Créer ou modifier un type d’absence ou de congés

Il existe de très nombreux types d'absences : congés payés, RTT, maladie, congé maternité, télétravail, formation, déplacement,....

Avec Eurécia, vous pouvez créer tous les types d'absences que vous souhaitez et les paramétrer comme vous le souhaitez 😊! Suivez le guide !

Qui est concerné par cet article ?

 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage d'Eurécia.

 

Au programme dans cet article :

• Créer un type d'absence
• Paramétrer les types d'absences
  • Informations générales
  • Gestion de la période
  • Mode de décompte
  • Mode de cumul
  • Circuit de validation
  • Titres restaurant
  • Ancienneté
  • Forfait jours
  • Autres paramètres
  • Temps & Activités
  • Notes de frais
  • Export paie

 

Temps de lecture estimé : 5 minutes

 

Créer un type d'absence

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Types de congés et absences

• Je clique sur ' ' pour créer un nouveau type d'absence
• Je peux dupliquer une absence existante en cliquant sur ' '.

 

Paramétrer les types d'absences

Informations générales

• Couleur planning : définit la couleur de ce type d'absence sur le planning congés
• Actif : permet d’activer ou désactiver ce type de congés (attention : la désactivation supprime l’historique des absences)
• Code : permet de faire le lien avec le fichier d'import
• Code planning : lettres à faire apparaître sur le planning dans la case du jour de l'absence (ex. : Congés payés = CP)
• Couleur police code : définit la couleur de police du code planning
• Statut affiché dans la plateforme : Statut du collaborateur sur l'annuaire lorsqu'il pose ce type d'absence ("Absent(e)", "Présent(e)", Nom du type d'absence)
• Description : permet de renseigner le nom du type d'absence

 

Gestion de la période

• Gestion de période : permet de créer un compteur pour ce type d’absence qui pourra ensuite être alimenté de façon automatique ou manuelle
  • Les Congés payés, les RTT, la Récupération, en ont notamment besoin
  • Les absences maladie par exemple ne nécessitent pas de cocher cette case
• Dernier jour de la période : choisir le jour et mois de fin de période d'acquisition 

Mode de décompte

• Décompte en : permet de définir la règle de décompte pour cette absence :
  • Jours ouvrés : société en ouvré
  • Jours calendaires : maladie par exemple
  • Jours ouvrables : société en ouvrable
  • Heures : récupérations ou repos compensateur par exemple
• Inclure les jours non travaillés : cocher cette case pour prolonger la période d'absence jusqu'à la veille de la reprise du travail, en incluant les jours habituellement non travaillés dans la demande d'absence
• Respecter l'obligation du décompte minimum des jours non travaillés : imposer au salarié de poser au minimum l'intégralité du nombre de jours non travaillés qu'il doit poser
• Respecter l'obligation du décompte maximum des jours non travaillés : interdire au salarié de poser plus de jours non travaillés que ce qu'il doit poser

 

Notre conseil : Besoin d'informations sur le décompte des Jours Non Travaillés ? : Comprendre la notion de jours non travaillés (JNT) Paramétrer la prise de congés sur jours non travaillés

 

Modalités de cumul et de prise

• Gestion des droits : permet d'activer et paramétrer l’alimentation d’un compteur. Si celle-ci est cochée, un volet s’ouvre
  • Décalage entre la période de cumul et de prise des congés (en années) : permet de définir un décalage entre la période de cumul et la période de prise de congés (pour les congés payés par exemple) 
  • Nombre de jours de prolongation des périodes de prise : permet d'accorder un délai supplémentaire après la fin de période pour poser les absences
  • Nombre de jours négatifs autorisés : permet aux salariés de poser temporairement plus de jours qu'ils n'en ont dans leur compteur

 

• • Mode de cumul
    • Mois : le compteur s'incrémente chaque mois
    • Semaine : le compteur s'incrémente chaque semaine
  • Mode de calcul de prorata des congés : définit le mode de calcul du prorata de congés à attribuer à un salarié qui arrive ou part en cours de mois
  • Définir le nombre de jours acquis mensuellement ou de façon hebdomadaire ; il est possible de fixer la date de cumul ainsi que le nombre acquis ; si aucune incrémentation n’est programmée, il est possible d’alimenter manuellement le compteur
  • Cocher la case RAZ accumulation : permet une remise à zéro du compteur avant alimentation de celui-ci

