Définir le barème kilométrique à appliquer

Eurécia propose de simplifier le calcul et la gestion des indemnités kilométriques.

En effet, grâce à Eurécia, il suffit d'entrer quelques informations afin que le calcul se fasse automatiquement et que les régularisations en cas de changement de tranche kilométrique s'opèrent seules.

 

 

Qui est concerné par cet article ?

 

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

 

Mais que dit la loi ?

Les frais kilométriques définissent les frais engagés lors de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Ils permettent donc à un dirigeant ou à un salarié, de se faire rembourser les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel, pour les besoins de son activité professionnelle.

Il est possible de bénéficier d’indemnités kilométriques en France à plusieurs conditions :

• Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société
• Les frais de déplacement doivent être dûment justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement)
• Les déplacements doivent avoir un caractère strictement professionnel
• Les indemnités kilométriques ne peuvent pas concerner le trajet domicile-travail

Un barème publié chaque année permet de calculer le montant des indemnités kilométriques à verser. Il tient compte du véhicule utilisé, du nombre de chevaux et de la distance parcourue durant l’année civile.

Les dépenses couvertes par les indemnités kilométriques sont :

• Le coût d’achat du véhicule et de ses équipements
• Les frais de carburant (essence, gasoil, etc.)
• La prime d’assurance annuelle
• Les frais d’entretiens (réparation, pneus, révision, etc.)

Ces frais ne peuvent donc en aucun cas être payés par la société en plus des indemnités kilométriques.

Les dépenses non couvertes par les indemnités kilométriques sont :

• Les frais de stationnement
• Les frais de péage

 

Paramétrage

Appliquer le barème kilométrique officiel français avec les régularisations automatiques

Accès : Espace admin > Notes de frais > Profils et regroupements

 

A noter : le barème Eurécia est mis à jour automatiquement en fonction des publications de l'URSSAF.

 

• Cliquer sur le profil de notes de frais concerné
• Choisir le type de dépense 'Frais kilométriques'
• Aller à la section 'Remboursement'
  • Type : choisir 'Frais km'
  • Barème kilométrique : choisir 'EURECIA - Barème kilométrique français avec régularisations automatiques (auto, moto, cyclo)'
• Enregistrer

A noter : dans la fiche de chaque salarié, il est nécessaire de préciser les moyens de transport utilisés.

 

Accès : Annuaire salarié > Ouvrir la fiche salarié > Onglet Infos personnelles

• Aller à la rubrique 'Moyens de transports personnels'
• Chaque véhicule que le salarié utilise doit être déclaré, avec au minimum, le type de véhicule et le nombre de chevaux fiscaux :

 

 

Appliquer un barème autre que le barème officiel français

Assistance Dans le cas où un barème spécifique doit être appliqué (salariés effectuant des trajets dans d'autres pays par exemple), contacter le support Eurécia pour demander la création d'un nouveau modèle de rattachement pour chaque type de barème applicable.

 

Une fois le modèle de rattachement en place, il convient de paramétrer les taux applicables.

Ces taux peuvent varier en fonction du type de véhicule utilisé (auto, moto, etc.), du nombre de kilomètres effectués dans l'année civile ou sur le trajet, de la date du trajet, du nombre de chevaux fiscaux.

Si un autre barème s'applique avec d'autres conditions, créer un nouveau barème et le rattacher au même modèle :Créer un barème kilométrique spécifique.

Si l'autre barème concerne un pays différent par exemple, alors le rattacher à un autre modèle de rattachement.

Ensuite, pour appliquer ces barèmes kilométriques :

Accès : Espace admin > Notes de frais > Ouvrir Profils et regroupements

• Cliquer sur le profil de notes de frais concerné
• Choisir le type de dépense 'Frais kilométriques'
• Aller à la section 'Remboursement'
  • Type : choisir 'Frais km'
• • Barème kilométrique : choisir le nom du modèle de rattachement qui convient
• Enregistrer

 

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement - dépenses pro - Frais professionnels - déplacement - empreinte carbone - calcul - Frais KM - Frais kilométriques - Distance kilométrique - barème de remboursement - coefficient