Format Sage I7/Ligne100 (pas de quantité exportée et 1 ligne par période d'absence) EV simplifié

Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des absences.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de paie.

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant gestionnaire de la paie.

Au préalable

Le fichier d’export contient plusieurs champs mais seuls trois d’entre eux nécessitent une configuration préalable :

• Le matricule des salariés : fiche salarié
• Les codes paie : code de référence, renseignés sur les types de congés
• Source de calcul de l’équivalence de la valeur en heure

Paramétrage

1. Le matricule des salariés: renseigné sur les fiches salarié.

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche Salarié

2.  Les codes paie: codes de référence, renseignés sur les types de congés

Accès : Espace Admin > Congés et Absences >  Type de congés et Absences > Éditer

• Sur les types de congés devant figurer sur le fichier d’export, au sein du cadre Export paye : cocher la case Exporter pour la paie.
• Au sein du cadre Code (jours par défaut): renseigner le code paye.
• Il s’agit de la référence donnée par le logiciel de paie récepteur. Chaque type de congé sera identifié dans le fichier d’export et au sein du logiciel de paie grâce à ce code.
• Aussi, au sein du même cadre, ajouter un code supplémentaire correspondant aux régularisations négatives : séparer les deux codes d’un point-virgule sans espace.

Exemple : 0950 ;0952

• Au sein du cadre Code (heures), une constante SAGE, fournie par le prestataire de paie, doit apparaitre (reprise en position 43 sur le fichier d’export).

3. Définition du mode de calcul du temps d’absence (en heures ou en jours).

Mult. (jour) : à renseigner uniquement si le mode de calcul ne doit pas se baser sur l’horaire du salarié mais sur un nombre d’heure à définir ici.

Coef = 7 donc 1 jour = 7 heures.

Il convient donc de définir la durée en heure des absences.

4. Sélectionner si le mode de calcul doit se baser sur l’horaire du salarié (Super Administrateurs Eurécia)

Accès : Espace Admin > Fiche Société > onglet Abonnement > clic sur la boîte à outil dans la rubrique 'Connecteurs'

Si ‘non’ est sélectionné, alors le coefficient multiplicateur défini sur le type de congés sera appliqué et convertira les jours en heure.

Ex : Si la valeur Non est sélectionnée, un coefficient multiplicateur sera appliqué et ce pour tous les salariés concernés par ce type d’absence. Coef = 7 donc 1 jour = 7 heures.

Si la valeur Oui est sélectionnée, l’horaire de travail du salarié sera la référence. 

Format 

• Fichier TXT

• Fichier position (pas de séparateur)

• Pas de ligne d'entête

• Une ligne par période d'absence pour un même motif

• Format de la date sur 8 caractères

• Fin de ligne CRLF

Contenu du fichier

A = Alphanumérique

P = Structure paramétrée dans Sage

D = Date JJ/MM/AA

E = Entier numérique

N = Numérique cadré à droite et complété par des zéros ou des blancs

Spécificités

• Format d'import Sage EV 'simplifié'
• Pas de quantité exportée, Sage est maître du calcul de la durée (utilisation de constantes, ex: TOTJROUVRA)
• Gestion des régularisations négatives (absence traitée en paie puis annulée) > Utilisation d'un code nature d'événements spécifique en position 13 (exemple : 0950 pour un CP à déduire ; 0952 pour un CP annulé et à régulariser).

Exemple de fichier

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