• Nombre de jours minimum dans une même demande : définit la durée minimale de l’absence autorisée
• Absence par tranche de : permet de définir par tranche de combien de jours l'absence peut être posée (exemple : le champ est à 0.5, la pose peut être de 0.5, 1, 1.5, 2, 2,5... le champ est à 1 la pose peut être de 1, 2, 3... ; le champ est à 5 la pose peut être de 5, 10, 15 ...)
• Nombre de jours total maximum autorisé en prise sur une période : définit le plafond de jours autorisés par an pour ce type de congés (pas de limite si non renseigné)
• Nombre de jours consécutifs maximum autorisés : permet de plafonner le nombre de jours consécutifs de cette absence
  
  • Proratiser la durée consécutive maximale autorisée pour une demande : permet de proratiser le nombre de jours définit juste au dessus en fonction du pourcentage d'activité du salarié
• Nombre de mois d'ancienneté minimum : permet de définir le nombre de mois d'ancienneté minimum dans la société pour pouvoir poser ce type de congé.
• Renoncement au fractionnement : cocher cette case avertira le salarié, selon l'absence qu'il souhaite poser, que celle-ci le privera de ses droits aux jours de fractionnement
• Restreindre la durée de vie des droits à moins d'un an :
  • Durée de vie
  • En jours calendaires ou en jours ouvrés
  • Date de début de vie pour les bascules d'heures supplémentaires : date de transfert ou date de fin de la feuille de temps

 

Circuit de validation

• Validation automatique : permet de valider automatiquement la demande X jours avant le départ en congés dans le cas où celle-ci n’a pas toujours pas été validée. La case 'Nb. jours avant acceptation auto' apparaît : renseigner le nombre de jours souhaités
• Préavis bloquant : impose à l’utilisateur le respect d’un délai de X jour(s) entre le jour où il pose la demande et le jour du départ en congé :
  • Oui : l'utilisateur est averti et la saisie est impossible
  • Non : l'utilisateur est averti mais peut saisir son absence et la soumettre à validation, par contre le responsable de validation a une info bulle sur la demande à valider lui disant
• Mode de validation :
  • Circuit de validation : permet au salarié de demander la validation de son absence auprès de son responsable de validation
  • Auto validation : le salarié peut valider lui-même sa demande de congé
• Mode d'annulation (plus d'informations : Définir le circuit d'annulation des demandes de congés)
  • Circuit de validation : permet au salarié de demander l’annulation d’une demande déjà validée auprès du manager
  • Non autorisé (sauf admin) : le salarié ne peut pas demander l'annulation de son absence auprès de son manager
  • Auto annulation : le salarié peut annuler son absence par lui-même
• Activer la délégation : en cas d'absence de ce type d'un manager, les demandes de congé de tous types seront envoyées à son délégué
• Autoriser à poser dans le passé : permet d'autoriser la pose dans le passé de ce type d'absence pour tous les profils utilisateurs. Lorsque cette case n'est pas cochée, ce droit peut varier en fonction de vos profils utilisateurs ( n'hésitez pas à contacter le support pour plus de détails sur votre paramétrage !)
• A la validation et à l'annulation d'une absence, envoyer un mail de notification à : permet d'alerter systématiquement une personne dès qu'une absence est validée ou annulée (exemple : la gestionnaire de paie)
   

 

Astuce : La case 'Autoriser à poser dans le passé' permet d'autoriser les actions suivantes dans le passé pour tous les profils utilisateurs : Enregistrer en prévisionnelle  Soumettre à validation mon absence Auto valider mon absence

 

Titres restaurant

• Impact sur les titres resto
  • Prive du droit au titre resto : permet de déduire des titres restaurants en cas d’absence pour ce type de congés. Si la case est cochée, la cellule 'Pour toute absence d’au moins (Nb. jours)' apparaît
  • Donne droit au titre resto : permet d'ajouter un titre restaurant lorsque cette absence est posée (exemple : l'absence 'Déplacement' posée sur un samedi et dimanche donnera deux titres restaurant en plus au salarié)
  • Aucun impact : ne déduit et n'ajoute aucun titre restaurant au salarié (exemple : l'absence 'télétravail')
     

Ancienneté

Toutes les informations concernant le paramétrage des jours d''ancienneté sont disponibles ici : Paramétrer les jours d’ancienneté

 

Forfait jours

• 'Comptabiliser comme' : permet de définir le mode de prise en compte de l’absence dans les feuilles de temps pour les cadres au forfait jours :
  • Une absence sans gestion des demi-journées : l'absence est comptée comme une absence, peu importe si elle est de 1 jour ou 0.5 jour, la journée entière est décomptée
  • Une absence avec gestion des demi-journées : l'absence est comptée comme une absence mais si 0.5 jour est posé, c'est bien 0.5 jours qui sera décompté
  • Une présence : l'absence est comptée comme travaillée et est valorisée avec le nombre d'heures de l'horaire de travail du salarié

 

Autres paramètres

• Pose réservée aux profils utilisateur autorisés : permet de réserver la pose de cette absence aux profils utilisateurs pour lesquels le paramètre est activé

Assistance Pour autoriser un profil utilisateur à poser les absences dont cette case est cochée, contactez le support.

