation)

Moyens de transport personnels

• Véhicules du salarié : automobile (avec ajout de la carte grise), vélo, cyclomoteur : à renseigner obligatoirement si vous utilisez le remboursement des frais kilométriques au sein du module Note de Frais.

Attention !  Si vous utilisez le remboursement des frais kilométriques dans le module Notes de frais, il est important de ne pas supprimer un véhicule en cours d'année. Dans ce cas, ajouter simplement le nouveau véhicule !

 

 

Onglet 'Emploi'

Contrat

Cette rubrique répertorie l'ensemble des informations liées au contrat de travail du salarié :

• Date d'entrée dans la société 
• Date d'ancienneté (date utilisée pour le calcul de l'ancienneté pour certains types de congés ainsi que pour les proratas des droits aux congés lors de la création des compteurs d'absence)

 

Attention !  La date de début de contrat ne doit pas être antérieure à la date d'entrée dans la société car cela pourrait avoir des impacts sur le calcul des droits aux congés, des temps travaillés et des heures supplémentaires.

 

Contrat en cours

Dans cette rubrique vous trouverez toutes les informations liées au contrat (statut, coefficient, etc.) :

• Date début de contrat
• Motif de début de contrat
• Date de fin de contrat : ce champ est utile à proratiser les droits à congés dont il bénéficie jusqu'à son départ ; de plus le salarié ne pourra plus se connecter à Eurécia si la date de départ est située dans le passé
• Motif de fin de contrat
• Type et pourcentage d'activité : ces champs seront utiles en cas de prorata des droits aux congés
• Statut, qualification, coefficient
• Modalité de temps de travail et nombre d'heures ou de jours à effectuer

 

Attention !  Cette note ne concerne que le module Congés & absences : Les compteurs du salarié se créent automatiquement la nuit suivant la création du salarié. Avant de saisir manuellement les soldes dans les compteurs de congés, il faut patienter une nuit le temps que le compteur se crée ou créer manuellement le compteur du salarié.

 

Multi-contrats

Cette rubrique permet de lier plusieurs comptes utilisateurs entre eux. Si cette fonctionnalité vous intéresse mais que cette rubrique n'est pas affichée, n'hésitez pas à contacter le support 😊 !

Jours de travail

• Calendrier des jours fériés associé au salarié
• Horaires de travail successifs du salarié (de date à date) : il ne faut pas supprimer un horaire de travail en cas de changement. Il est important de conserver en historique les différents horaires de travail de votre collaborateur.

Managers

• Ajouter le ou les managers du salarié

Rémunération

• Salaire annuel, mensuel, journalier
• Éligible aux titres restaurant (demi-journées incluses ou non)
• Avantages : il s'agit des éventuelles primes du salarié
• Mutuelle

Historique des primes

• Historique des primes par période et libellé

Retrouvez notre article détaillé sur la gestion des primes : Gérer vos primes sur Eurécia.

Mode de paiement

• Différentes cartes de paiement du salarié (carte affaire, carte perso) avec les comptes tiers liés pour l'export en comptabilité

Transport professionnel

• Titulaire d'un véhicule professionnel : permet de déclarer des kilomètres réalisés avec le véhicule professionnel
• Carte essence : permet de déclarer si le salarié a une carte essence ou non (à titre informatif uniquement)

Badges

• Il s'agit des différents badges permettant au salarié de pointer (si l'option est activée)

Informations additionnelles

• Codes analytiques
• Champs libres : à utiliser librement pour ajouter d'autres informations 

 

Ça va toujours ? Alors on continue 👍 !

 

Onglet 'Règles'

Circuit de validation

Cette rubrique permet d'ajouter des responsables de validation spécifique à l'utilisateur concerné. Chaque règle de validation ajoutée dans cette rubrique prendra le pas sur une éventuelle règle déjà renseignée dans la fiche société (et donc appliquée à tous les collaborateurs).

