Changer le profil congés d’un salarié

Dans Eurécia, un profil congés est attribué à chaque salarié. Il définit à quels types d'absences il a droit.

Un salarié change de statut professionnel, de convention collective ? Un collaborateur passe de temps partiel à temps plein ou inversement ? Un employé passe au statut cadre avec RTT ?

Il peut être nécessaire de l'affecter à un autre profil congés.

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme Eurecia en tant que responsables du paramétrage.

 

Actions préparatoires

Lorsqu'un collaborateur change de profil congés, deux cas de figure sont possibles sur les différents types de congés :

• Certains types restent les mêmes (exemple des CP) : Eurécia gère la bascule automatique
• Certains types changent (exemple : passage de RTT 8 jours à RTT 20 jours) : Eurécia rend inactif les compteurs qui ne sont pas présents dans le nouveau profil congés ; il convient alors de réaffecter les droits précédemment acquis dans les nouveaux compteurs

 

Visualiser les types de congés qui ne sont pas les mêmes

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Ouvrir Profils congés et absences

• Comparer le profil actuel du salarié avec son futur profil
• Noter les types de congés qui diffèrent

 

Annuler les absences à venir

Accès : Module Congés et absences >Vue manager > Validation des demandes

• Sélectionner le salarié concerné
• Filtrer sur le ou les types d'absences qui n'existeront pas dans le futur profil (ex. : RTT 8j)
• Sélectionner le statut ' Tous' pour afficher toutes les demandes d'absences
  Positionner le filtre 'Début' sur la date du jour au format afin de n'afficher que les demandes futures
• Cliquer sur 'Afficher'
• Noter les absences à venir
• Cliquer sur le bouton 'Actions' en tête de tableau
• Sélectionner tous les éléments
• Cliquer sur 'Annuler'

A noter : ces demandes seront posées de nouveau une fois le profil congés changé.

 

Attribuer le nouveau profil congés au salarié

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs > Ouvrir la fiche du salarié

• Aller dans l'onglet 'règles'
• Dans la rubrique 'Congés & Absences', attribuer le nouveau profil au salarié ; cette action rend inactifs les compteurs absents du nouveau profil
• Enregistrer la fiche du salarié

Attention !  Si le nouveau profil congés donne accès au salarié à des types d'absences inédits (exemple : le salarié a désormais droit aux RTT), le compteur ne se créera que dans la nuit, lors du passage de la tâche automatisée.

 

Reporter les soldes sur les nouveaux compteurs

Accès : Congés et absences > Vue manager > Compteurs équipe

• A l'aide des filtres, sélectionner le salarié concerné
• Sélectionner le type d’absence qui n'existe pas dans le nouveau profil congés (dans l'exemple, sélectionner RTT 8 jours)
• Positionner le filtre 'Compteurs' sur 'Tous' pour afficher les compteurs actifs et inactifs
• Les compteurs inactifs apparaissent : s'il reste un solde supérieur à 0 sur l'un de ces compteurs, il suffit de le dupliquer :
  • Passer la souris sur les trois points noirs à gauche du nom du salarié sur la ligne concernée
  • Dans la fenêtre 'Copie de l'état des compteurs', choisir le nouveau type de congés (RTT 20 jours dans l'exemple) qui héritera du solde de l'ancien compteur
  • Renseigner le champ 'Commentaire de régularisation'
  • Contrôler et modifier les droits acquis du nouveau compteur si nécessaire
  • Enregistrer
• Il convient de répéter l'opération pour chaque solde de compteur à récupérer

 

Solder les compteurs devenus inactifs

Accès : Congés et absences > Vue manager > Compteurs équipe

Il est recommandé de soldes les compteurs devenus inactifs afin d'éviter toute confusion et de prévenir un éventuel changement de profil congés dans le futur.

• A l'aide des filtres, sélectionner le salarié concerné
• Sélectionner le type d’absence qui n'existe pas dans le nouveau profil congés (dans l'exemple, sélectionner RTT 8 jours)
• Positionner le filtre 'Compteurs' sur 'Inactifs'
• Les compteurs inactifs apparaissent : s'il reste un solde supérieur à 0 sur l'un de ces compteurs et que celui-ci a été basculé sur un nouveau type de congés, cliquer dessus pour ouvrir le compteur
• Modifier les droits pris pour qu'ils soient égaux aux droits acquis : le solde sera alors à 0
• Renseigner le champ 'Commentaire régularisation'
• Enregistrer le compteur

 

Recréer les demandes sur les nouveaux compteurs

Accès : Congés et absences > Vue manager > Validation des demandes

• Filtrer sur le salarié concerné
• Choisir le type d’absence qui est devenu inactif (dans l'exemple : RTT 8 jours)
• Sélectionner le statut 'Tous' pour afficher les demandes d'absences annulées précédemment
• Renseigner la date du jour dans le filtre 'Début' afin de n'afficher que les demandes futures
• Dupliquer les demandes qui avaient été annulées pour les recréer plus facilement et sans risque d’erreur de recopie :
  • Dans chaque absence dupliquée, modifier le type d'absence pour choisir le nouveau (exemple : RTT 20 jours), ou tout autre type d'absence dans lequel il reste des jours au salarié
  • Pour éviter d'envoyer un email au salarié lors de la validation, cocher la case 'Ne pas envoyer d'email de notification'
  • En fonction du statut de la demande initiale, cliquer sur 'Valider' si elle était déjà acceptée par son responsable, sur 'Soumettre à validation' si elle était en attente d'acceptation ou sur 'Enregistrer' dans le cas d'une demande prévisionnelle
• Répéter l'opération pour chaque type d'absence devenu inactif

 

Mots clés associés à cet article :

Profils congés et absences - salarié - compteurs équipe - Types de congés et absences - demandes de congés - changement statut - reporter droits