Fixer une jauge maximale de présence

Dans le cadre du protocole sanitaire mis en place pour le COVID, vous avez peut être besoin de mettre en place une jauge maximale de présence.

Afin de pouvoir suivre simplement le nombre de personnes présentes dans vos bureaux chaque jour, Eurécia vous propose de mettre en place une règle automatique. Au-delà du seuil que vous aurez fixé, vos collaborateurs seront alertés.

 

Qui est concerné par cet article ?

 

Les administrateurs ou les gestionnaires RH.

 

Au programme dans cet article :

Pour pouvoir suivre simplement le nombre de personnes présentes, la première étape consistera à créer un type d'absence 'Présence au bureau'.

• Créer un type d'absence 'Présence au bureau'
• Mettre en place la contrainte

 

Créer un type d'absence 'Présence au bureau'

 Accès : Espace admin > Congés & Absences > Types de congés

 

 

Mais non ! Rien de plus simple ! C'est promis 😉 !

 

A noter :  Si vous avez une absence existante de type 'télétravail', il suffira de la dupliquer. L'absence 'Télétravail' et la 'Présence' ont des paramétrages similaires puisque dans les deux cas il s'agit de temps de travail effectif.

 

• je clique sur puis sur 'Dupliquer' ou sur  'Créer un nouveau type d'absence'
• je choisis :
  • la couleur planning pour identifier facilement mes 'présences' sur le planning congé
  • le code (facultatif) qui permet de faire le lien avec le fichier d'import 
  • le code planning (facultatif) : 2 caractères à faire apparaître sur le planning dans la case du jour de l'absence (ex. : PR)
  • la couleur de police code (facultatif) qui définit la couleur d'écriture du code planning 
  • et surtout la description qui est le nom de votre nouveau type d'absence : Présence sur lieu de travail / Présence au bureau / ...
• Je vérifie le reste du paramétrage :
  • Gestion de la période : année civile sans décalage
  • Mode de décompte :
    • jours ouvrés ou heures selon mon fonctionnement
    • pas des gestion des Jours Non Travaillés (je décoche les trois cases)
  • Mode de cumul
    • je coche la case 'Gestion des droits' si je veux activer et paramétrer l'alimentation automatique de mon compteur (facultatif). Par exemple, je coche la case si je veux que chaque collaborateur ait droit à 10 jours de présence sur site.
    • j'indique, si je le souhaite, un nombre minimum/maximum d'heures ou jours à poser
  • Titres restaurant : aucun impact
  • Export paie : ne pas cocher la case
  • Temps & Activités : il n'est pas forcément utile de faire apparaître cette présence dans les feuilles de temps et d'activité.
  • Autres paramètres :
    • Je coche la case 'pose réservée aux utilisateurs autorisés' si je souhaite que seuls les administrateurs puissent poser ce type d'absence
    • Je coche la case 'affichage confidentiel dans le planning' si je souhaite rendre confidentiel le motif de l'absence 
    • Je coche la case 'Compter comme travaillé' (en se référant à l'horaire de du salarié)
    • Je coche la case 'ne pas afficher de compteur pour ce type d'absence'
• J'enregistre
• Dans la fenêtre 'Assistant de paramétrage' qui s'ouvre, je rattache ma 'Présence' à tous les profils Congés concernés

Et voilà ! La présence est créée 👍 ! 

La seconde étape consistera à mettre en place une contrainte.

 

Fixer le nombre de demandes d'absences maximum

Accès : Espace admin > Congés & Absences > Contraintes

• Je clique sur '' pour ajouter une nouvelle règle,
• J'indique un nom qui apparaitra lorsque mes collaborateurs poseront une absence qui enfreint cette règle.
• Je sélectionne le type de contrainte 'Nb demandes absences maximum',
• Je choisis le type d'absence que je viens de créer (et d'autres si besoin),
• Dans la colonne 'Valeur', je détermine le nombre maximum de personnes qui peuvent être présentes simultanément. 
• Dans contrôle, je choisis si cette règle est déterminée à la journée (préconisé), à la semaine ou au mois.
• Je renseigne une période d'application si cette règle doit s'appliquer seulement sur une période de l'année ( je trouve toutes les informations sur le format attendu en cliquant sur le '').
• Je sélectionne les départements/ structures concernés par cette règle. Si je sélectionne 2 départements, le nombre de demande maximum s'appliquera pour les 2 départements indistinctement.
• Je peux aussi sélectionner les collaborateurs ou la liste personnalisée de collaborateurs concernés par cette règle. Il est par exemple possible de créer des listes personnalisées par bureau pour pouvoir définir dans chaque bureau, combien de personnes peuvent être simultanément présentes.
• Je détermine le mode de gestion :
  
  • alerte : un message d'alerte sera affiché mais l'absence pourra être soumise et validée.
  • bloquant : si les contraintes ne sont pas respectées, la demande congé ne sera pas possible.
• Je n'oublie pas d'enregistrer 😊 !

 

De cette façon, vous êtes assurée de respecter les protocoles sanitaires !

 

A noter :  Il existe d'autres types de contraintes, vous trouverez toutes les informations dans cet article : Instaurer des contraintes de pose des congés.

 

Mots clés concernés par cet article :

jauge - seuil - présence - absence - covid - législation - sanitaire - protocole - bureau - max - min - maximum - minimum - absent - présent