Pour s'adapter à toutes vos règles et contraintes de pose des congés, Eurécia vous propose trois méthodes pour décompter les absences des compteurs de congés :
- Compteur impacté dès la soumission à validation (sauf pour les JNT)
- Compteur impacté dès la soumission à validation (JNT inclus)
- Compteur impacté à la validation de la demande
On vous explique tout en détail 😊 !
Qui est concerné par cet article ?
L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme.
Au programme dans cet article:
Les possibilités d'impacts
Option 1 - Un congé soumis à validation doit immédiatement impacter le solde de congés (hors JNT) (fonctionnement par défaut)
Avec ce fonctionnement, dès la soumission de la demande de congés à validation, les compteurs sont impactés. Un même droit à congé ne peut donc faire l’objet de plusieurs demandes. Attention, dans ce cas de figure les JNT peuvent être soumis plusieurs fois.
Cette option permet aux salariés de ne poser que les droits qu’ils ont réellement acquis.
Ce même fonctionnement s’applique pour les demandes de transfert de droits vers un compteur de congés (ex. : vers un Compte Épargne Temps).
Dès la formulation de la demande, les droits sont 'bloqués' et ne peuvent plus être posés sur une autre date.
Exemple : un salarié a un solde de 25 jours dont 5 JNT sur son compteur de Congés Payés 2021, il peut alors formuler des demandes d’absences sur ce compteur dans la limite totale de ces 20 jours travaillés. Les 5 JNT pourront être soumis sur plusieurs absences et ne seront réellement décomptés qu'à la validation de l'absence.
Si le salarié souhaite formuler des demandes alors qu’il n’en a plus les droits suffisants, le logiciel l’avertira par un message sur l’interface.
Option 2 - Un congé soumis à validation doit immédiatement impacter le solde de congés (JNT inclus)
Ce fonctionnement est utile si vos collaborateurs posent tous leurs congés dès le début de l'année mais que ceux-ci sont validés au fil de l'eau.
Avec ce fonctionnement, dès la soumission de la demande de congés à validation, les compteurs sont impactés. Un même droit à congé, JNT inclus, ne peut donc faire l’objet de plusieurs demandes.
Cette option permet aux salariés de ne poser que les droits qu’ils ont réellement acquis.
Tant qu’ils sont autorisés à soumettre une demande, c’est que celle-ci peut être acceptée par un manager, car les droits seront obligatoirement suffisants.
Ce même fonctionnement s’applique pour les demandes de transfert de droits vers un compteur de congés (ex. : vers un Compte Épargne Temps).
Dès la formulation de la demande, les droits sont 'bloqués' et ne peuvent plus être posés sur une autre date.
Exemple : un salarié a un solde de 25 jours dont 5 JNT sur son compteur de Congés Payés 2021, il peut alors formuler des demandes d’absences sur ce compteur dans la limite totale de ces 25 jours.
Si le salarié souhaite formuler des demandes alors qu’il n’en a plus les droits suffisants, le logiciel l’avertira par un message sur l’interface.
Option 3 - Un congé soumis à validation ne doit impacter le solde de congés qu'une fois la demande validée
Avec ce paramétrage, un même droit à congés peut faire l’objet de plusieurs demandes d’absence.
La première demande validée impactera les compteurs. Les autres demandes ne pourront alors plus être validées si les droits sur les compteurs concernés ne sont pas suffisants. Ces demandes devront alors être refusées ou annulées.
Cette option permet aux salariés de formuler plusieurs propositions de congés (ex. : pour les congés d’été) et de laisser le libre choix au manager de valider celle qui convient le plus à l’organisation de l’équipe.
Si cette option présente des avantages, les salariés peuvent cependant poser de nombreuses demandes sans se rendre compte qu’elles ne pourront pas toutes être validées par faute de droits suffisants.
Exemple : un salarié a un solde de 10 jours sur son compteur de Congés Payés 2021, il pourra alors formuler plusieurs demandes d’absences de 10 jours. Une fois l’une des demandes validées, le compteur sera épuisé et les autres demandes devront alors être refusées ou positionnées sur d’autres types d’absences.
Le logiciel avertira le manager que les absences ne pourront pas être validées par un message sur l’interface au moment de la validation.
Configurer l'impact dans Eurécia
Pour modifier le mode de fonctionnement au sein d'Eurécia, il convient de définir l'option choisie dans la fiche société.
Accès : Espace Admin > Fiche Société > Onglet 'Paramétrage' > Rubrique 'Congés & Absences'
- Je vais à la rubrique 'Paramètres Congés & Absences',
- Dans le menu déroulant 'Soumettre à validation plusieurs fois un même droit', je choisis :
- Autorisé uniquement pour les jours non travaillés pour choisir l'option 1 - Un congé soumis à validation doit immédiatement impacter le solde de congés (hors JNT) (fonctionnement par défaut)
- Non autorisé pour les jours travaillés et non travaillés pour choisir l'option 2 - Un congé soumis à validation doit immédiatement impacter le solde de congés (JNT inclus)
- Autorisé pour les jours travaillés et les jours non travaillés pour choisir l'option 3 - Un congé soumis à validation ne doit impacter le solde de congés qu'une fois la demande validée
- J'enregistre
Impact sur les demandes déjà posées
Toute modification n'a aucun impact pour les demandes déjà posées. Si le solde de congés le permet, les demandes pourront être validées par les managers.
Si le solde est épuisé, un message de type 'Les compteurs ont bougé depuis la soumission à validation' apparaîtra au manager voulant valider la demande.
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