Créer un nouveau type d'entretiens

Eurécia permet de définir plusieurs types d'entretiens : entretiens annuels, entretiens professionnels, point mensuel, rapport d'étonnement,...

Pour chaque type de campagne, vous pourrez personnaliser votre questionnaire, le circuit de validation et les caractéristiques. Vous manquez d'inspiration ou vous avez besoin d'aide pour préparer vos questionnaires ? Nos experts RH vous ont préparé plusieurs trames d'entretien que vous pourrez ensuite personnaliser à votre guise !

Il est possible d'ajouter, modifier ou supprimer des types de campagnes dans le logiciel d'un simple clic 😊 !

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs des modules Talents sur Eurécia.

Attention !

Le paramétrage des trames de questions doit être réalisé en amont du lancement de votre campagne d'entretien. Toutes modifications effectuées sur la configuration de vos types d'entretien ne sera prise en compte que pour les campagnes lancées ultérieurement.

A noter :

Vous pouvez interrompre la configuration d'un nouveau type d'entretien à chaque instant. Pas d'inquiétudes, tout est sauvegardé automatiquement!

Vous les retrouverez alors au statut 'brouillon' dans votre gestionnaire de type d'entretien et vous pourrez alors finaliser cette configuration lorsque vous le souhaiterez.

Au programme dans cet article :

Ajouter/ Créer un nouveau type d'entretien

Accès : Espace admin > Entretiens

Pour créer un nouveau type d'entretien, rien de plus simple, cliquez sur 'Ajouter un type d'entretien' :

créer un type d'entretien.png

Vous pouvez alors choisir de partir d'un modèle conçu par nos experts RH où vous retrouverez des jeux de questions prédéfinies. Vous aurez bien entendu la possibilité de modifier ou supprimer les questions proposées.

Vous préférez partir d'une page blanche ? C'est possible aussi. 😊

Pour visualiser les questions incluses dans cet entretien préconfiguré, vous pouvez cliquer sur le petit œil juste en-dessous.

modèle prédéfinis.jpg

Pour la suite de cet article, nous avons choisi de partir d'un modèle prédéfini !

Personnaliser vos thèmes et questions

A noter : Si je souhaite conserver le jeu de questions des modèles prédéfinis, il n'est pas nécessaire d'éditer le questionnaire et je peux cliquer sur 'Suivant' et passer directement au paragraphe : La conclusion de l'entretien

Pour accéder à la personnalisation des thèmes et questions de ce type d'entretien , je clique sur 'Éditer le questionnaire'.

Je peux alors modifier les questions, en supprimer et en ajouter très simplement en cliquant simplement dessus.

Je peux modifier l'ordre des questions, des réponses et des thèmes en effectuant des glisser/déposer.

J'accède aussi aux traductions de chaque item.

🚀 Besoin de plus d'informations sur la personnalisation du questionnaire ? Vous trouverez toutes vos réponses juste ici : Personnaliser le jeu de question des entretiens.

La conclusion de l'entretien

La conclusion est une étape importante de vos entretiens. Elle permet de vérifier que tous les sujets ont bien été abordés et que l'entretien s'est correctement déroulé.

Une conclusion vous est proposée par défaut mais il est tout à fait possible de la modifier en cliquant sur 'Éditer la conclusion'. Vous pourrez alors modifier et personnaliser les questions de la même manière que précédemment.

Les éléments de conclusion seront remplis uniquement par le responsable de l'entretien.

Une fois ma conclusion configurée, je clique sur 'Suivant'.

Les caractéristiques de l'entretien

Les caractéristiques de votre entretien vous permettent de déterminer les accès, les objectifs et la nature de votre entretien.

Objectifs

Je coche la case 'Créer des objectifs pour ce type d'entretien' si je veux évaluer les objectifs fixés l'année précédente et fixer des objectifs pour l'année à venir.

Création par les managers

Je coche cette case si je souhaite que les utilisateurs ayant un profil manager dans les droits talents puissent créer ce type de campagne.

