Le suivi kilométrique des véhicules professionnels

Dans Eurécia, il est possible de suivre et de déclarer les kilomètres parcourus chaque mois à titre professionnel et personnel avec un véhicule professionnel.

 

Qui est concerné par cet article ?

 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Au programme dans cet article :

• Activer le suivi du kilométrage des véhicules professionnels
  • Kilométrage des véhicules professionnels
• Renseigner un véhicule professionnel à un salarié
  • Transport professionnel
• Renseigner le suivi kilométrique
• Extraire les suivis kilométriques de tous les salariés
  • Créer un export personnalisé
  • Exporter les données

 

Activer le suivi du kilométrage des véhicules professionnels

Accès : Espace Admin > Notes de frais > Ouvrir Profils et Regroupements

 

• Cliquer sur un profil existant ou sur 'Nouveau profil' pour en créer un
• Dans la section de droite s'affichent alors les paramètres du profil de notes de frais

 

Kilométrage des véhicules professionnels

Cette rubrique permet d'activer et de paramétrer le mode de suivi du kilométrage des véhicules professionnels pour les personnes ayant ce profil de notes de frais.

 

 

•  Cocher la case 'Activer le suivi' pour activer la fonctionnalité
• Cocher la case 'Saisie obligatoire' pour rendre obligatoire la saisie du kilométrage du véhicule au début et à la fin du trajet
• Cocher la case 'Kilométrage de début modifiable' pour permettre au salarié de modifier le kilométrage du véhicule lorsqu'il a débuté son trajet (c'est le kilométrage de fin de la note précédente qui est systématiquement repris). Avec ce mode, il n'est pas possible d'anticiper la création de note de frais. Il faut saisir les kilomètres parcourus de la notes de frais M avant de créer la note de frais M+1.
• Cocher la case 'Calculer les km personnels' pour :
  • Empêcher la saisie des champs Nombre de kms pro et Nombre de kms perso 
  • Calculer automatiquement la différence entre Relevé de compteur km début et Relevé de compteur km fin
  • Afficher le résultat du calcul dans 'Nombre de kms perso'
  • Alimenter les kms pros par les dépenses saisies de type 'Frais km' avec un barème kilométrique autre que 'kms personnels'
• Décocher la case 'Calculer les km personnels' pour :
  • Empêcher la saisie du champ Relevé de compteur km fin
  • Permettre la saisie de Nombre km pro et Nombre km perso
  • Calculer automatiquement Relevé de compteur km fin en additionnant Relevé de compteur km début + Nombre km pro + Nombre km perso
  • Afficher le résultat du calcul dans Relevé de compteur km fin
• Cocher la case 'Faire participer le salarié aux frais pour les km personnels' pour que le salarié participe financièrement aux km personnels effectués avec son véhicule professionnel. Par exemple, le salarié devrait 0.06 € / km. Dans ce cas, pour connaître le montant de la part du salarié, il faut :
  • Ajouter un type de dépense dans le profil de note de frais contenant dans la section Remboursement :
    • Type = Frais Km
    • Barème kilométrique = km personnels 
  • S'assurer qu'un barème kilométrique soit rattaché au modèle 'km personnels'
• Enregistrer

 

Renseigner un véhicule professionnel à un salarié

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et Utilisateurs > Fiche salarié

 

 

Transport professionnel

Dans l'onglet "emploi" de la fiche salarié :

• Cocher la case 'Titulaire véhicule professionnel'
  
• Sélectionner la 'Puissance fiscale du véhicule'
  
• Cliquer sur 'Enregistrer'

 

Renseigner le suivi kilométrique

Accès : Notes de frais > Mes notes de frais

 

Un nouvel encadré (calculés automatiquement ou alimentés manuellement) apparaît dans une dépense spécifique de la note de frais sous le nom de 'voiture pro'.

 

 

• Entrer les différentes valeurs:
  • Relevé compteur km début (repris sur le relevé de la note de frais précédente validée)
  • Relevé compteur km fin (calculé automatiquement)
  • Nombre km pro
  • Nombre km perso
• Enregistrer

 

Extraire les suivis kilométriques de tous les salariés

Créer un export personnalisé

 

Lorsque le suivi kilométrique est activé dans les notes de frais, de nouveaux champs sont disponibles dans les exports personnalisés.

 

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Export personnalisé

 

 

• Cliquez sur 'nouveau modèle d'export'
• Précisez le nom de votre export
• Choisissez le type d'export 'Notes de frais' et le format de votre export.
• Dans 'Construction de l'export', sélectionnez les champs que vous souhaitez voir apparaître:
  • Nom et prénom du salarié
  • Date de début et fin
  • Nombre de kms perso
  • Nombre de kms pro
  • relevé compteur début et fin
  • ...
• Sélectionnez les utilisateurs qui pourront voir cet export personnalisé
• Enregistrez

 

Exporter les données

Accès : Notes de frais > Vue manager

 

 

• Cliquer sur 'Export Excel'
  • Sélectionner l'export personnalisé 'Export_SuiviKM'
  • Télécharger
• Dans le fichier Excel, vous pouvez retrouver les relevés de compteur de début et de fin sur des périodes données. Vous pouvez également suivre le nombre de kilomètres 'perso' et 'pro'

 

 

 

Mots clés associés à cet article :

Suivi kilométrique - véhicules professionnels - activer le suivi - frais kilométriques - export personnalisé - renseigner un véhicule