Définir le barème kilométrique à appliquer

Eurécia propose de simplifier le calcul et la gestion des indemnités kilométriques.

En effet, grâce à Eurécia, il suffit d'entrer quelques informations afin que le calcul se fasse automatiquement et que les régularisations en cas de changement de tranche kilométrique s'opèrent seules.

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

Mais que dit la loi ?

Les frais kilométriques définissent les frais engagés lors de l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Ils permettent donc à un dirigeant ou à un salarié, de se faire rembourser les frais liés à l’utilisation de son véhicule personnel, pour les besoins de son activité professionnelle.

Il est possible de bénéficier d’indemnités kilométriques en France à plusieurs conditions :

• Le véhicule utilisé ne doit pas être immatriculé au nom de la société
• Les frais de déplacement doivent être dûment justifiés (date, lieu, nombre de kilomètres réalisés et nom des clients concernés par le déplacement)
• Les déplacements doivent avoir un caractère strictement professionnel
• Les indemnités kilométriques ne peuvent pas concerner le trajet domicile-travail

Un barème publié chaque année permet de calculer le montant des indemnités kilométriques à verser. Il tient compte du véhicule utilisé, du nombre de chevaux et de la distance parcourue durant l’année civile.

Les dépenses couvertes par les indemnités kilométriques sont :

• Le coût d’achat du véhicule et de ses équipements
• Les frais de carburant (essence, gasoil, etc.)
• La prime d’assurance annuelle
• Les frais d’entretiens (réparation, pneus, révision, etc.)

Ces frais ne peuvent donc en aucun cas être payés par la société en plus des indemnités kilométriques.

Les dépenses non couvertes par les indemnités kilométriques sont :

• Les frais de stationnement
• Les frais de péage

Paramétrage

Appliquer le barème kilométrique officiel français avec les régularisations automatiques

Accès : Nouvel Espace admin > Notes de frais > Types de dépenses

• Ouvrir le type de dépense 'Frais kilométriques'
• Sous la rubrique 'Remboursement'
  • Type de remboursement : choisir 'Frais km'
  • Barème kilométrique : choisir 'Barème kilométrique français avec régularisations automatiques (auto, moto, cyclo)'
• Enregistrer

Accès : Annuaire salarié > Ouvrir la fiche salarié > Onglet Infos personnelles

• Aller à la rubrique 'Moyens de transports personnels'
• Chaque véhicule que le salarié utilise doit être déclaré, avec au minimum, le type de véhicule et le nombre de chevaux fiscaux :

Appliquer un barème autre que le barème officiel français

Si vous appliquez un barème différent du barème de l'URSSAF, vous pouvez ajouter des indemnités kilométrique personnalisées. 

Chaque indemnité kilométrique sera rattaché au barème spécifique, vous pourrez ensuite paramétrer les taux applicables.

Ces taux peuvent varier en fonction du type de véhicule utilisé (auto, moto, etc.), du nombre de kilomètres effectués dans l'année civile ou sur le trajet, de la date du trajet, du nombre de chevaux fiscaux.

Si un autre barème s'applique avec d'autres conditions, créer une nouvelle indemnité kilométrique et la rattacher au même barème : Créer un barème kilométrique spécifique.

Ensuite, pour appliquer ces barèmes kilométriques : 

Accès : Nouvel Espace admin > Notes de frais > Types de dépenses

• Choisir le type de dépense 'Frais kilométriques' concerné

• Aller à la section 'Remboursement'

  • Type : choisir 'Frais km'

• Barème kilométrique : choisir le barème spécifique ou un autre nom du barème kilométrique (si plusieurs barèmes spécifiques existent) qui convient

• Enregistrer

Mots clés associés à cet article :

Note de frais - Remboursement - dépenses pro - Frais professionnels - déplacement - empreinte carbone - calcul - Frais KM - Frais kilométriques - Distance kilométrique - barème de remboursement - coefficient