Rapport sur la masse salariale : obtenir les données de votre choix

Vous souhaitez obtenir une analyse des ressources humaines qui composent votre société sur plusieurs années ?

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme, les responsables RH et éventuellement les managers.

 

Renseigner les données

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

Renseigner les départements

Attention !  Un département doit être systématiquement renseigné dans le dossier salarié pour chaque période où le salarié a été présent dans la société pour que l'intégralité de ses données remontent.

• ouvrir la fiche de votre collaborateur
• dans l'onglet 'Dossier salarié', ajouter un éléments en cliquant sur le '+'
• choisir 'Département' dans le menu déroulant 'Catégorie"
• indiquer une date de début et une date de fin si nécessaire
• indiquer un libellé/description expliquant par exemple le motif du changement
• indiquer une valeur : le libellé exact du département (la liste de vos départements est disponible en réalisant un export des départements dans l'onglet Organisation de la fiche société).
• enregistrer

 

Renseigner les données relatives aux salaires

L'ensemble des données qui apparaissent dans le rapport sur la masse salariale proviennent du dossier salarié. Si des données manquent, il convient de les ajouter dans le dossier salarié du collaborateur concerné.

Les salaires remontés dans ce rapport sont ceux ayant pour catégorie 'Salaire mensuel brut'.

La catégorie 'Salaire mensuel' fait référence à un élément de la liste de valeur (menu de l'Espace Admin) ayant pour type de liste 'userDirectoryCategory' et pour code valeur 'monthlyGrossSalary'.

 

 Les champs 'Salaire mensuel', 'Salaire journalier brut' et 'Salaire annuel brut' de la fiche salarié ne sont pas pris en compte par cet export.

 

Renseigner les données des primes

Toutes les primes sont remontés depuis les données de la fiche salarié > Onglet Emploi.

Elles sont enseignables directement dans chaque fiche salarié :

• Je clique sur '',
• Je renseigne le libellé ( qui doit être parfaitement identique à la description du cham EVP si cette prime doit remonter dans votre grille EVP),
• Je renseigne les dates de début/fin d'application et le montant.

 

Il est possible d'effectuer un import en masse de ces données sur les fiches salariés depuis Espace admin > Paramètres généraux > Import manuel de données :

• Je clique sur ' Nouveau',
• Je choisis le type d'import 'Primes',
• Je télécharge le modèle d'import,
• je remplis mon fichier :
  • EMAIL_USER : adresse email du collaborateur (obligatoire sauf si matricule)
  • REF_USER : matricule (obligatoire sauf si adresse mail)
  • LABEL : libellé (obligatoire)
  • START_DATE / END_DATE : date de début/fin d'application (obligatoire)
  • AMOUNT : valeur
• Puis j'importe simplement mon fichier.
• La case 'Annule et remplace toutes les primes existantes' ne doit être cochée que si vous souhaitez supprimer toutes les anciennes données.

Exporter le rapport sur la masse salariale

Accès : Portail RH  > Tableau de bord RH 

• dans le menu déroulant en haut à gauche choisir : Rapports excel > Masse salariale
• une nouvelle interface s'affiche alors
• utiliser les filtres pour sélectionner les données que vous souhaitez :
  • période 
  • département
  • structure
  • salariés
• cliquer sur 'afficher'
• cliquer sur 'export excel'

 

Attention !  Si vous ne sélectionnez pas une année complète, cela ne se verra pas de façon claire sur le rapport. Les colonnes liées au salaire sur l'année ne changeront par exemple pas de libellé, bien qu'elles ne contiendront pas l'ensemble des salaires de l'année.

 

Calcul de la colonne 'salaire proratisé'

Le salaire proratisé est calculé par département, en fonction des périodes d'affectation au département.

Si un salarié a un salaire de 2000€/mois sur toute l'année, mais qu'il n'a appartenu à un département donné que deux mois, alors le salaire proratisé sera de 4000€ pour le département.

De même s'il a appartenu au même département pendant toute l'année mais que le salaire de 2000€ n'est défini que sur deux mois et qu'il n'y a pas d'autre salaire sur l'année, alors le salaire proratisé sera de 4000€ pour le département.

Voici le calcul qui est effectué pour connaitre le montant du salaire sur une période, sachant qu'une période ne peut pas être à cheval sur 2 années :

•  S = salaire mensuel
• La donnée pourcentage d'activité provient de la fiche du salarié.

 

Prenons un exemple avec les données suivantes :

Le seul salaire qui pourra être appliqué à Marc APITOLE est de 2581€/mois sur la période du 06/11/2019 au 31/12/2019.

