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Cet article explique comment renseigner les données RH (départements, salaires, primes) dans le dossier salarié afin qu'elles remontent correctement, puis comment exporter et interpréter le rapport sur la masse salariale sur plusieurs années.
Au programme dans cet article :
- Renseigner les données
- Exporter le rapport sur la masse salariale
- Un salaire ne remonte pas, pourquoi ?
- Une prime ne remonte pas, pourquoi ?
Renseigner les données
Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs
Renseigner les départements
Attention : un département doit être systématiquement renseigné dans le dossier salarié pour chaque période où le salarié a été présent dans la société, pour que l'intégralité de ses données remonte.
ouvrir la fiche de votre collaborateur
dans l'onglet « Dossier salarié », ajouter un élément en cliquant sur le « + »
choisir « Département » dans le menu déroulant « Catégorie »
indiquer une date de début et une date de fin si nécessaire
indiquer un libellé/description expliquant par exemple le motif du changement
indiquer une valeur : le libellé exact du département (la liste de vos départements est disponible en réalisant un export des départements dans l'onglet Organisation de la fiche société)
enregistrer
Vous avez déployé la nouvelle fiche salarié ? Rendez-vous dans l'onglet Autres données RH :
Renseigner les données relatives aux salaires
L'ensemble des données qui apparaissent dans le rapport sur la masse salariale proviennent du dossier salarié. Si des données manquent, il convient de les ajouter dans le dossier salarié du collaborateur concerné.
Les salaires remontés dans ce rapport sont ceux ayant pour catégorie « Salaire mensuel brut ».
La catégorie « Salaire mensuel brut » fait référence à un élément de la liste de valeur (menu de l'Espace Admin) ayant pour type de liste « userDirectoryCategory » et pour code valeur « monthlyGrossSalary ».
Attention : les champs « Salaire mensuel », « Salaire journalier brut » et « Salaire annuel brut » de la fiche salarié ne sont pas pris en compte par cet export.
Renseigner les données des primes
Toutes les primes sont remontées depuis les données de la fiche salarié > onglet Emploi.
Elles sont renseignables directement dans chaque fiche salarié :
je clique sur «
»,
je renseigne le libellé (qui doit être parfaitement identique à la description du champ EVP si cette prime doit remonter dans votre grille EVP),
je renseigne les dates de début/fin d'application et le montant.
Il est possible d'effectuer un import en masse de ces données sur les fiches salariés depuis Espace admin > Paramètres généraux > Import manuel de données :
- je clique sur «
- je choisis le type d'import « Primes »,
- je télécharge le modèle d'import,
- je remplis mon fichier :
- EMAIL_USER : adresse email du collaborateur (obligatoire sauf si matricule)
- REF_USER : matricule (obligatoire sauf si adresse mail)
- LABEL : libellé (obligatoire)
- START_DATE / END_DATE : date de début/fin d'application (obligatoire)
- AMOUNT : valeur
- puis j'importe simplement mon fichier.
- la case « Annule et remplace toutes les primes existantes » ne doit être cochée que si vous souhaitez supprimer toutes les anciennes données.
Exporter le rapport sur la masse salariale
Accès : Portail RH > Tableau de bord RH
- dans le menu déroulant en haut à gauche, choisir : Rapports excel > Masse salariale
- une nouvelle interface s'affiche alors
- utiliser les filtres pour sélectionner les données que vous souhaitez :
- période
- département
- structure
- salariés
- cliquer sur « afficher »
- cliquer sur « export excel »
Attention : si vous ne sélectionnez pas une année complète, cela ne se verra pas de façon claire sur le rapport. Les colonnes liées au salaire sur l'année ne changeront par exemple pas de libellé, bien qu'elles ne contiendront pas l'ensemble des salaires de l'année.
Calcul de la colonne « salaire proratisé »
Le salaire proratisé est calculé par département, en fonction des périodes d'affectation au département.
Si un salarié a un salaire de 2000€/mois sur toute l'année, mais qu'il n'a appartenu à un département donné que deux mois, alors le salaire proratisé sera de 4000€ pour le département.
De même, s'il a appartenu au même département pendant toute l'année mais que le salaire de 2000€ n'est défini que sur deux mois et qu'il n'y a pas d'autre salaire sur l'année, alors le salaire proratisé sera de 4000€ pour le département.
Voici le calcul qui est effectué pour connaître le montant du salaire sur une période, sachant qu'une période ne peut pas être à cheval sur deux années :
- S = salaire mensuel
- la donnée pourcentage d'activité provient de la fiche du salarié.