 

• Contrôle en cas d'absence de justificatif : permet au système de demander un justificatif d'absence (absences maladie, naissance, …) :
  
  • Aucun contrôle : aucune obligation de joindre un justificatif
  • Message d'alerte lors de la soumission à validation : l'utilisateur peut saisir son absence et la soumettre à validation, mais une alerte avertira de l'absence de justificatif
  • Message d'alerte lors de la soumission et bloquant à la validation : l'utilisateur peut saisir son absence et la soumettre à validation, mais une alerte avertira de l'absence de justificatif et la validation ne sera pas possible
  • Message bloquant dès la soumission à validation : l'utilisateur est averti et la saisie est impossible
• Affichage confidentiel dans le planning congés : permet de rendre anonyme le motif d'absence pour les personnes de même niveau ; seuls les supérieurs hiérarchiques y ont accès
• Afficher dans la synthèse des soldes de congés : permet de faire apparaître le solde de congés lors de la pose d'une demande d'absence
• Faire apparaître le commentaire salarié dans le planning : permet de faire apparaître dans le planning congé, le commentaire de la demande d’absence (peut être utilisé pour la gestion des déplacements professionnels)

Assistance Pour afficher les commentaires sur le planning congé, contactez votre super équipe d'assistance pour activer cette fonctionnalité.

 

• Considérer comme un arrêt de travail (initial ou prolongation) : permet de définir si ce type d'absence est apparenté à un arrêt de travail (exemple : accident du travail, maladie, etc...)
• Ne pas afficher de compteur pour ce type d'absence : utilisé le plus souvent pour des types d'absences sans acquisition de droit : maladie, congés sans solde, absence injustifiée, ...
• Compter comme travaillé / Se référer à la séquence : permet d’assimiler l’absence à du temps de travail effectif dans les feuilles d’activités (calcul des heures supplémentaires). Lors de l'export planning congés : permet d'indiquer si l'absence est comptée comme travaillée pour les personnes n'étant pas en forfait jours.
• Déduire du temps théorique travaillé : en cas de calcul d'heures supplémentaires, sur les feuilles de temps, les heures ou jours passés en congés retarderont le déclenchement des heures supplémentaires et ne seront pas comptés dans le temps travaillé.
• Inclure pour le calcul des heures supplémentaires : les heures/jours passés sur l'absence ou le congé participent au déclenchement des heures supplémentaires. 
   

Temps & Activités

• Faire apparaître dans les feuilles de temps : cocher cette case pour faire apparaître ce type d'absence dans les feuilles de temps
• Gestion des heures supplémentaires : permet de définir ce type d’absence comme compteur cible potentiel pour la bascule des heures supplémentaires (ou de nuit...) provenant du module temps et activités (par exemple : 'Repos compensateur', 'Récupération', 'Heures à payer')
   

Notes de frais

• Empêcher la saisie d'une dépense en cas d'absence sur une journée entière : l'utilisateur ne pourra pas saisir de dépense si il a été absent pour ce type de congé durant une journée entière

 

Export paie

• Exporter vers la paye : permet de prendre en compte ce type d’absence dans le fichier Excel d’export de la paye
• Code à indiquer en fonction de votre logiciel de paie

 

 

Rattacher le type d'absence aux profils congés

Pour nos clients ZEN !  Contactez votre support dédié pour connaître les modalités d'activation de cette fonctionnalité !

 

Une fois toutes les informations renseignées, Je clique sur 'Enregistrer'.

Dans le cas d'une création d'un type d'absence, une fenêtre 'Assistant de paramétrage' s'ouvre. Elle permet de rattacher ce type d'absence à un ou plusieurs profils congés en les cochant.

 

 

Il est également possible de rattacher le type d’absence à un profil congés depuis le chemin suivant : 

Accès : Espace admin > Congés et absences > Profil congés et absences

• Cliquer sur un profil congés
• Dans l’onglet 'Type de congés et Absences', ajouter l'absence

 

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