Paramétrer un type d'absence ou de congés (nouveau)

Module concerné :

Au programme dans cet article :

• Les catégories de types d'absences
  • Le principe : pré-remplissage et pré-paramétrage
  • Les six catégories disponibles
  • Les sections affichées selon la catégorie
• Paramétrer un type d'absence : l'exemple de la catégorie « Autre »
  • Créer un type d'absence
  • Informations générales
  • Période et modalités d'acquisition
  • Modalités de prise
  • Ancienneté
  • Forfait jours
  • Validation de l'absence
  • Liens avec les autres modules
  • Export paie
• Reclasser un ancien type « Autre »
• À retenir

Les catégories de types d'absences

Le principe : pré-remplissage et pré-paramétrage

Lors de la création d'un nouveau type d'absence, vous pouvez choisir sa catégorie. Ce choix a deux effets :

• Le pré-paramétrage : la catégorie décide des sections et des champs affichés dans le formulaire. Les champs qui n'ont pas de sens pour la catégorie sont masqués et il n'est pas possible de les afficher pour la catégorie choisie. 

  Exemple : un arrêt de travail n'a pas de compteur de droits, la section "Période" n'apparaît donc pas. Si vous avez besoin d'une absence avec une gestion de compteur de droits, alors la catégorie "arrêt de travail" ne conviendra pas à cette situation.

   

• Le pré-remplissage : à la création, certains champs visibles sont pré-remplis avec les valeurs les plus courantes pour la catégorie choisie. Vous pouvez bien sûr modifier ces valeurs avant d'enregistrer.

  Exemple : pour la catégorie "congés annuels", un décalage N-1 et un préavis de 3 jours seront préremplis.

➡️ Les sections du formulaire peuvent donc changer d'une catégorie à l'autre : certaines sont complètes, d'autres partielles, d'autres absentes.

Les six catégories disponibles

Voici la liste des catégories disponibles et de leurs principales caractéristiques :

• Congés annuels et repos : la gestion de la période, le compteur de droits et le décalage N-1 sont activés. C'est la seule catégorie où un profil rattaché reçoit automatiquement les périodes N-1, N et N+1 (avec compteur de droits). Pas de justificatif ni de pose dans le passé.

  Exemple : congés payés, RTT...

   

• Arrêts de travail : pas de solde, les sections Période, Ancienneté et Forfait jours disparaissent. Le type est rattaché à tous les profils dès sa création. Le justificatif est demandé (message d'alerte), la pose dans le passé est possible et la validation automatique n'existe pas.

  Exemple : maladie, accident du travail...

   

• Congés exceptionnels et spéciaux : presque tout est visible, seuls le décalage et le fractionnement disparaissent. Il n'y a pas de gestion de la période par défaut : Eurécia enregistre donc un compteur unique (sans N-1 / N / N+1). Activez la gestion de la période si vous voulez un type posable sans solde. Le justificatif est demandé (message d'alerte) et aucun profil n'est rattaché.

  Exemple : événements familiaux...

   

• CET : compteur unique, sans période ; la section Période disparaît. Pour l'ancienneté, seul l'accès peut être conditionné (pas d'acquisition de jours selon l'ancienneté). Pas de forfait jours, de fractionnement, de justificatif ni de pose dans le passé.

   

• Télétravail : l'absence est comptée comme travaillée et n'est pas déduite du temps théorique. Dans l'annuaire, le collaborateur apparaît avec le libellé du type et non « Absent ». Pas d'options sur les jours non travaillés, de justificatif, de décalage ni d'acquisition selon l'ancienneté.

   

• Autre : tout est visible et aucune valeur métier n'est pré-remplie : c'est le comportement de l'ancien écran. Tous les types créés avant la refonte sont dans cette catégorie. C'est aussi la seule catégorie modifiable après coup (voir Reclasser un ancien type « Autre »).

Les sections affichées selon la catégorie

Paramétrer un type d'absence : l'exemple de la catégorie « Autre »

Pour détailler tous les paramètres, nous allons nous concentrer sur la catégorie « Autre », car c'est la catégorie qui offre le plus de possibilités. Toutes les sections sont disponibles et aucune valeur métier n'est pré-remplie. 🙂

Dans les autres catégories, certains de ces champs seront masqués ou déjà renseignés (voir les sections affichées selon la catégorie).

