Impacter les compteurs à la demande ou à la validation

Eurécia propose deux façons de décompter les congés soumis à validation : au moment où la demande est soumise à validation, ou au moment où la demande est validée.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme.

 

Au programme dans cet article:

• Les possibilités d'impacts
  • Un congé soumis à validation doit immédiatement impacter le solde de congés (fonctionnement par défaut) 
  • Un congé soumis à validation ne doit impacter le solde de congés qu'une fois la demande validée
• Configurer l'impact dans Eurécia
• Impact sur les demandes déjà posées

Les possibilités d'impacts

Option 1 - Un congé soumis à validation doit immédiatement impacter le solde de congés (fonctionnement par défaut) 

Avec ce fonctionnement, dès la soumission de la demande de congés à validation, les compteurs sont impactés. Un même droit à congé ne peut donc faire l’objet de plusieurs demandes.

Cette option permet aux salariés de ne poser que les droits qu’ils ont réellement acquis.

Tant qu’ils sont autorisés à soumettre une demande, c’est que celle-ci peut être acceptée par un manager, car les droits seront obligatoirement suffisants.

Ce même fonctionnement s’applique pour les demandes de transfert de droits vers un compteur de congés (ex. : vers un Compte Épargne Temps).

Dès la formulation de la demande, les droits sont 'bloqués' et ne peuvent plus être posés sur une autre date.

Exemple : un salarié a un solde de 10 jours sur son compteur de Congés Payés 2015, il peut alors formuler des demandes d’absences sur ce compteur dans la limite totale de ces 10 jours. Si le salarié souhaite formuler des demandes alors qu’il n’en a plus les droits suffisants, le logiciel l’avertira par un message sur l’interface.

 

Option 2 - Un congé soumis à validation ne doit impacter le solde de congés qu'une fois la demande validée

Avec ce paramétrage, un même droit à congés peut faire l’objet de plusieurs demandes d’absence.

La première demande validée impactera les compteurs. Les autres demandes ne pourront alors plus être validées si les droits sur les compteurs concernés ne sont pas suffisants. Ces demandes devront alors être refusées ou annulées.

Cette option permet aux salariés de formuler plusieurs propositions de congés (ex. : pour les congés d’été) et de laisser le libre choix au manager de valider celle qui convient le plus à l’organisation de l’équipe.

Si cette option présente des avantages, les salariés peuvent cependant poser de nombreuses demandes sans se rendre compte qu’elles ne pourront pas toutes être validées par faute de droits suffisants.

Exemple : un salarié a un solde de 10 jours sur son compteur de Congés Payés 2015, il pourra alors formuler plusieurs demandes d’absences de 10 jours. Une fois l’une des demandes validées, le compteur sera épuisé et les autres demandes devront alors être refusées ou positionnées sur d’autres types d’absences. Le logiciel avertira le manager que les absences ne pourront pas être validées par un message sur l’interface au moment de la validation.

 

 

Configurer l'impact dans Eurécia

Pour activer ce mode de fonctionnement au sein d'Eurécia, il convient d’activer l'option dans la fiche société.

Accès : Espace Admin > Fiche Société > Onglet 'Paramétrage'

• Je vais à la rubrique 'Paramètres Congés & Absences':
  • Je coche la case 'Empêcher de soumettre à validation plusieurs fois un même droit' pour appliquer l'option 1
  • Je décoche la case 'Empêcher de soumettre à validation plusieurs fois un même droit' pour appliquer l'option 2
• J'enregistre

 

Impact sur les demandes déjà posées

Toute modification n'a aucun impact pour les demandes déjà posées. Si le solde de congés le permet, les demandes pourront être validées par les managers.

Si le solde est épuisé, un message de type 'Les compteurs ont bougé depuis la soumission à validation' apparaîtra au manager voulant valider la demande.
 

A noter : le système n'autorise à prendre que des jours cumulés à la date du congés. Pour cela, il prend en compte les droits restants à aujourd'hui, les droits restants à cumuler et les congés déjà validés mais qui auront lieu dans l'avenir.

 

Mots clés associés à cet article :

Impact - compteurs - validation - demandes - absences - congés - droits - soumission