Rapport sur la masse salariale : obtenir les données de votre choix

Vous souhaitez obtenir une analyse des ressources humaines qui composent votre société sur plusieurs années ?

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme.

 

Accès : Portail RH  > Tableau de bord RH > Rapports Excel > Masse salariale

A noter : l'ensemble des données qui apparaissent dans cet export proviennent du dossier salarié.

 

Attention !  Un département doit être systématiquement renseigné dans le dossier salarié pour chaque période où le salarié a été présent dans la société pour que l'intégralité de ses données remontent.

 

La liste des départements

Elle est définie dans l'Espace Admin, au sein de la 'Fiche Société', onglet 'Département'.

 

Les données relatives aux salaires

Tous les salaires sont remontés depuis le dossier salarié. Il s'agit des données ayant pour catégorie 'Salaire mensuel'.

Les champs 'Salaire mensuel brut', 'Salaire journalier brut' et 'Salaire annuel brut' de la fiche salarié ne sont pas pris en compte par cet export.

La catégorie 'Salaire mensuel' fait référence à un élément de la liste de valeur (menu de l'Espace Admin) ayant pour type de liste 'userDirectoryCategory' et pour code valeur 'monthlyGrossSalary'.

 

Les données des primes

Toutes les primes sont remontés depuis le dossier salarié, ce sont les données ayant pour catégorie 'Primes'.

La catégorie 'Primes' fait référence à un élément de la liste de valeur ayant pour type de liste 'userDirectoryCategory' et pour code valeur 'bonuses'.

 

Exporter plusieurs années

Dans le filtre de l'interface, il suffit de choisir les années qu'on souhaite exporter.

Attention !  Si vous ne sélectionnez pas une année complète, cela ne se verra pas de façon claire sur le rapport. Les colonnes liées au salaire sur l'année ne changeront par exemple pas de libellé, bien qu'elles ne contiendront pas l'ensemble des salaires de l'année.

 

Calcul de la colonne 'salaire proratisé'

Le salaire proratisé est calculé par département, en fonction des périodes d'affectation au département.

Si un salarié a un salaire de 2000€/mois sur toute l'année, mais qu'il n'a appartenu à un département donné que deux mois, alors le salaire proratisé sera de 4000€ pour le département.

De même s'il a appartenu au même département pendant toute l'année mais que le salaire de 2000€ n'est défini que sur deux mois et qu'il n'y a pas d'autre salaire sur l'année, alors le salaire proratisé sera de 4000€ pour le département.

Voici le calcul qui est effectué pour connaitre le montant du salaire sur une période, sachant qu'une période ne peut pas être à cheval sur 2 années :

total_période = salaire * (mois_date_fin_période - mois_date_début_période - 1)

Si (mois_date_fin_période <> mois_date_début_période) alors {total_période = total_période + (salaire * ((nb_jours_mois_debut_periode - (jour_periode_debut - 1))  / nb_jours_mois_debut_periode )) total_période =  total_période + (salaire *(jour_periode_fin / nb_jours_mois_fin_periode))}

sinon {total_période =  total_période + (salaire * (( jour_periode_fin - (jour_periode_debut - 1)) / nb_jours_mois_fin_periode))}

total_période = total_période * (pourcentage_activité / 100);

 

La donnée pourcentage_activité provient de la fiche du salarié.

 

Attention !  Le résultat des divisions est directement arrondi à 2 chiffres après la virgule.

 

Prenons un exemple avec les données suivantes :

Le seul salaire qui pourra être appliqué à Arthur Gueffier est de 2581€/mois sur la période du 06/11/2006 au 31/12/2006.

Le calcul donne alors :

((2581 * (12 - 11 - 1)) + (2581 * ((30 - (6 - 1)) / 30)) + (2581 * (31 / 31))) * (100 / 100) = 4723.23€

 

Calcul de la colonne 'salaire non proratisé'

Le salaire non proratisé est le salaire sur une année, que le salarié ait appartenu au même département pendant toute l'année ou non, et qu'un ou plusieurs salaires soient définis sur toute l'année ou non.

Le système va donc chercher pour chaque département s'il existe des salaires. Il a alors 3 possibilités pour son calcul :

• Il n'y a aucun salaire correspondant à la période du département sur l'année : le montant du salaire non proratisé sera de 0
• Il n'y a qu'un seul salaire qui corresponde (en partie ou complètement) au département sur l'année : le montant du salaire proratisé sera de 12 * le salaire
• Il y a plusieurs salaires qui correspondent (en partie ou complètement) au département sur l'année : le montant sera calculé en fonction des dates définies (avec le même calcul que pour le salaire proratisé). Si toute l'année n'est pas couverte alors le système comblera les manque en appliquant la prime suivante ou précédente.

Exemple :

Le département 'Marketing & Commercial' est dans le cas n°1, il n'y a aucun salaire sur sa période, la colonne 'Salaire non proratisé' contiendra 0.

Le département 'Production' est dans le cas n°2, il n'y a qu'un seul salaire sur sa période, la colonne 'Salaire non proratisé' contiendra donc 30972 (12*2581).

Pour le cas n°3, prenons les données suivantes :

Le système va appliquer un salaire de 2000€ du 01/01/2006 au 24/10/2006 car il n'y a pas de salaire avant le 05/09/2006 et qu'il comble le trou du 05/10/2006 au 25/10/2006 avec le salaire précédant.

Ce qui donnera le calcul suivant :

Pour le salaire à 2000€ :

(2000 * 8) + (2000 * ((31 - (1-1)) / 31) ) + (2000 * (24 / 31)) = 19 540

Pour le salaire à 2200€ :

(2200 * 0) + (2200 * ((31 - (25 - 1)) / 31)) + (2200 * (5 / 30)) = 880

Pour le salaire à 2581€ :

(2581 * 0) + (2581 * ((30 - (6 - 1)) / 30)) + (2581 * (31/31)) = 4723,23

Soit un total de 25143,23€

 

Calcul des colonnes de primes

Le nombre de colonne de primes va varier selon les sociétés.

Le système recherche toutes les données du Dossier salarié ayant pour catégorie 'Primes' pour la période demandée. Il va ensuite consulter le champ 'Description' de tous ces éléments et créer une colonne par valeur.

Il faut donc faire attention à ne pas faire de faute de frappe lors de la saisie des primes dans le dossier salarié.

Enfin la colonne est remplie pour chaque utilisateur en faisant la somme des primes par description sur l'année et sur le département.

A noter : si une prime appartient à plusieurs départements, elle sera attribuée à tous ses départements.  Par exemple, si en 2016 Arthur Gueffier a travaillé dans deux départements différents et qu'il a une prime sur toute l'année, la prime apparaîtra deux fois dans l'export.

  

Un salaire ne remonte pas, pourquoi ?

Pour qu'un salaire remonte dans l'export, le dossier du salarié doit avoir au moins une entrée ayant pour catégorie 'Département' et ayant dans 'Valeur' le libellé exact d'un département.

Si le salaire ne remonte toujours pas, il convient de vérifier que son salaire est bien renseigné dans la catégorie 'Salaire mensuel'.

Enfin, il convient de vérifier que le champ 'Valeur' ne contient aucune lettre.

 

Une prime ne remonte pas, pourquoi ?

Pour qu'une prime remonte, il faut qu'elle soit sur une période pour laquelle est défini un département dans le dossier du salarié.

Si la prime ne remonte toujours pas, il convient de vérifier qu'elle appartient à la catégorie 'Primes'.

Enfin, il convient de vérifier que le champ "Valeur" ne contient aucune lettre.

 

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