Créer un type d'absence

Accès : Espace Admin (nouveau) > Congés et absences > Types de congés

• Je clique sur ' ' pour créer un nouveau type d'absence
• Je choisis la catégorie « Autre » (ou une autre catégorie qui correspond davantage à votre besoin)
• Je peux aussi dupliquer un type d'absence existant en cliquant sur '...' à droite du type d'absence que vous souhaitez dupliquer.

Informations générales

• Nom du type d'absence : vous pouvez renseigner le nom de votre type d'absence (exemple : "Congés payés"). Cet intitulé sera visible partout (lors de la pose du congé, dans les profils congés, sur les compteurs associés, dans les exports...). Vous pouvez également y ajouter une traduction en cliquant sur le logo ' '.
• Code (pour import) : c'est l'information que vous utiliserez pour faire des imports associés.
• Catégorie : vous pouvez choisir la catégorie de votre type d'absence parmi les 6 proposées.

• Description : vous pouvez renseigner des informations complémentaires à votre type d'absence. Ces informations seront visibles lors de la pose d'une absence. Vous pouvez également y ajouter une traduction en cliquant sur le logo ' '.

   

• Profils rattachés : dans ce menu déroulant, vous retrouverez tous vos profils congés existants et vous pouvez associer votre type d'absence à un profil congés. Si vous avez besoin de créer un nouveau profil congés, vous pouvez enregistrer l'absence et faire le lien dans un second temps. Au besoin, vous pouvez consulter cet article à ce sujet : Créer ou modifier un profil de congés et absences

   

• Affichage dans la plateforme : 
  • Couleur et code dans le planning : c'est la couleur qui sera visible depuis le planning congés lorsqu'un collaborateur aura posé cette absence. Le code sera également visible dans le planning congés (exemple : "CP").
  • Affichage confidentiel : permet de définir si cette absence est confidentielle, ou non, dans le planning congés notamment. Les absences confidentielles sont indiquées comme "autres absences" et seuls les administrateurs, les responsables de validation, les managers hiérarchiques et le collaborateur concerné sont autorisés à voir le motif d'une absence confidentielle. 

  • Statut dans l'annuaire : statut qu'aura le collaborateur dans l'annuaire lorsqu'il posera ce type d'absence.

     

• Options : 
  • Pose réservée aux administrateurs ou autres profils autorisés : permet de réserver la pose de cette absence uniquement aux profils utilisateurs autorisés. 
  • Afficher dans la synthèse des soldes de congés : permet de définir si le solde de cette absence est visible, ou non, depuis l'espace "mon solde" de la page d'accueil, et depuis la page de pose d'une absence.
  • Ne pas afficher de compteur pour ce type d'absence : permet de masquer le compteur associé à ce type d'absence pour tout le monde.
  • Considérer comme un arrêt de travail (initial ou prolongation) : permet de définir si ce type d'absence est apparenté à un arrêt de travail (exemple : accident du travail, maladie…). Si cette case est cochée, elle supprime la gestion de la période et le compteur de droits associé.

Période et modalités d'acquisition

• Gestion de la période : permet de définir une période annuelle pour ce type d'absence (exemple : du 1er juin au 31 mai), qui détermine les périodes N-1, N et N+1. Les congés payés, les RTT, la récupération en ont usuellement besoin, tandis que les absences maladie en revanche ne nécessitent pas nécessairement une gestion de période. Si la gestion de période n'est pas activée, les paramétrages suivants ne sont pas disponibles.

   

• Période d'acquisition : 

  • Jour de début de période et premier mois de la période : Permet de choisir le jour et le mois de début de la période d'acquisition. C'est également cela qui définit la date de début des compteurs associés. Exemple : si vous indiquez ici le "1" et "juin", alors votre période débutera le premier juin et se terminera le 31 mai, tout comme la période du cumul des compteurs associés. 

     

• Compteur de droits : solde de jours acquis par le collaborateur, qui pourra être alimenté de façon automatique ou manuelle. Il ne peut être désactivé qu'avec une gestion de la période et le type d'absence se pose alors sans solde prédéfini (exemple : les absences maladie). Si la gestion d'un compteur n'est pas activée, les paramétrages suivants ne sont pas disponibles.

