Cet article s'adresse à :
Module concerné :
Vous souhaitez changer le mode de décompte de vos congés et passer d'ouvrable à ouvré ? On vous explique comment faire !
Information importante – Accompagnement nécessaire selon le nombre d'utilisateurs
Cette opération peut être réalisée en autonomie pour les clients ayant 10 utilisateurs ou moins.
Au-delà de 10 utilisateurs, nous vous recommandons de vous faire accompagner par un consultant afin de sécuriser la bascule et d'éviter toute erreur dans la reprise des compteurs et des demandes de congés.
À retenir :
10 utilisateurs ou moins → vous pouvez réaliser la bascule en autonomie en suivant les étapes de ce guide.
Plus de 10 utilisateurs → contactez le Support pour demander à être accompagné dans la réalisation de cette opération (prestation payante).
Au programme dans cet article :
⚠️ Attention !
Cette opération est à réaliser obligatoirement à la fin de la période de cumul. Pour basculer les congés payés d'un mode à l'autre, il convient de réaliser la modification le 30 Mai et non après.
La différence jours ouvrables - jours ouvrés
Les jours ouvrables
Ils sont constitués des jours de la semaine sauf :
Le jour de repos hebdomadaire (habituellement le dimanche)
Les jours fériés légaux qui sont en général chômés (1er janvier, 1er mai, 8 mai, etc.)
Ainsi, dans une semaine classique, sans jours fériés, on compte 6 jours ouvrables. Le samedi n'est pas habituellement compté comme un jour de repos. Il s'agit donc d'un jour ouvrable, à décompter dans les jours de la semaine.
Les jours ouvrés
Contrairement aux jours ouvrables, ils sont synonymes de jours normalement travaillés dans l'entreprise.
En effet, lorsque l'entreprise est ouverte 5 jours par semaine (du lundi au vendredi), il y a 5 jours travaillés. Ainsi, les deux jours de repos hebdomadaires n'étant pas travaillés puisqu'ils correspondent au week-end, ils ne sont pas des jours ouvrés.
À noter : la distinction entre un jour ouvré et un jour ouvrable est importante pour comptabiliser les jours d'absence. Si le calcul est en jours ouvrables, le salarié bénéficie de 30 jours de congés payés chaque année pour inclure le décompte des samedis. Si le calcul est en jours ouvrés, le salarié bénéficie de 25 jours de congés payés par an.
Basculer sur un mode de calcul en jours ouvrés
Action à réaliser pour plus de facilité le 30 Mai ou 31 décembre en fonction de votre périodicité
Etape 1 : Export des compteurs pour mémoire
Il convient de réaliser un export de tous les compteurs CP en cours d'utilisation N-1 si non soldé, N et N+1
Accès : Congés & absences > Vue Manager > Compteurs équipe
Etape 2 : Export des demandes de CP posées dans le futur
Il convient de réaliser un export de toutes les demandes validées, à valider ou prévisionnelles posées sur les compteurs actifs et positionnées dans le futur.
Accès : Congés & absences > Vue Manager > Validation des demandes
je filtre sur le type d'absence CP
je positionne la période sur date début 01/06 ou 01/01 et date de fin le plus loin possible en fonction de l'anticipation de pose des absences CP
Je filtre sur les statuts validées, à valider et prévisionnelles
J'affiche
je clique sur le bouton icône 'Export Excel'
j'annule toutes les demandes contenues dans l'export via les action en masse (sans envoyer de mail de notification).
À noter : Il est possible que certaine demande de CP ne soit pas passé en paie le mois précédent, il advient donc de les annulée également. Elle seront à reposer pour assurer le bon décompte des Titres restaurant ainsi que les EVP du mois suivant.
Etape 3 : Dupliquer le type de congés
Accès : Espace Admin > Congés & Absences > Ouvrir Types de Congés
je duplique le type de congés
Sur le nouveau type de congés, je modifie le nom et le nombre de jours à cumuler : 25 au lieu de 30 pour un passage de jours ouvrables à jours ouvrés (2.0833 au lieu de 2.5 par mois), et inversement
j'enregistre : une popup apparaît proposant de rattacher ce nouveau type de congés aux différents profils congés existants
Etape 4 : Créé les nouveaux compteurs
Accès : Congés & absences > Vue Manager > Compteurs équipe
J'utilise le fichier transmis par le cabinet de paie ou mon fichier des compteurs exporté dans l'étape 1 avec les données converties.
Je peux renseigner le solde directement dans les droits acquis, ou je détail acquis et pris convertis.
Je fais bien attention à la notion de JNT (jour à prendre ou pris sur jour non travaillé) pour les temps partiels.
Etape 5 : Désactiver le type de congés précédent
Accès : Espace Admin > Congés & Absences > Ouvrir Profils de Congés
j'ouvre le ou les profils congés concernés
-
si cela n'a pas été fait précédemment, j'affecte le type de congés fraîchement dupliqué au(x) profil(s) congés concerné(s) :
j'insère une nouvelle ligne et sélectionner le type de congé récemment créé
je coche la case 'Actif' à gauche pour l'activer
je désactive le type de congés précédent en décochant la case 'actif' ou en supprimant totalement la ligne
j'enregistre
À noter : dans la nuit, l'application créera automatiquement les compteurs des utilisateurs concernés par ce(s) profil(s) de congés, et les alimentera de façon rétroactive en fonction de la date d'embauche de chaque salarié.
Etape 6 : Poser à nouveau les demandes
Accès : Congés & absences > Vue Manager > Validation des demandes
Je repose les demandes exportées et annulées précédemment, sur les nouveaux compteurs en cours (en jours ouvrés)
Mots clés : Type de congés · jours ouvrables · jours ouvrés · bascule · compteurs · profil congés · type d'absence
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