Depuis février 2021, les salariés utilisant un véhicule électrique pour leurs déplacements professionnels peuvent se bénéficier d'un barème spécifique.
Le montant des frais de déplacement déductibles est majoré de 20 % par rapport aux barèmes des autres véhicules thermiques.
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Vous avez déjà mis en place un barème spécifique pour les véhicules électriques ? Il est préférable de continuer son utilisation jusqu'à la fin de l'année afin d'éviter les régularisations. |
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs d'Eurécia et les comptables
Au programme dans cet article :
- Quelques infos !
- Cas d'usage 1 : Appliquer le barème Urssaf standard pour tous les véhicules
- Cas d'usage 2 : Appliquer le barème Urssaf standard pour les thermiques et +20 % pour les électriques
- Cas d'usage 3 : Appliquer le barème Urssaf standard pour les thermiques et un barème personnalisé pour les électriques
- Cas d'usage 4 : Appliquer des barèmes personnalisés spécifiques
Quelques infos !
Les barèmes forfaitaires du prix de revient kilométriques sont applicables aux véhicules motorisés utilisés par les salariés ayant opté pour les frais réels pour déduire de leurs revenus leurs frais de déplacement entre leur domicile et leur lieu de travail.
Ils peuvent aussi être également utilisés par l'employeur pour déterminer le montant des indemnités kilométriques versées aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels, en franchise d'impôt et de cotisations sociales.
Cas d'usage 1 : appliquer le même barème Urssaf standard pour les véhicules thermiques et électriques
Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'activer la gestion des véhicules électriques car il n'y a aucune distinction de remboursements entre les deux.
Vous pouvez donc conserver votre fonctionnement actuel.
Dans les fiches salariés > onglet Infos personnels, les collaborateurs choisiront 'voiture' qu'il s'agisse d'un véhicule électrique ou d'un véhicule thermique.
Cas d'usage 2 : appliquer le barème Urssaf standard pour les thermiques et la majoration de 20 % pour les électriques
Accès : Espace admin > Notes de frais > Paramètres avancés
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- Je coche la case dédiée pour activer la gestion des véhicules électriques :
- Dans les fiches salariés > onglet Infos personnels, les collaborateurs auront la possibilité de choisir entre véhicules électriques et véhicules thermiques. Par défaut, tous les véhicules pré renseignés seront considérés comme 'thermiques'.
Dans les notes de frais, lorsqu'un véhicule électrique est sélectionné pour déclarer une dépense, le barème Urssaf majoré de 20% sera automatiquement appliqué.
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Si un véhicule est déjà enregistré dans la fiche salarié de votre collaborateur et afin de ne pas générer une régularisation depuis le 1er Janvier de l'année cours, il vous faudra ajouter un véhicule et non modifier l'existant ! Si vous modifiez le véhicule existant en véhicule électrique, la plateforme recalculera l'ensemble des frais kilométriques depuis le début de l'année et appliquera une majoration de 20% à toutes ces dépenses. |
Cas d'usage 3 : appliquer le barème Urssaf standard pour les thermiques et un barème personnalisé pour les électriques
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1/ Activer la gestion des véhicules électriques
Accès : Nouvel Espace admin > Notes de frais > Paramètres avancés
Je coche la case dédiée pour activer la gestion des véhicules électriques :
2/ Créer un barème spécifique 'véhicules électriques'
Accès : Nouvel Espace admin > Notes de frais > Barèmes kilométriques
- Je crée une nouvelle indemnité kilométrique spécifique pour les véhicules électriques en cliquant sur 'Ajouter',
- J'indique le nom de l'indemnité kilométrique
- Je choisis le barème kilométrique spécifique.
- Je choisi 'Voiture électrique' dans 'Type de véhicule'
- Je sélectionne Sans régularisation (par trajet) comme calcul de l'indemnisation
- J'active les puissance fiscales et je renseigne le coefficient multiplicateur
- J'enregistre.
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Astuce : Il est possible de créer plusieurs indemnités pour les véhicules électriques en fonction des tranches kilométriques. Dans ce cas:
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3/ Créer deux types de dépenses
Accès : Nouvel Espace admin > Notes de frais > Types de dépenses
- Frais kilométriques (voiture thermique) : rattacher le Barème kilométrique standard de l'Urssaf
- Frais kilométriques (voiture électrique) : rattacher le barème kilométrique spécifique précédemment créé
4/ Identifier des véhicules électriques
- Dans les fiches salariés > onglet Infos personnels, les collaborateurs auront la possibilité de choisir entre véhicules électriques et véhicules thermiques. Par défaut, tous les véhicules pré-renseignés seront considérés comme 'thermiques'.
- J'enregistre.
Et voilà 😊! Les frais de déplacement avec des véhicules thermiques seront remboursés selon le barème classique et pour les véhicules électriques votre barème spécifique sera appliqué.
Cas d'usage 4 : appliquer des barèmes personnalisés spécifiques
A noter : Cette procédure fonctionnera si vous appliquez déjà des barèmes spécifiques et personnalisés à votre société. |
1/ Activation de la gestion des véhicules électriques
Accès : Nouvel Espace admin > Notes de frais > Paramètres avancés
Je coche la case dédiée pour activer la gestion des véhicules électriques :
2/ Création du barème spécifique 'véhicules électriques'
Accès : Nouvel Espace admin > Notes de frais > Barèmes kilométriques
- Je crée un nouveau barème kilométrique spécifique pour les véhicules électriques en cliquant sur '
',
- J'indique le nom de mon barème dans 'Description'.
- Je choisis mon barème spécifique déjà utilisé pour calculer les frais kilométriques des véhicules thermiques.
(En cas de doute, vous trouverez cette informations dans le type de dépense 'Frais kilométriques').
- Je choisis le type de véhicule électrique concerné.
- Je peux aussi renseigner la date d'application et/ou le kilométrage concerné.
- Je renseigne mon coefficient multiplicateur par chevaux fiscaux et par kilomètres.
- J'enregistre.
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Astuce : Il est possible de créer plusieurs indemnités pour les véhicules électriques en fonction des tranches kilométriques. Dans ce cas:
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3/ Identification des véhicules électriques
- Dans les fiches salariés > onglet Infos personnels, les collaborateurs auront la possibilité de choisir entre véhicules électriques et véhicules thermiques. Par défaut, tous les véhicules pré-renseignés seront considérés comme 'thermiques'.
- J'enregistre.
Et voilà 😊 ! Les frais de déplacement sont désormais calculés automatiquement selon vos barèmes personnalisés.
Mots clés associés :
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