   

• Modalités d'acquisition : elles dépendent de la gestion d'une période et d'un compteur de droits. Vous trouverez une version simplifiée, mais vous pouvez détailler les incrémentations en cliquant sur "Afficher le tableau de cumul" en dessous.
  • NB de jours total : définir le nombre de jours acquis mensuellement ou de façon hebdomadaire ; il est possible de fixer la date de cumul ainsi que le nombre acquis ; si aucune incrémentation n'est programmée, il est possible d'alimenter manuellement le compteur
  • Période de cumul : permet de choisir une fréquence d'incrémentation mensuelle ou hebdomadaire.
  • Jour de cumul : permet de définir le jour du mois où l'incrémentation a lieu et, si la fréquence est hebdomadaire, de sélectionner le jour de la semaine souhaité.

  • RAZ accumulation : cette option est visible si vous affichez le détail du tableau de cumul. Elle permet de définir une remise à zéro du compteur avant son alimentation. Exemple : si vous avez une incrémentation de 5 jours tous les mois et que vous ne souhaitez pas que ces jours se cumulent de mois en mois, vous pouvez cocher une RAZ à chaque mois afin que le compteur se solde avant d'ajouter les prochains jours.

     

• Règle de proratisation pour les entrées/sorties : définit le mode de calcul du prorata de congés à attribuer à un salarié qui arrive ou part en cours de mois. Par défaut, le système appliquera une règle en jours calendaires réels, mais voici tous les choix possibles :
  • Jours calendaires moyens
  • Jours calendaires réels
  • Jours ouvrables moyens
  • Jours ouvrables réels
  • Jours ouvrés moyens

  • Jours ouvrés réels

     

• Arrondi automatique : permet d'activer en fin de période l'arrondi automatique des droits acquis à l'entier supérieur. Exemple :
  • Avant arrondi et avant date de fin de cumul :
    
    

  • Après date de fin de cumul et arrondi :

    

    Une ligne d'historisation apparaîtra dans les compteurs concernés, comme ceci :

    

Modalités de prise

• Décompte en : permet de définir le mode de décompte pour cette absence. Cela a un lien avec le mode de décompte choisi dans l'horaire de travail des collaborateurs. Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article : Créer ou modifier un horaire de travail
  • Jours ouvrés
  • Jours calendaires
  • Jours ouvrables

  • Heures

     

• Options jours non travaillés :
  • recalculer automatiquement les dates lors de la pose : permet d'activer la gestion des jours non travaillés et de prolonger automatiquement l'absence jusqu'à la reprise du travail lors de la pose.
  • Respecter l'obligation du décompte minimum des jours non travaillés : imposer au salarié de poser au minimum l'intégralité du nombre de jours non travaillés qu'il doit poser.

  • Respecter l'obligation du décompte maximum des jours non travaillés : interdire au salarié de poser plus de jours non travaillés que ce qu'il doit poser.

     

• Décalage entre acquisition et prise du compteur : permet de poser sur les jours acquis l'année précédente (N-1), pour les congés payés par exemple. Ce paramétrage n'est possible qu'avec une gestion de la période et d'un compteur de droits.

   

• Absence comptée comme travaillée : permet de définir si ce type d'absence est assimilé ou non à du temps de travail effectif. Si oui, vous avez alors la possibilité de définir un autre horaire de travail sur lequel poser cette absence dans le champ "Se référer à la séquence". Si non, alors vous pouvez préciser le paramétrage en fonction de : 
  • Déduire du temps théorique travaillé : permet de déduire des jours/heures du temps de travail théorique prévu. Exemple : votre collaborateur doit effectuer 35 h de travail hebdomadaire, s'il pose une journée de 7 heures d'absence maladie déduite du théorique, alors il ne devra effectuer que 28 h de travail hebdomadaire.
  • Inclure pour le calcul des heures supplémentaires : permet de définir si les jours/heures passés sur l'absence participent au déclenchement des heures supplémentaires.

  • Inclure dans les heures effectuées des salariés annualisés/modulés : permet de définir si les jours/heures passés sur l'absence sont comptabilisés dans les heures effectuées des salariés annualisés/modulés.

