Utilidad y creación de un grupo

Eurécia permite de agrupar varios tipos de gastos en un solo grupo.

¿A quién va dirigido este artículo?

A los administradores como responsables de la configuración de la plataforma Eurécia.

Utilidad de los grupos

La noción de grupo permite reunir los tipos de gastos de varios perfiles de notas de gastos para clasificarlos, filtrarlos, obtener informes consolidados, definir límites comunes y llevar a cabo controles multifuncionales.

Nota: no es necesario realizar grupos para tipos de gastos que llevan el mismo nombre que están en perfiles diferentes, porque están automáticamente agrupadas en los informes.

Ejemplo de grupo :

El grupo 'Comida' que reúne los gastos 'Restaurante mediodía', 'Restaurante noche', 'Desayuno' ...
El grupo 'Transporte' que reúne todos los medios de transporte 'Avión', 'Tren', 'Metro' ...

Nota : un mismo tipo de gasto puede pertenecer a varios grupos. Un grupo reúne varios tipos de gastos de un mismo perfil de notas de gastos.

Crear un grupo

Acceso: Espacio Admin > Notas de gastos > Perfiles y grupos > Grupos

Haz clic en una agrupación que ya existe o un 'Nueva agrupación' para crear una

Información general

En 'Descripción' rellena el nombre de la agrupación: es visible para los usuarios y debes informarles de su utilidad (haz clic en la bandera para introducir el nombre en otros idiomas).
Rellena un código : debe ser único, es útil para las importaciones de configuración
La casilla 'Archivado' tendrá que estar marcada cuando este quede obsoleto.

Función

Selecciona una o varias funciones para esta agrupación:

Visualización de la entrada - Agrupación en la lista de los tipos de gasto al introducir una nota de gastos : permite agrupar la visualización de los gastos en las notas de gastos cuando se selecciona el tipo de gasto. En el ejemplo a bajo, se puede ver las agrupaciones 'Comida' y 'Transporte':

Límite común - Limitación del reembolso con respecto al total de varios gastos : permite aplicar límites de reembolso para un conjunto de gastos que estén en el mismos perfil de notas de gastos o un diferentes perfiles. Todos los gastos del empleado serán analizados para calcular el importe a reembolsar. Cuando esta función está activada, la tabla de límites aparece.
Análisis de datos - Puesta en común de los datos para su análisis : permite filtrar fácilmente los datos en los menús de análisis de los gastos e informes.
Control de invitados - Bloquear las invitaciones recíprocas : permite controlar que un empleado A no declare el mismo día que otro empleado B, si A invitó y pagó por B. Este parámetro, es útil para realizar controles cuando los empleados no tienen todos el mismo perfil.

Tipos de gastos asociados

Esta tabla permite definir el tipo de gastos que están en el grupo. Se pueden seleccionar tantos tipos de gastos como sea necesario.

Para seleccionar un tipo :

Haz clic en
Selecciona un perfil
Selecciona un tipo de gasto
Para añadir un otro tipo, haga clic

Límites

Esta sección solo aparece si 'Límite común - Limitación del reembolso con respecto al total de varios gastos' ha sido marcado.

Los límites permiten limitar los importes por reembolsar. Un límite es el importe máximo que no puede ser sobrepasado en un gasto.

Puedes definirlo en diferentes niveles :

Del tipo de gasto y que solo haga referencia a este gasto.
Dl grupo y entonces, será aplicada a los gastos de un grupo: aparece entonces en cada uno de los gastos en cuestión

La tabla de los límites permite definir varios tipos de límites:

Por gasto : se aplica cada vez que el gasto ha sido seleccionado, independientemente de los otros gastos. Los invitados pueden estar incluidos.
Por día : se aplica en la suma de los gastos de este tipo realizados durante el día
Por semana: se aplica en la suma de los gastos de este tipo realizados durante la semana
Por mes : se aplica en la suma de los gastos de este tipo realizados durante el mes
Se puede combinar varios tipos de límites (un límite por gasto y un límite mensual por ejemplo)

Haz clic para añadir un límite en la agrupación :

Entra el nombre del límite: aparecerá en las notas de gastos si se sobrepasa el límite
Selecciona la zona : si el límite solo se aplica en una zona en particular, si no, déjalo vacío
En 'Participantes' añade las personas se verán afectadas por el límite:
- Emisor de la nota : el límite se aplica al empleado que ha creado la nota
- Por invitado, emisor incluido : el límite se multiplica por el número de invitados + 1 (para el emisor)
- Por invitado, emisor excluido : el límite se multiplica por el número de invitados
En 'Presupuesto' rellena el importe del límite y su divisa, y el tipo de gasto
Si pone 'Por día' puedes marcar 'Compensación' para que los límites que se aplican en cada tipo de gasto sean re-evaluados durante el día y para que se quiten los límites de cada tipo de gasto.
En 'Inicio / Fin', rellena las fechas del límite (opcional)
Añade otro límite si es necesario
Haz clic en 'Guardar'

Palabras clave asociadas a este artículo:

Notas de gastos - Reembolso de los gastos profesionales - Gastos profesionales - gastos de viajes - agrupaciones - limites - gastos - invitados - internas - grupos - perfiles