Crear o modificar un perfil de notas de gastos

El perfil de notas de gastos permite definir las modalidades de introducción y de reembolso de una nota de gasto. También agrupa los tipos de gastos posibles, cada uno con su único parámetro pero también contiene sus propios parámetros.

Cada empleado puede tener uno o varios perfiles de notas de gastos.

Por ejemplo, un representante de ventas se desplaza para visitar cliente tendrá un perfil 'Representantes de ventas' que le permitirá invitar personas externas a su empresa cuando va al restaurante, y un perfil 'Formación' que utilizara para declarar sus gastos cuando esta en formación, y que no le dará esta posibilidad.

 

¿A quiénes se refiere este artículo?

Los administradores como responsables de la configuración de la plataforma Eurécia.

 

Crear o modificar un perfil

Acceso: Espacio Admin > Notas de gastos > Perfiles y grupos

• Haga clic en un perfil existente o en 'Nuevo perfil' para crear uno
• En la sección de la derecha aparecen los parámetros del perfil de notas de gastos

Información general

Esta sección le permite introducir un nombre al perfil. 

• Haga clic en la bandear al lado del nombre para traducirlo en otras lenguas.
• Rellenar un código : es útil para la importación de los empleado para asignarles un perfil y en caso de importación de configuración.
• La casilla Archivado tendrá que ser marcada cuando ya no se utilizara el perfil

Frecuencia de la introducción de la nota de gastos

Esta sección permite de configurar la frecuencia de creación de las notas de gastos.

• Elija la frecuencia de la introducción: esto permite determinar el periodo:
  • Mensual : el empleado seleccionara el mes concernido por su nota de gastos (el primer día del mes al ultimo)
  • Semanal : el empleado seleccionara la semana concernida por su nota de gastos (del lunes al domingo)
  • Libre : el empleado introducirá las fechas que desea cuando creara una nota de gastos
• Si la frecuencia es mensual o semanal, marque la casilla 'Creación automática de notas de gastos' y rellenar 'Número de notas de gastos' a crear por anticipación. Las notas se crearan automáticamente, vacías, los empleados solo tendrán que rellenarlas. Por ejemplo, si el numero es '2'; el software creara automáticamente la nota del mes y las de los meses por venir.
• Rellenar 'Núm. máximo al mes' para evitar que los empleados crean varias notas en vez de agrupar los gastos en una o dos notas de gastos.

 

Introducción de los gastos

Esta sección permite de configurar las modalidades de la introducción de los gastos.

• Información para mostrar e introducir por gasto : marque la casilla para definir cuales elementos podrán o tendrán que ser rellenados por el empleado cuando introducirá un gasto entre:
  • La descripción: titulo del gasto en complemento del tipo de gesto (por ejemplo, el nombre del restaurante)
  • Un comentario : complemento de información por rellenar por el empleado
  • Refacturable : si los gastos pueden ser facturados por otra persona (clientes, proveedor) el valor introducido por los usuarios sera disponibles en algunos importaciones.
• Controles : permite configurar restricciones y opciones
  • Retraso máximo (en días) : permite definir el numero de días que el empleado tiene para introducir su gasto en relación con la fecha del gasto (por ejemplo, si el retraso máximo es de 10 días, el empleado que va al restaurante el 10 de Enero tendrá hasta el 20 de Enero para introducir su gasto, después de esta fecha, tendrá que pedir a su manager de introducir el gasto por el).
  • Tolerancia para la entrada de IVA (en %) : permite limitar los errores cuando el IVA esta rellenado manualmente por el empleado, verificando la coherencia entre el importe de IVA, el importe IVA incluido y el porcentaje de IVA (una tolerancia de 3 % es bastante para redondear los céntimos)
• Justificantes con valor probatorio: permite autenticar los justificantes para acordarles un valor legal y deshacerse de los justificantes en formato papel.

 

Kilometraje de vehículos profesionales

Esta sección permite configurar el método de seguimiento del kilometraje de los vehículos profesionales para las persones asignadas a este perfil de notas de gastos.

