Importer des éléments dans la fiche salarié

Eurécia permet de réaliser des imports en masse de données dans la fiche salarié. Il est possible par exemple d'importer d'un clic plusieurs salariés, ou ajouter les IBAN de tous vos salariés dans Eurécia.

Cette fonctionnalité peut être très utile lorsque vous avez besoin de faire de nombreuses modifications.

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs de la plateforme Eurécia en charge du paramétrage.

Au programme dans cet article :

• Préparer le fichier à importer
  • 1/ Récupérer les données existantes
  • 2/ Modifier le fichier
• Importer le fichier
• Associer les champs

Préparer le fichier à importer

1/ Récupérer les données existantes

Il est plus simple de télécharger le fichier avec les données existantes directement depuis Eurécia et de modifier directement ce fichier qui servira de base pour votre import.

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs 

• Cliquer sur le pictogramme Excel
• Choisir 'Export des salariés (complet)'
• Enregistrer ce fichier au format CSV (séparateur : point-virgule) (*.csv) en utilisant la fonction 'Enregistrer sous'

2/ Modifier le fichier

• Dans ce fichier, ne conserver que la feuille (onglet) qui contient la ou les colonnes à modifier
• Dans la feuille restante, supprimer toutes les colonnes qui ne sont pas utiles.

• Modifier ou ajouter les données que vous souhaitez
• Enregistrer (en .csv)

3/ Les prérequis 

La majorité des champs importables sont 'libres'. Le système importera ce que vous renseignez dans votre fichier sans contrainte de format.

Pour importer votre fichier dans de bonnes conditions, voici quelques informations importantes :

• Les départements, structures, les profils (utilisateurs, congés,...), les horaires doivent être créés en amont de l'import et doivent être renseignés avec leur CODE et nom leur libellé.
• Les cases à cocher du type 'est utilisateur' ou les modules à activer doivent être renseignés :
  • 1 = case cochée
  • 0 = case décochée
• Certains champs doivent être remplis avec des codes leur permettant d'être correctement interprétés par le système. Vous trouverez les codes associés dans le fichier modèle disponible en PJ de cet article.

Importer le fichier

Accès : Espace Admin > Paramètres Généraux > Import manuel des données

• Cliquer sur 'Nouveau'
• Sélectionner dans la liste déroulante le type d'import 'Utilisateurs'
• Cliquer sur 'Importer un fichier'
• Renseigner une description, puis choisir le fichier .csv à importer
• Choisir d'effectuer l'import d'un point de vue 'Matricule' ou 'Email', selon la colonne conservée dans le fichier
• Cliquer sur 'ÉTAPE 3 - Charger le fichier'

Associer les champs

La page suivante permet d'associer chaque champ de la plateforme à une colonne du fichier. Il faut associer chaque colonne utile de votre fichier à un champ de la plateforme.

La colonne de prévisualisation montre la première ligne la colonne (hors en-tête) afin de vérifier que l'association est correcte.

En bas de la page, il est possible de :

• Cliquer sur le bouton 'Prévisualisation' pour vérifier que l'ensemble de l'import va se dérouler correctement. En cas d'erreurs, elles seront mentionnées individuellement, ligne par ligne
• Cliquer sur le bouton 'Lancer l'import' : les fiches salariés seront mises à jour avec les données modifiées

Vous trouverez en pièce jointe de ce guide un exemple de fichier à importer dans Eurécia.

Mots clés associés à cet article :

Imports - données - dossier salarié - fiche - salarié - utilisateurs - fichier - mise à jour - import - utilisateur - collaborateur - infos - informations - importer - mettre à jour - MAJ - télécharger - renseigner - masse - plusieurs