Importer les bulletins de salaire dématérialisés

Vous souhaitez dématérialiser les bulletins de paie et les mettre à disposition de vos collaborateurs ? Avec Eurécia, rien de plus facile !

L'import des bulletins de salaires permet de répartir automatiquement les bulletins de salaire de vos collaborateurs vers leur dossier salarié personnel.

Le système se base sur le nom et sur le numéro de sécurité sociale qui doivent être parfaitement conformes. 

 

Nouveau ! Eurecia vous propose un nouveau service : le coffre-fort numérique ! Avec notre partenaire de confiance eDoc, spécialiste de l'archivage numérique, sécurisez et simplifiez le stockage des bulletins de salaire pour vos collaborateurs. Cette option vous intéresse ? N'hésitez pas à nous contacter !

 

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs et responsables RH responsable de la distribution des bulletins de paie

 

Prérequis 

• Renseigner dans chaque fiche salarié le numéro de sécurité sociale, le nom et le prénom. Ces informations doivent être saisies à l'identique au sein de votre logiciel de paie. 
• Les bulletins de salaires doivent être au format PDF 1.5 ou ultérieur (si ce n'est pas le cas, consultez cet article : Version PDF pour l'import dans Eurécia )

 

Importer les bulletins de salaire

Accès : Préparation Paie > Import des bulletins de salaire

• Cliquez sur le '+' pour importer un nouveau fichier

• Renseigner une description. En cas d'oubli, le système renseigne comme libellé le mois suivi de l’année en cours
• Choisir le mois et l’année des bulletins de paie à importer. Par défaut, le système se positionne sur le mois et l’année en cours
• Cliquer sur le bouton 'Parcourir' puis rechercher le fichier à importer
• Pour finir, cliquer sur le bouton 'Lancer l’import' :

A noter : il est possible de prévisualiser les données importées avant de lancer l'import.

 

Attention !  Le fichier d'import des bulletins de salaire ne doit pas être crypté ni protégé par un mot de passe pour être lu par Eurécia. Dans le cas contraire, l'import échouera.

  

 

Analyser le résultat de l'import

Un journal affiche les résultats de l’import :

• Les bulletins importés avec succès sont mentionnés ainsi que le nom des salariés associés
• Les pages du PDF non importées sont également mentionnées
• Un fichier .log est généré : il contient le détail des erreurs s'il y en a
• Les bulletins faisant référence à des numéros de sécurité sociale non référencés dans Eurécia seront rejetés
• Les bulletins faisant référence à deux salariés possédant le même numéro de sécurité sociale seront rejetés

A noter :  MULTI-CONTRATS Les bulletins de paie des collaborateurs bénéficiant de multi-contrats doivent être traités manuellement. Il convient donc d'avoir autant de fiches salariés que de contrats, et de procéder à un traitement manuel, par collaborateur. L'import ne pourra se faire de façon automatique. Aussi, dans le cas d'une gestion de comptes avec découpage par département/structure, il convient d'importer ces contrats et les bulletins de paie manuellement depuis le dossier salarié.

 

Attention !  Si l'import ne fonctionne pas, il convient de s'assurer que le fichier PDF contient bien les bulletins au format texte, et non en tant qu'image. Pour le savoir, il suffit d'essayer, dans le PDF, de sélectionner du texte : si c'est possible, il s'agit bien d'un format texte. Sinon, il convient de demander à la comptabilité les bulletins au format texte.

 

 

Notifier les collaborateurs

Les salariés peuvent être notifiés par email lorsque leur bulletin de salaire est mis à disposition.

Lors de l'import, il suffit pour cela de cliquer sur le bouton 'Notifier les salariés' :

• Un message de confirmation de l'action apparaît alors à l'écran
• Une fois les mails envoyés, un message mentionne l'action effectuée

 

 

Consulter les bulletins importés

Accès : Portail RH > Dossier salariés ou Portail RH > Mes bulletins de salaire

Le ou les bulletins importés sont alors accessibles dans le dossier respectif de chacun des salariés. Ceux-ci peuvent alors les consulter et les exporter à tout moment en cliquant sur l’icône PDF.

 

 

Mais que dit la loi ?

Depuis le 1er janvier 2017, l’accord du salarié pour recourir au bulletin de paie dématérialisé n'est plus une obligation légale

Toutefois, si le salarié s’y oppose, il est interdit de lui fournir de façon dématérialisée.

Les modalités sont fixées par un décret (2016–1762) publié le 18 décembre 2017.

 

Disponibilité du document

Le décret fixe la durée pendant laquelle vous devez garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé :

• Soit pendant une durée de 50 ans
• Soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans

A noter : si le service de mise à disposition des bulletins de paie doit cesser son activité, les utilisateurs doivent en être informés, au moins 3 mois avant la date de fermeture du service, afin de leur permettre de télécharger les bulletins de paie stockés les concernant. Cette règle s’applique également en cas de cessation de votre activité, si vous assurez vous-même la conservation des bulletins de paie dématérialisés. Enfin, les collaborateurs doivent être en mesure de télécharger l’intégralité de leurs bulletins de paie dématérialisés à tout moment et ceci, sans avoir à réaliser de manipulations complexes ou répétitives, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

 

 

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