Cet article s'adresse à :
Module concerné :
La fonctionnalité de reconnaissance automatique des justificatifs permet de gagner du temps lors de la saisie d'une note de frais.
Le texte sur les pièces justifiant les dépenses est reconnu afin de pré-saisir la dépense. L'utilisateur n'a plus qu'à vérifier et compléter sa dépense.
Ainsi, l'OCR (Optical Character Recognition), ou reconnaissance optique de caractères, permet de traduire une image en texte.
Il est possible d'activer ou de désactiver la reconnaissance automatique des justificatifs de notes de frais (OCR) pour l'ensemble de vos collaborateurs d'un simple clic.
Au programme dans cet article :
📋 Bon à savoir
Si les captures d’écran ne ressemblent pas à votre interface, vous utilisez peut‑être l'ancienne version des notes de frais.
Ne vous en faites pas, ça ne va pas tarder 😉
Notre équipe ne manquera pas de revenir vers vous très bientôt !
Pour accéder à l’article correspondant, cliquez ici : Activer la reconnaissance automatique des justificatifs de notes de frais (OCR)
Activer l'OCR
Accès : Nouvel Espace admin > Notes de frais > Paramètres avancés
- Dans la rubrique 'Paramètres avancés', cochez la case 'Activer la reconnaissance automatique des notes de frais (OCR)' puis enregistrez :
Utiliser l'OCR
Accès : Notes de frais > Mes notes de frais ou Notes de frais > Vue manager
- Ajoutez une dépense
- Choisissez le type de dépense
- Ajoutez un justificatif à la dépense dans la zone prévue à cet effet
- Certains champs reconnus se remplissent automatiquement :
- Vérifier et compléter les autres informations demandées
- Enregistrer la dépense
Informations pouvant être reconnues par l’OCR
Les champs qui peuvent être pré-remplis sont :
- La date de la dépense
- Le Total TTC
- Le(s) montant(s) de TVA (les taux de TVA sont déterminés en fonction des montants)
- La devise de la dépense
Comment fonctionne l'OCR ?
L'OCR Eurécia se base sur des mots clés présents sur le justificatifs afin de déterminer le type d'information à récupérer. Par exemple, il va détecter les termes 'Restaurant', 'Déjeuner', 'Péage', etc.
Il recherche aussi la date, le montant TTC, la TVA et la devise.
Foire aux questions
L'ajout du justificatif après la saisie de la dépense va-t-il écraser la saisie manuelle ?
Oui.
Si l’utilisateur a déjà démarré la saisie de sa nouvelle dépense, l’ajout du justificatif lance la reconnaissance automatique du justificatif.
Puis-je relancer manuellement l'OCR ?
La reconnaissance automatique ne peut pas être directement relancée en mode manuel.
Seul l’ajout d’un justificatif dans une nouvelle dépense la déclenche.
Il est toutefois possible d'ajouter le justificatif à tout moment de la saisie.
L'OCR se lance-t-il pour les justificatifs globaux de la note de frais ?
Non, l'OCR ne se lance que sur les justificatifs présents dans chaque dépense.
Quels sont les formats reconnus ?
Les formats de fichier qui s'affichent à l'écran et bénéficie de l'OCR sont :
- JPG / JPEG
- PNG
- GIF / Animated GIF
- BMP
Le format PDF s'affiche correctement même s'il contient plusieurs pages, mais il ne bénéficie pas de la reconnaissance automatique.
La taille optimale d'une image est de 1024*768 et la taille maximale est de 4 Mo.
Les formats de date reconnus sont :
- 31-12-2025
- 31/12/2025
- 31.12.2025
- 31/12/25
- 31-12-25
- 31.12.25
- 31JAN25
- 31 janvier 2025
Mots clés associés à cet article :
OCR - justificatifs - reconnaissance - facturette - activer - désactiver - actif - notes de frais - montant - activation - désactivation - facture
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