     

• Préavis : impose au collaborateur le respect d'un délai de X jour(s) entre le jour où il pose la demande et le jour du début de l'absence. Deux choix sont possibles :
  • Bloquant : le collaborateur est averti et la saisie est impossible

  • Non bloquant : l'utilisateur est averti mais peut tout de même saisir son absence et la soumettre à validation. Le responsable de validation a une info-bulle sur la demande à valider indiquant que l'absence concernée ne respecte pas le préavis paramétré.

     

• Renonciation au fractionnement : cocher cette case avertira le salarié, selon l'absence qu'il souhaite poser, que celle-ci le privera de ses droits aux jours de fractionnement. Cela permet d'afficher la case "Renoncer au fractionnement" lors de la pose d'une absence entre le 1er mai et le 31 octobre.

   

• Justificatif demandé : permet au système de demander un justificatif d'absence lors de la saisie de l'absence concernée. Si ce paramétrage est activé, il y a plusieurs choix possibles : 
  • Message d'alerte lors de la soumission à validation : l'utilisateur peut saisir son absence et la soumettre à validation, mais une alerte avertira de l'absence de justificatif.
  • Message d'alerte lors de la soumission et bloquant à la validation : l'utilisateur peut saisir son absence et la soumettre à validation, mais une alerte avertira de l'absence de justificatif au moment de la validation et celle-ci est impossible.

  • Message bloquant dès la soumission à validation : l'utilisateur est averti et l'envoi en validation est impossible.

     

Dans la partie "Plus d'options", vous trouverez : 

• Nombre de jours minimum dans une même demande : permet de définir la durée minimale autorisée pour pouvoir poser cette absence. 
• Absence par tranche de : permet de définir par tranche de combien de jours/heures l'absence peut être posée (exemple : le champ est à 0.5 jours, la pose peut être de 0.5, 1, 1.5, 2, 2.5... ; le champ est à 1, la pose peut être de 1, 2, 3... ; le champ est à 5, la pose peut être de 5, 10, 15...). 
• Nombre de jours consécutifs maximum autorisés : permet de plafonner le nombre de jours/heures consécutifs de cette absence. 

• Nombre de jours total maximum autorisé en prise sur une période : définit le plafond de jours/heures autorisés par période pour ce type d'absence. 

   

• Autoriser à poser dans le passé : permet d'autoriser la pose de ce type d'absence dans le passé pour tous les profils utilisateurs. Lorsque cette case n'est pas cochée, ce droit peut varier en fonction de vos profils utilisateurs.

   

• Configurer des jours de prolongation : permet d'accorder un délai supplémentaire après la fin de période d'acquisition pour poser les absences restantes dans le compteur associé (exemple : vous pouvez définir une période d'acquisition du 1er juin au 31 mai, et prolonger la prise des jours/heures acquis de 30 jours supplémentaires).

• Autoriser des jours négatifs : permet aux salariés de poser temporairement plus de jours qu'ils n'en ont dans leur compteur selon le nombre défini.

   

• Restreindre la durée de vie des droits : ce paramétrage n'est possible que sur 365 jours maximum.

  • En jours calendaires ou en jours ouvrés.
  • Date de début de vie pour les bascules d'heures supplémentaires : permet de définir si le système base son calcul sur la date de transfert ou date de fin de la feuille de temps.

   

• Recréditer le vendredi décompté en cas de samedi férié : à ce sujet, veuillez consulter notre article dédié si vous souhaitez plus d'information : Restituer un vendredi décompté en cas de samedi férié

Ancienneté

• Conditionner l'accès selon l'ancienneté : permet de définir le nombre de mois d'ancienneté minimum dans la société pour pouvoir poser ce type d'absence. Tant que l'ancienneté n'est pas atteinte, le type n'apparaît pas pour le collaborateur.
• Acquérir des jours selon l'ancienneté : permet d'attribuer des jours supplémentaires par paliers d'ancienneté. Cette option est disponible uniquement avec une gestion de la période et d'un compteur de droits actifs.