Il est possible de configurer une validation pour tous les modules, par module, avec des conditions d'activation (par type d'absence, etc.).

Notifications

Permet d'ajouter des destinataires en copie des mails de validation des congés, notes de frais et feuilles de temps.

Congés & absences (si souscrit)

Définit le profil congé attribué au salarié, ainsi que sa visibilité sur le planning congés (filtrage par département possible).

Notes de frais (si souscrit)

Définit le profil de notes de frais du collaborateur, ainsi que sa devise de remboursement et les axes analytiques obligatoires dans ses notes de frais.

Temps & activités (si souscrit)

Définit le mode de saisie des feuilles, les différents coûts et prix de vente du salarié ainsi que les axes analytiques à renseigner obligatoirement. (si prévu dans le paramétrage de l'axe en question).

Planning ressources (si souscrit)

Définit les droits de consultation, modification et suppression des différents plannings.

Subordonnés et autres visibilités

Permet d'ajouter des relations de subordination avec d'autres salariés telles que responsable direct, responsable fonctionnel, assistant, etc.

Listes personnalisées

Permet de définir sa présence et ses visibilités sur les listes personnalisées qu'aura le salarié.

 

Onglet 'Administration'

Accès plateforme

• Profil utilisateur du salarié : définit ses droits et visibilités
• Fin d'accès : permet de couper l'accès à un salarié encore présent dans l'effectif
• Utilisateur / utilisateur archivé : permet d'archiver un utilisateur parti
• Ne pas envoyer d'email à cet utilisateur : permet de bloquer l'envoi de mails émanant de la plateforme à ce collaborateur
• Contrôler l'accès par adresse IP (à définir dans la fiche société)
• Modules : active les modules que verra le collaborateur

Mot de passe

Permet de saisir le mot de passe de votre choix en suivant les directives de sécurité : 8 caractères minimum, une majuscule, une minuscule et un chiffre. Le confirmer dans le champ 'confirmation mot de passe'. Le salarié devra définir un mot de passe personnalisé lors de sa première connexion en suivant les mêmes directives de sécurité.

Droits

• Afficher les codes nécessaires à l'import dans les exports 

 

Onglet 'Préférences'

Permet de définir les différents paramètres d'affichage d'Eurécia tels que les paramètres d'affichage, les valeurs par défaut ou encore les délégations.

Valeurs par défaut

• Devise
• Fuseau horaire
• Planning par défaut lors de la création de nouveaux événements
• Utilisation du format iCal pour les validations des demandes de congés

Délégations

Permet de mettre en place des délégations en cas d'absence (voir l'article relatif aux délégations).

 

A noter : N'hésitez pas à consulter les articles relatifs à la création ou modification des horaires de travail et des profils congés !

 

Les onglets 'optionnels'

• l'onglet 'Dossier Salarié' est lié au module Portail RH : Archiver les informations personnelles ou contractuelles d'un collaborateur
• l'onglet 'Compétences' est lié au module Compétence : Définir le niveau d'un collaborateur sur chacune de ses compétences
• les onglets 'Entretiens' et 'Objectifs' sont liés au module Entretien : Préparer votre entretien professionnel, annuel ou individuel
• l'onglet 'Formation' est lié au module Formation : Suivi des formations 

 

Mots clés associés à cet article : 

Utilisateur - salarié - employé - employée - salariée - collaborateur - collaboratrice - utilisateur -informations - données - règles - emploi - contrat - contractuelles - contractuel - renseigner - sauvegarder - enregistrer - changer - création - modification - fiche salarié - circuit de validation - emploi - infos personnelles - règles - voiture - véhicule - RIB - données bancaires - compte - banque - date - début - fin - statut - salaire - adresse - téléphone - mail - identifiant - mot de passe - affichage - couleur - modalité - profil - manager - responsable - N+1 - délégation - hiérarchie - subordonné - responsable - assistant - anniversaire