Le calcul donne alors :

((2581 * (12 - 11 - 1)) + (2581 * ((30 - (6 - 1)) / 30)) + (2581 * (31 / 31))) * (100 / 100) = 4723.23€ 

Attention !  Le résultat des divisions est directement arrondi à 2 chiffres après la virgule.

 

Calcul de la colonne 'salaire non proratisé'

Le salaire non proratisé est le salaire sur une année, que le salarié ait appartenu au même département pendant toute l'année ou non, et qu'un ou plusieurs salaires soient définis sur toute l'année ou non.

Le système va donc chercher pour chaque département s'il existe des salaires. Il a alors 3 possibilités pour son calcul :

• Il n'y a aucun salaire correspondant à la période du département sur l'année : le montant du salaire non proratisé sera de 0
• Il n'y a qu'un seul salaire qui corresponde (en partie ou complètement) au département sur l'année : le montant du salaire proratisé sera de 12 x le salaire
• Il y a plusieurs salaires qui correspondent (en partie ou complètement) au département sur l'année : le montant sera calculé en fonction des dates définies (avec le même calcul que pour le salaire proratisé). Si toute l'année n'est pas couverte alors le système comblera les manques en appliquant la prime suivante ou précédente.

Exemple :

Le département 'Marketing & Commercial' est dans le cas n°1, il n'y a aucun salaire sur sa période, la colonne 'Salaire non proratisé' contiendra 0.

Le département 'Production' est dans le cas n°2, il n'y a qu'un seul salaire sur sa période, la colonne 'Salaire non proratisé' contiendra donc 30972 (12*2581).

Pour le cas n°3, prenons les données suivantes :

Le dossier salarié de Marc APITOLE indique qu'il a :

- du 05/10 au 24/10 un salaire mensuel de 2000€

- du 25/10 au 05/11 un salaire mensuel de 2200€

- du 06/11 au 31/12 un salaire mensuel de 2581€

Le système va appliquer un salaire de 2000€ du 01/01 au 24/10 car il n'y a pas de salaire avant le 05/10 et qu'il comble le trou du 05/10 au 25/10 avec le salaire précédant.

Ce qui donnera le calcul suivant :

Pour le salaire à 2000€ :

(2000 * 8) + (2000 * ((31 - (1-1)) / 31) ) + (2000 * (24 / 31)) = 19 540

Pour le salaire à 2200€ :

(2200 * 0) + (2200 * ((31 - (25 - 1)) / 31)) + (2200 * (5 / 30)) = 880

Pour le salaire à 2581€ :

(2581 * 0) + (2581 * ((30 - (6 - 1)) / 30)) + (2581 * (31/31)) = 4723,23

Soit un total de 25143,23€

 

Calcul des colonnes de primes

Le nombre de colonne de primes va varier selon les sociétés.

Le système recherche toutes les données du Dossier salarié ayant pour catégorie 'Primes' pour la période demandée. Il va ensuite consulter le champ 'Description' de tous ces éléments et créer une colonne par valeur.

Il faut donc faire attention à ne pas faire de faute de frappe lors de la saisie des primes dans le dossier salarié.

Enfin la colonne est remplie pour chaque utilisateur en faisant la somme des primes par description sur l'année et sur le département.

A noter : si une prime appartient à plusieurs départements, elle sera attribuée à tous ses départements.  Par exemple, si en 2019 Marc APITOLE a travaillé dans deux départements différents et qu'il a une prime sur toute l'année, la prime apparaîtra deux fois dans l'export.

  

Un salaire ne remonte pas, pourquoi ?

Pour qu'un salaire remonte dans l'export, le dossier du salarié doit avoir au moins une entrée ayant pour catégorie 'Département' et ayant dans 'Valeur' le libellé exact d'un département.

Si le salaire ne remonte toujours pas, il convient de vérifier que son salaire est bien renseigné dans la catégorie 'Salaire mensuel'.

Enfin, il convient de vérifier que le champ 'Valeur' ne contient aucune lettre.

 

Une prime ne remonte pas, pourquoi ?

Pour qu'une prime remonte, il faut qu'elle soit sur une période pour laquelle est défini un département dans le dossier du salarié.

Si la prime ne remonte toujours pas, il convient de vérifier qu'elle appartient à la catégorie 'Primes'.

Enfin, il convient de vérifier que le champ "Valeur" ne contient aucune lettre.

 

Mots clés associés à cet article :

Masse - salariale - export - excel - primes - département - proratisation - prime - tableau de bord RH - salaire - salaire - budget