Toutes les informations concernant le paramétrage des jours d'ancienneté sont disponibles ici : Paramétrer les jours d'ancienneté

Forfait jours

• Comptabiliser comme : permet de définir le mode de prise en compte de l'absence pour les collaborateurs indiqués au forfait jours depuis leur contrat de travail. Voici les choix possibles :
  • Une présence : l'absence est comptée comme travaillée et est valorisée avec le nombre d'heures de l'horaire de travail du salarié
  • Une absence sans gestion des demi-journées : l'absence est comptée comme une absence, peu importe si elle est de 1 jour ou 0.5 jour, et la journée entière est décomptée.
  • Une absence avec gestion des demi-journées : l'absence est comptée comme une absence mais si 0.5 jour est posé, c'est bien 0.5 jour qui sera décompté.

Validation de l'absence

• Mode de validation :
  • Circuit de validation : permet au collaborateur de demander la validation de son absence auprès de son responsable de validation.

  • Auto validation : le collaborateur peut valider lui-même sa demande de congé.

     

• Mode d'annulation : nous proposons également un article à part à ce sujet au besoin : Définir le circuit d'annulation des demandes de congés
  • Circuit de validation : permet au collaborateur de demander l'annulation d'une demande déjà validée auprès du manager.
  • Non autorisé (sauf admin) : le collaborateur ne peut pas demander l'annulation de son absence auprès de son manager.
  • Auto annulation (jours futurs et passés) : le collaborateur peut annuler son absence par lui-même, qu'elle soit dans le passé ou dans le futur.

  • Auto annulation (uniquement les jours dans le futur) : le collaborateur peut annuler son absence par lui-même uniquement pour les jours dans le futur.

     

• Activer la validation automatique : permet de valider automatiquement la demande X jours avant le départ en congés dans le cas où celle-ci n'a toujours pas été validée. Le champ "Nb jours" permet de renseigner le nombre de jours souhaités précédant le début de l'absence.

   

• Activer la délégation : en cas d'absence de ce type, les demandes de congé de tous types seront envoyées à son délégué. Pour paramétrer une délégation, veuillez consulter notre article sur le sujet : Déléguer les demandes de validation des salariés en mon absence

   

• Envoyer un mail lors de la validation/annulation d'une absence : permet d'alerter systématiquement une ou plusieurs personnes dès qu'une absence est validée ou annulée.
• Joindre le justificatif au mail : permet d'ajouter le justificatif de l'absence au mail de notification.

Liens avec les autres modules

Titres restaurant

• Impact sur les titres resto : 
  • Prive du droit au titre resto : permet de déduire des titres restaurant en cas d'absence pour ce type de congés. Si la case est cochée, la cellule "Pour toute absence d'au moins" apparaît et vous pouvez préciser en fonction des choix suivants : 
  • Journée
  • Demi-journée
  • Quart de journée
• Donne droit au titre resto : permet d'ajouter un titre restaurant lorsque cette absence est posée (exemple : l'absence "Déplacement" posée sur un samedi et un dimanche donnera deux titres restaurant en plus au collaborateur).
• Aucun impact : ne déduit et n'ajoute aucun titre restaurant au collaborateur, le système se base alors sur ce qui est prévu initialement par l'horaire et le planning congés (jour travaillé = 1 titre restaurant ; jour de repos = 0 titre restaurant). Exemple : l'absence "Télétravail".

Temps & Activités

• Définir comme compteur cible potentiel pour la gestion des heures supplémentaires : permet de définir le compteur de ce type d'absence comme une potentielle cible pour les transferts d'heures supplémentaires. Pour plus d'infos, rendez-vous dans l'article : Gestion des heures supplémentaires sur Eurécia
• Faire apparaitre dans les feuilles de temps : permet de faire apparaitre le type d'absence dans les feuilles de temps. 

Notes de frais

• Empêcher la saisie d'une dépense en cas d'absence sur une journée entière : le collaborateur ne pourra pas saisir de dépense s'il a été absent pour ce type d'absence durant la journée entière.

