Dans Eurécia, un profil congés est attribué à chaque salarié. Il définit à quels types d'absences il a droit.
Un salarié change de statut professionnel, de convention collective ? Un collaborateur passe de temps partiel à temps plein ou inversement ? Un employé passe au statut cadre avec RTT ?
Il peut être nécessaire de l'affecter à un autre profil congés.
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs de la plateforme Eurécia en tant que responsables du paramétrage.
Au programme dans cet article :
- Actions préparatoires
- Attribuer le nouveau profil congés au salarié
- Solder les compteurs devenus inactifs
Actions préparatoires
Lorsqu'un collaborateur change de profil congés, deux cas de figure sont possibles sur les différents types de congés :
- Certains types restent les mêmes (exemple des CP) : Eurécia gère la bascule automatique
- Certains types changent (exemple : passage de RTT 8 jours à RTT 20 jours) : Eurécia rend inactif les compteurs qui ne sont pas présents dans le nouveau profil congés ; il convient alors de réaffecter les droits précédemment acquis dans les nouveaux compteurs
Visualiser les types de congés qui ne sont pas les mêmes
Accès : Espace Admin > Congés et absences > Ouvrir Profils congés et absences
- Je compare le profil actuel du salarié avec son futur profil
- je note les types de congés qui diffèrent
Annuler les absences à venir
Accès : Module Congés et absences >Vue manager > Validation des demandes
- Je sélectionne le salarié concerné
- Je filtre sur le ou les types d'absences qui n'existeront pas dans le futur profil (ex. : RTT 8j)
- Je sélectionne le statut ' Tous' pour afficher toutes les demandes d'absences
Positionner le filtre 'Début' sur la date du jour au format afin de n'afficher que les demandes futures - Je clique sur 'Afficher'
- Je note les absences à venir ou je réalise un export excel
- Je clique sur le bouton 'Actions' en tête de tableau
- Je sélectionne tous les éléments
- Je clique sur 'Annuler'
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Attribuer le nouveau profil congés au salarié
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs > Ouvrir la fiche du salarié
- Je vais dans l'onglet 'Règles'
- Dans la rubrique 'Congés & Absences', j'attribue le nouveau profil au salarié ; cette action rend inactifs les compteurs absents du nouveau profil
- J'enregistre la fiche du salarié
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Si le nouveau profil congés donne accès au salarié à des types d'absences inédits (exemple : le salarié a désormais droit aux RTT), le compteur ne se créera que dans la nuit, lors du passage de la tâche automatisée. |
Reporter les soldes sur les nouveaux compteurs
Accès : Congés et absences > Vue manager > Compteurs équipe
- A l'aide des filtres, je sélectionne le salarié concerné
- Je sélectionne le type d’absence qui n'existe pas dans le nouveau profil congés (dans l'exemple, sélectionner RTT 8 jours)
- Je positionne le filtre 'Compteurs' sur 'Tous' pour afficher les compteurs actifs et inactifs
- Les compteurs inactifs apparaissent : s'il reste un solde supérieur à 0 sur l'un de ces compteurs, il suffit de le dupliquer :
- Je passe la souris sur les trois points noirs à gauche du nom du salarié sur la ligne concernée
- Dans la fenêtre 'Copie de l'état des compteurs', je choisis le nouveau type de congés (RTT 20 jours dans l'exemple) qui héritera du solde de l'ancien compteur
- Je renseigne le champ 'Commentaire de régularisation'
- Je contrôle et modifie les droits acquis du nouveau compteur si nécessaire
- J'enregistre
- Il convient de répéter l'opération pour chaque solde de compteur à récupérer
Solder les compteurs devenus inactifs
Accès : Congés et absences > Vue manager > Compteurs équipe
Il est recommandé de soldes les compteurs devenus inactifs afin d'éviter toute confusion et de prévenir un éventuel changement de profil congés dans le futur.
- A l'aide des filtres, je sélectionne le salarié concerné
- Je sélectionne le type d’absence qui n'existe pas dans le nouveau profil congés (dans l'exemple, sélectionner RTT 8 jours)
- Je positionne le filtre 'Compteurs' sur 'Inactifs'
- Les compteurs inactifs apparaissent : s'il reste un solde supérieur à 0 sur l'un de ces compteurs et que celui-ci a été basculé sur un nouveau type de congés, je clique dessus pour ouvrir le compteur
- Je modifie les droits pris pour qu'ils soient égaux aux droits acquis : le solde sera alors à 0
- Je renseigne le champ 'Commentaire régularisation'
- J'enregistre le compteur
Recréer les demandes sur les nouveaux compteurs
Accès : Congés et absences > Vue manager > Validation des demandes
- Je filtre sur le salarié concerné
- Je choisis le type d’absence qui est devenu inactif (dans l'exemple : RTT 8 jours)
- Je sélectionne le statut 'Tous' pour afficher les demandes d'absences annulées précédemment
- Je renseigne la date du jour dans le filtre 'Début' afin de n'afficher que les demandes futures
- Je duplique les demandes qui avaient été annulées pour les recréer plus facilement et sans risque d’erreur de recopie :
- Dans chaque absence dupliquée, je modifie le type d'absence pour choisir le nouveau (exemple : RTT 20 jours), ou tout autre type d'absence dans lequel il reste des jours au salarié
- Pour éviter d'envoyer un email au salarié lors de la validation, je coche la case 'Ne pas envoyer d'email de notification'
- En fonction du statut de la demande initiale, je clique sur 'Valider' si elle était déjà acceptée par son responsable, sur 'Soumettre à validation' si elle était en attente d'acceptation ou sur 'Enregistrer' dans le cas d'une demande prévisionnelle
- Je répète l'opération pour chaque type d'absence devenu inactif
Mots clés associés à cet article :
Profils congés et absences - salarié - compteurs équipe - Types de congés et absences - demandes de congés - changement statut - reporter droits
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