Comment activer et utiliser les justificatifs à valeur probante (nouvelle version)

La dématérialisation des justificatifs de notes de frais permet de convertir en PDF et d'horodater les documents justificatifs des dépenses professionnelles par un tiers de confiance.

Les justificatifs ont alors la même valeur légale que les documents originaux.

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme.

Petite précision 😊
Si les captures d’écran ne ressemblent pas à votre interface, vous utilisez peut‑être l'ancienne version des notes de frais.
Ne vous en faites pas, ça ne va pas tarder 😉

Notre équipe ne manquera pas de revenir vers vous très bientôt !

Pour accéder à l’article correspondant, cliquez ici : Paramétrage et fonctionnement des justificatifs à valeur probante

Paramétrer les justificatifs à valeur probante

Pour activer cette fonctionnalité sur Eurécia, rien de plus simple !

Accès : Nouvel Espace admin > Notes de frais > Paramètres avancés

Sous la rubrique Paramètres généraux des notes de frais, cocher la case 'Justificatifs à valeur probante'

Saisir une dépense avec un justificatif à valeur probante

Accès : Notes de frais > Mes notes de frais

Lors de l'enregistrement de la dépense, le champ 'référence du justificatif' sera automatiquement renseigné (il sera possible de le modifier).

Après avoir enregistré la dépense, si la mention , alors le justificatif a bien été authentifié
S'il apparaît en rouge alors l'authentification a échoué. Il convient de l'ajouter à nouveau, ou de reprendre en photo le justificatif. S'il n'est toujours pas authentifié, contacter le support Eurécia.

A noter : l'authentification des justificatifs à valeur probante est reconnue dans l'Union Européenne. Ces justificatifs authentifiés et horodatés peuvent être présentés lors d'un contrôle URSSAF.

Les formats de justificatifs autorisés

Vous trouverez tous les formats acceptés pour vos justificatifs de dépenses dans cet article 😊 : Formats de justificatifs autorisés dans les notes de frais

Rétroactivité et suppression

Pour authentifier les anciens justificatifs, il convient de les supprimer et de les réintégrer à chaque dépense. Il n'y a pas de rétroactivité, lors de l'activation de la fonction sur les justificatifs déjà intégrés dans les notes de frais.

Attention !

Si une dépense ou une note de frais est directement supprimée dans Eurécia, les justificatifs seront perdus.

A noter : certains fichiers au format PDF sont protégés par un mot de passe : l'authentification ne pourra pas avoir lieu. Ces fichiers ne pourront être signés électroniquement. Il convient d'ôter la protection pour authentifier ces justificatifs.

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement - dépenses pro - Frais professionnels - déplacement - justificatifs à valeur probante - pièces justificatives signées - signature électronique des factures - URSSAF - JVP