Formations

• Utiliser pour la pose dans le module formation : dès qu'un collaborateur est inscrit à une session, vous pouvez créer une absence « Formation » qui est automatiquement créée dans son planning congés pour les dates concernées. À l'inverse, toute désinscription ou annulation de session supprime automatiquement cette absence. Pour en savoir plus à ce sujet, rendez-vous dans l'article : Gérer le plan de formation dans Gestion formation

Export paie

• Exporter vers la paye : permet de prendre en compte ce type d'absence dans les fichiers Excel d'export du module "Préparation paie", et dans vos grilles de paie.
• Code : à indiquer en fonction de votre logiciel de paie. Pour cette partie, vous pouvez vous rapprocher de votre prestataire paie.

SILAE :

La case "Envoyer la quantité" apparaît et peut être cochée : 

• Si elle est cochée, la durée de l'absence sera alors envoyée vers SILAE lors de l'envoi de vos absences depuis vos grilles EVP. 
• Si elle n'est pas cochée, seules les dates de début et de fin des absences seront envoyées.

Reclasser un ancien type « Autre »

Tous les types d'absences créés avant la refonte sont en catégorie « Autre ». C'est la seule catégorie que vous pouvez changer sur un type déjà enregistré, pour le ranger dans l'une des cinq autres catégories.

Comment ça marche

Pour chaque paramètre du type d'absence, Eurécia regarde s'il existe encore dans la nouvelle catégorie :

• Il existe : il est conservé tel quel.
• Il n'existe plus et il était activé ou renseigné : il est perdu, c'est-à-dire remis à sa valeur par défaut. Une fenêtre de confirmation le liste.
• Il n'existe plus mais il était déjà désactivé : rien ne change.

S'il y a au moins un paramètre perdu, une fenêtre de confirmation s'affiche : Confirmer applique le changement, Annuler ne touche à rien. Sinon, la catégorie change tout de suite, sans message.

Quelques valeurs changent aussi sans être signalées dans cette fenêtre (décalage N-1, compteur de droits imposé...).

Rien n'est enregistré avant le clic sur « Enregistrer ». Ensuite, la catégorie est verrouillée.

Les valeurs par défaut de la nouvelle catégorie ne sont pas appliquées lors d'un reclassement : elles ne servent qu'à la création d'un type. Seules les valeurs actuelles comptent. 

À retenir

• La catégorie ne change qu'une fois, et seulement depuis « Autre ». À la création, vous pouvez en changer librement (le formulaire est réinitialisé). Ensuite, elle est verrouillée.
• Les valeurs par défaut ne s'appliquent qu'à la création. Reclasser un type ne pré-remplit rien. En « Arrêts de travail », il faut cocher soi-même « Considérer comme un arrêt de travail ».
• Rattacher un profil ne suffit pas toujours. Hors « Congés annuels et repos » avec compteur, il faut autoriser les périodes N-1, N, N+1 dans le profil.
• Supprimer un type est définitif. Ses compteurs et toutes ses absences, passées comprises, sont supprimés. Archiver est souvent plus sûr.
• Changer le mode de décompte ne recalcule rien. Les absences et compteurs existants restent tels quels.

Glossaire

• Catégorie : famille du type d'absence : Congés annuels et repos, Arrêts de travail, Congés exceptionnels et spéciaux, CET, Télétravail ou Autre.
• Profil congés : ensemble de types disponibles pour un groupe de collaborateurs. Un type n'est posable que s'il est rattaché au profil.
• Gestion de la période : période annuelle du type (ex. du 1er juin au 31 mai) qui définit N-1, N et N+1. Sans période, le type a un compteur unique, comme un CET, sauf s'il est considéré comme un arrêt de travail.
• Compteur de droits : solde de jours acquis par le collaborateur. On ne peut s'en passer qu'avec une gestion de la période : le type se pose alors sans solde.
• Décalage N-1 : on pose sur les jours acquis l'année précédente. N'existe qu'avec une période et un compteur actifs.
• Arrêt de travail : case qui, cochée, supprime la période et le compteur de droits. Elle n'est cochée automatiquement qu'à la création d'un type « Arrêts de travail ».
• Champ masqué : champ absent du formulaire pour la catégorie. Sa valeur est imposée et ne peut pas être modifiée.

Mots clés : Type · absence · congés · catégorie · reclasser · changer de catégorie · pré-remplissage · paramétrage · créer · modifier · profil · CP · RTT · télétravail · CET · arrêt de travail · maladie · congés exceptionnels · autre · compteur