• Marcar la casilla 'Activar el seguimiento' para activar la funcionalidad'
• Los campos siguiente (calculados automáticamente o alimentados manualmente) aparecen en un gasto especifico de la nota de gastos:
  • Indicación del cuentakilómetros km inicio
  • Indicación del cuentakilómetros km fin
  • Número de km profesional 
  • Número de km personal

• Marcar 'Introducción obligatoria' para que la introducción del kilometraje sea obligatorio an inicio y a al final del trayecto
• Marcar 'Kilometraje de inicio modificable' para permitir al empleado de modificar el kilometraje del vehículo cuando a iniciado su trayecto (es el kilometraje al final de la nota anterior el que se utiliza sistemáticamente)
• Marcar 'Calcular los km personales' para :
  • Impedir la introducción de los campos número de km profesional y número de km personal
  • Calcular automáticamente la diferencia entre indicación del cuentakilómetros km inicio y indicación del cuentakilómetros km fin
  • Mostrar el resultado del calculo en 'número de km personal'
  • Alimentar los kms profesionales par los gastos introducido en 'Gastos km' con un baremo kilométrico otro que 'km personales'
• Anular la marca 'Calcular los km personales' para :
  • Impedir la introducción del campo indicación del cuentakilómetros km fin
  • Permitir la introducción de número de km profesional y número de km personal
  • Calcular automáticamente indicación del cuentakilómetros km fin adicionando indicación del cuentakilómetros km inicio + número de km profesional + número de km personal
  • Mostrar el resultado del calculo de indicación del cuentakilómetros km fin
• Marcar 'Hacer que el trabajador participe en los gastos para los km personales' para que el empleado participe desde el punto de vista financiero a los km realizados con su vehículo profesional. Por ejemplo, el empleado tendría que devolver 0.06 € / km. En este caso, para conocer el importe de la parte del empleado, tendría que:
  • Añadir un tipo de gasto en el perfil de notas de gastos conteniendo en la sección Reembolso:
    • Tipo = Gastos Km
    • Baremo kilométrico = km personales 
  • Asegurarse que un baremo kilométrico sea relacionado al modelo 'kms personales'

 

Opciones de visualización de la nota de gastos

Es posible definir si algunos elementos deben aparecer en la nota de gastos.

• En 'Elementos para mostrar' :
  • Marcar 'Mostrar el resumen del descuento de la cotización social'. Esta cotización esta calculado si el empleado es beneficiario de vales de comidas y que los gastos de tipo 'Desayuno' están configurados para deducir esta cotización social del importe del gasto por reembolsar.
  • Marcar 'Mostrar el campo de referencia' para permitir la introducción de una información complementaria que concierne la totalidad de la nota de gastos.
• En 'Elementos modificables' marcar 'Caballos fiscales vehículo personal ' si el usuario puede modificar el numero de caballos fiscales' de su vehículo en la nota de gastos para los gastos de tipo 'gastos km' (si non, tendrá que rellenar un su fiche del empleado sur vehículos personales)

 

Impresión

Es posible de definir si algunos elementos deben aparecer durante la impresión de las notas de gastos. I

Marcar las casilla siguientes :

• Mostrar los gastos con una cantidad de impuestos incluidos de cero : para mostrar los gastos aunque el importe para reembolsar sea 0
• Etapas de validación : para mostrar las informaciones del circuito de validación de la nota de gastos
• Justificantes : para impremir por defecto todos los justificantes con la referencia correspondiente
• Mostrar la información de uso contable : para mostrar el IVA recuperable y los totales por cuenta de carga, de IVA
• Casillas de firma : cuando se pide una firma 
• Mapa Google Maps : para también imprimir los mapas cuando los trayectos han sido introducidos vía direcciones de de inicio y de fin

 

Una vez rellenadas todas las secciones, es imperativo guardar haciendo clic en 'Guardar'.

Para añadir tipos de gastos en el perfil, pro favor consulte este articulo: Crear o modificar un tipo de gasto.

 

Palabras clave asociadas a este artículo:

Notas de gastos - Reembolso de los gastos profesionales - Gastos profesionales - gastos de viajes - colaborador - mostrar - opciones - introducción de gastos - configuración - imprimir - perfil - gastos