Prenons un exemple avec les données suivantes :
Le seul salaire qui pourra être appliqué à Marc APITOLE est de 2581€/mois sur la période du 06/11/2019 au 31/12/2019.
Le calcul donne alors :
((2581 * (12 - 11 - 1)) + (2581 * ((30 - (6 - 1)) / 30)) + (2581 * (31 / 31))) * (100 / 100) = 4723,23€
À noter : le résultat des divisions est directement arrondi à deux chiffres après la virgule.
Calcul de la colonne « salaire non proratisé »
Le salaire non proratisé est le salaire sur une année, que le salarié ait appartenu au même département pendant toute l'année ou non, et qu'un ou plusieurs salaires soient définis sur toute l'année ou non.
Le système va donc chercher, pour chaque département, s'il existe des salaires. Il a alors trois possibilités pour son calcul :
- il n'y a aucun salaire correspondant à la période du département sur l'année : le montant du salaire non proratisé sera de 0
- il n'y a qu'un seul salaire qui corresponde (en partie ou complètement) au département sur l'année : le montant du salaire non proratisé sera de 12 x le salaire
- il y a plusieurs salaires qui correspondent (en partie ou complètement) au département sur l'année : le montant sera calculé en fonction des dates définies (avec le même calcul que pour le salaire proratisé). Si toute l'année n'est pas couverte, alors le système comblera les manques en appliquant la prime suivante ou précédente.
Exemple :
Le département « Marketing & Commercial » est dans le cas n°1 : il n'y a aucun salaire sur sa période, la colonne « Salaire non proratisé » contiendra 0.
Le département « Production » est dans le cas n°2 : il n'y a qu'un seul salaire sur sa période, la colonne « Salaire non proratisé » contiendra donc 30 972 (12 x 2581).
Pour le cas n°3, prenons les données suivantes :
Le dossier salarié de Marc APITOLE indique qu'il a :
- du 05/10 au 24/10 un salaire mensuel de 2000€
- du 25/10 au 05/11 un salaire mensuel de 2200€
- du 06/11 au 31/12 un salaire mensuel de 2581€
Le système va appliquer un salaire de 2000€ du 01/01 au 24/10, car il n'y a pas de salaire avant le 05/10 et qu'il comble le trou du 05/10 au 25/10 avec le salaire précédent.
Ce qui donne le calcul suivant :
Pour le salaire à 2000€ :
(2000 * 8) + (2000 * ((31 - (1-1)) / 31)) + (2000 * (24 / 31)) = 19 540
Pour le salaire à 2200€ :
(2200 * 0) + (2200 * ((31 - (25 - 1)) / 31)) + (2200 * (5 / 30)) = 880
Pour le salaire à 2581€ :
(2581 * 0) + (2581 * ((30 - (6 - 1)) / 30)) + (2581 * (31/31)) = 4723,23
Soit un total de 25 143,23€
Calcul des colonnes de primes
Le nombre de colonnes de primes varie selon les sociétés.
Le système recherche toutes les données du dossier salarié ayant pour catégorie « Primes » pour la période demandée. Il consulte ensuite le champ « Description » de tous ces éléments et crée une colonne par valeur.
Il faut donc faire attention à ne pas faire de faute de frappe lors de la saisie des primes dans le dossier salarié.
Enfin, la colonne est remplie pour chaque utilisateur en faisant la somme des primes par description, sur l'année et sur le département.
À noter : si une prime appartient à plusieurs départements, elle sera attribuée à tous ces départements. Par exemple, si en 2019 Marc APITOLE a travaillé dans deux départements différents et qu'il a une prime sur toute l'année, la prime apparaîtra deux fois dans l'export.
Un salaire ne remonte pas, pourquoi ?
Pour qu'un salaire remonte dans l'export, le dossier du salarié doit avoir au moins une entrée ayant pour catégorie « Département » et ayant, dans « Valeur », le libellé exact d'un département.
Si le salaire ne remonte toujours pas, il convient de vérifier que son salaire est bien renseigné dans la catégorie « Salaire mensuel brut ».
Enfin, il convient de vérifier que le champ « Valeur » ne contient aucune lettre.
Une prime ne remonte pas, pourquoi ?
Pour qu'une prime remonte, il faut qu'elle soit sur une période pour laquelle un département est défini dans le dossier du salarié.
Si la prime ne remonte toujours pas, il convient de vérifier qu'elle appartient à la catégorie « Primes ».
Enfin, il convient de vérifier que le champ « Valeur » ne contient aucune lettre.
Mots clés : masse salariale · export · excel · primes · département · proratisation · tableau de bord RH · salaire · budget
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