Changer le profil congés d’un salarié

Dans Eurécia, un profil congés est attribué à chaque salarié. Il définit à quels types d'absences il a droit.

Un salarié change de statut professionnel, de convention collective ? Un collaborateur passe de temps partiel à temps plein ou inversement ? Un employé passe au statut cadre avec RTT ?

Il peut être nécessaire de l'affecter à un autre profil congés.

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme Eurécia en tant que responsables du paramétrage.

 

Au programme dans cet article :

• Actions préparatoires
  • Visualiser les types de congés qui ne sont pas les mêmes
  • Annuler les absences à venir
• Attribuer le nouveau profil congés au salarié
  • Reporter les soldes sur les nouveaux compteurs
  • Solder les compteurs devenus inactifs
• Solder les compteurs devenus inactifs

 

 

Actions préparatoires

Lorsqu'un collaborateur change de profil congés, deux cas de figure sont possibles sur les différents types de congés :

• Certains types restent les mêmes (exemple des CP) : Eurécia gère la bascule automatique
• Certains types changent (exemple : passage de RTT 8 jours à RTT 20 jours) : Eurécia rend inactif les compteurs qui ne sont pas présents dans le nouveau profil congés ; il convient alors de réaffecter les droits précédemment acquis dans les nouveaux compteurs

 

Visualiser les types de congés qui ne sont pas les mêmes

Accès : Espace Admin > Congés et absences > Ouvrir Profils congés et absences

• Je compare le profil actuel du salarié avec son futur profil
• je note les types de congés qui diffèrent

 

Annuler les absences à venir

Accès : Module Congés et absences >Vue manager > Validation des demandes

• Je sélectionne le salarié concerné
• Je filtre sur le ou les types d'absences qui n'existeront pas dans le futur profil (ex. : RTT 8j)
• Je sélectionne le statut ' Tous' pour afficher toutes les demandes d'absences
  Positionner le filtre 'Début' sur la date du jour au format afin de n'afficher que les demandes futures
• Je clique sur 'Afficher'
• Je note les absences à venir ou je réalise un export excel
• Je clique sur le bouton 'Actions' en tête de tableau
• Je sélectionne tous les éléments
• Je clique sur 'Annuler'

A noter : ces demandes seront posées de nouveau une fois le profil congés changé.

 

Attribuer le nouveau profil congés au salarié

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Salariés et utilisateurs > Ouvrir la fiche du salarié

• Je vais dans l'onglet 'Règles'
• Dans la rubrique 'Congés & Absences', j'attribue le nouveau profil au salarié ; cette action rend inactifs les compteurs absents du nouveau profil
• J'enregistre la fiche du salarié

Attention !  Si le nouveau profil congés donne accès au salarié à des types d'absences inédits (exemple : le salarié a désormais droit aux RTT), le compteur ne se créera que dans la nuit, lors du passage de la tâche automatisée.

 

Reporter les soldes sur les nouveaux compteurs

Accès : Congés et absences > Vue manager > Compteurs équipe

• A l'aide des filtres, je sélectionne le salarié concerné
• Je sélectionne le type d’absence qui n'existe pas dans le nouveau profil congés (dans l'exemple, sélectionner RTT 8 jours)
• Je positionne le filtre 'Compteurs' sur 'Tous' pour afficher les compteurs actifs et inactifs
• Les compteurs inactifs apparaissent : s'il reste un solde supérieur à 0 sur l'un de ces compteurs, il suffit de le dupliquer :
  • Je passe la souris sur les trois points noirs à gauche du nom du salarié sur la ligne concernée
  • Dans la fenêtre 'Copie de l'état des compteurs', je choisis le nouveau type de congés (RTT 20 jours dans l'exemple) qui héritera du solde de l'ancien compteur
  • Je renseigne le champ 'Commentaire de régularisation'
  • Je contrôle et modifie les droits acquis du nouveau compteur si nécessaire
  • J'enregistre
• Il convient de répéter l'opération pour chaque solde de compteur à récupérer

 

Solder les compteurs devenus inactifs

Accès : Congés et absences > Vue manager > Compteurs équipe

Il est recommandé de soldes les compteurs devenus inactifs afin d'éviter toute confusion et de prévenir un éventuel changement de profil congés dans le futur.

• A l'aide des filtres, je sélectionne le salarié concerné
• Je sélectionne le type d’absence qui n'existe pas dans le nouveau profil congés (dans l'exemple, sélectionner RTT 8 jours)
• Je positionne le filtre 'Compteurs' sur 'Inactifs'
• Les compteurs inactifs apparaissent : s'il reste un solde supérieur à 0 sur l'un de ces compteurs et que celui-ci a été basculé sur un nouveau type de congés, je clique dessus pour ouvrir le compteur
• Je modifie les droits pris pour qu'ils soient égaux aux droits acquis : le solde sera alors à 0
• Je renseigne le champ 'Commentaire régularisation'
• J'enregistre le compteur

 

Recréer les demandes sur les nouveaux compteurs

Accès : Congés et absences > Vue manager > Validation des demandes

• Je filtre sur le salarié concerné
• Je choisis le type d’absence qui est devenu inactif (dans l'exemple : RTT 8 jours)
• Je sélectionne le statut 'Tous' pour afficher les demandes d'absences annulées précédemment
• Je renseigne la date du jour dans le filtre 'Début' afin de n'afficher que les demandes futures
• Je duplique les demandes qui avaient été annulées pour les recréer plus facilement et sans risque d’erreur de recopie :
  • Dans chaque absence dupliquée, je modifie le type d'absence pour choisir le nouveau (exemple : RTT 20 jours), ou tout autre type d'absence dans lequel il reste des jours au salarié
  • Pour éviter d'envoyer un email au salarié lors de la validation, je coche la case 'Ne pas envoyer d'email de notification'
  • En fonction du statut de la demande initiale, je clique sur 'Valider' si elle était déjà acceptée par son responsable, sur 'Soumettre à validation' si elle était en attente d'acceptation ou sur 'Enregistrer' dans le cas d'une demande prévisionnelle
• Je répète l'opération pour chaque type d'absence devenu inactif

 

Mots clés associés à cet article :

Profils congés et absences - salarié - compteurs équipe - Types de congés et absences - demandes de congés - changement statut - reporter droits