🚀 Besoin de plus d'informations sur les droits talents ? C'est par ici : Gérer les droits d'accès / rôles aux modules Talents.

Entretien professionnel

Je détermine si ce type d'entretien est un entretien obligatoire. Cela vous permettra d'historiser ce type d'entretien dans l'historique de votre collaborateur et d'identifier les collaborateurs soumis à cette obligation chaque mois.

🚀 Besoin de plus d'informations sur les entretiens professionnels ? C'est par ici : Les entretiens professionnels et le bilan à 6 ans.

Une fois mes caractéristiques déterminées, je clique sur 'Suivant'.

Déterminer le circuit de validation

Le circuit de validation se détermine par type d'entretien. Il est donc possible d'avoir des circuits différents en fonction de vos besoins.

J'ajoute un signataire en cliquant sur le bouton correspondant et je choisis :
- 'Le collaborateur'
- 'Une personne nommée' :
  - je renseigne alors la personne concernée dans le second menu déroulant qui s'affiche.
- un rôle défini :
  - Manager N+1 à N+5
  - Responsable Département / Structure ou Société
Je peux supprimer un niveau en cliquant sur la corbeille ou changer l'ordre des signataires en effectuant un glisser-déposer.

A noter :

il n'est pas possible de supprimer le premier niveau 'responsable de l'entretien'.
par mesure de sureté, il n'est pas possible de sélectionner deux fois le même rôle dans un circuit de validation.
si votre collaborateur a plusieurs managers renseignés dans sa fiche salarié, seul le premier manager enregistré devra valider l'entretien.
dans le cas où un rôle n'existerait pas pour un salarié donné, ce niveau de validation serait exclu du circuit. Par exemple : si le manager N+2 doit valider les entretiens mais que l'un de mes collaborateurs n'a pas de N+2 alors cette étape sera sautée.

Une fois mon circuit de validation déterminé, je clique sur 'Suivant'.

Contrôler la configuration de mon type d'entretien

L'étape 5 récapitulative vous permet de contrôler en un clin d'œil que tout est bien configuré selon vos besoins et attentes.

En cas d'erreur, vous pouvez cliquer sur le bouton 'édition' de chaque partie afin de procéder à vos modifications.

édition du récap.jpg

Tout est ok ? Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur 'Terminer'. Vous retrouverez votre nouveau type d'entretien dans la liste de vos types d'entretiens.

Visualiser et imprimer mon questionnaire

Accès : Espace admin > Entretiens

Je peux visualiser la trame de chaque type d'entretien et l'imprimer au format PDF pour contrôle.

Je clique sur le bouton 'Voir',
- si j'ai configuré des questions en fonction du métier de mes collaborateurs, je peux visualiser le questionnaire par métier en le choisissant depuis le menu déroulant (module Compétences requis)
Je peux imprimer le questionnaire au format PDF en cliquant sur 'Imprimer le questionnaire'.

imprimer questionnaire.jpg

Modifier un type d'entretien

Accès : Espace admin > Entretiens

Je clique sur le bouton 'Action' et je choisis 'Éditer le type d'entretien' :

editer type d'entretien.jpg

Je peux alors modifier mon type d'entretien en suivant les étapes précédentes.

Désactiver et supprimer un type d'entretien

Accès : Espace admin > Entretiens

Je peux désactiver un type d'entretien si, par exemple, je ne souhaite plus l'utiliser temporairement. Aucun élément ne sera supprimé mais il ne sera plus possible de créer des campagnes de ce type.

activer type d'entretien.jpg

Pour supprimer un type de campagne inactif, je clique sur le bouton 'Actions' et je choisis 'Supprimer le type d'entretien'. Attention, cette action est irréversible. La configuration de cet entretien sera intégralement supprimé.

Mots clés associés à cet article :

Type de campagne - campagne d'entretien - entretien annuel - entretien professionnel - entretien de reprise - entretien commercial - auto-évaluation - entretien sans objectif - entretien - type d'entretien - manager - collaborateur