Cet article s'adresse à :
Modules concernés :
Vous souhaitez dématérialiser les bulletins de paie et les mettre à disposition de vos collaborateurs ? Avec Eurécia, rien de plus facile !
L'import des bulletins de salaires permet de répartir automatiquement les bulletins de salaire de vos collaborateurs vers leur dossier salarié personnel.
Le système se base sur le nom et sur le numéro de sécurité sociale qui doivent être parfaitement conformes.
Nouveau !
Eurécia vous propose un nouveau service : le coffre-fort numérique ! Avec notre partenaire de confiance eDoc, spécialiste de l'archivage numérique, sécurisez et simplifiez le stockage des bulletins de salaire pour vos collaborateurs.
Cette option vous intéresse ? N'hésitez pas à nous contacter !
Vous n'avez pas encore accès à l'espace Documents ? 🤔
Afin de bénéficier de cette fonctionnalité, il est nécessaire de disposer dans un premier temps de la nouvelle version de la fiche salarié (La nouvelle fiche collaborateur).
Si ce n'est pas encore le cas, n'hésitez pas à contacter notre formidable équipe support !
Vous disposez déjà de la nouvelle fiche salarié ?
Dans ce cas, encore un peu de patience et cette nouvelle fonctionnalité arrivera très bientôt sur votre plateforme !
Importer les bulletins de salaire
Accès : Menu > Portail RH > Documents
Dans cet espace « Documents », un onglet est entièrement dédié aux bulletins de salaire. Les collaborateurs pourront alors retrouver facilement tous leurs bulletins de salaires dans ce menu !
Mais dans un premier temps, comment importer les bulletins de salaires des collaborateurs ? 🤔
Les profils utilisateurs autorisés à gérer les imports des bulletins de salaire ont été déterminés au préalable dans le menu « Paramétrage des documents » :
En tant qu'administrateur des documents, vous verrez apparaître le bouton « Ajouter des bulletins » dans l'onglet « Bulletins de salaires » de l'espace Documents.
Cette fonctionnalité vous permet d'importer les bulletins de salaires pour un ou plusieurs collaborateurs en choisissant la périodicité.
Prérequis
- Renseigner dans chaque fiche salarié le numéro de sécurité sociale, le nom et le prénom. Ces informations doivent être saisies à l'identique au sein de votre logiciel de paie.
- Les bulletins de salaires doivent être au format PDF (Texte) 1.5 ou ultérieur (si ce n'est pas le cas, consultez cet article : Version PDF pour l'import dans Eurécia).
Attention !
Le fichier d'import des bulletins de salaire ne doit pas être crypté ni protégé par un mot de passe pour être lu par Eurécia. Dans le cas contraire, l'import échouera.
- Je clique sur le bouton « Ajouter » puis je recherche le fichier à importer,
- Je renseigne une description. En cas d'oubli, le système renseigne comme libellé le mois suivi de l'année en cours,
- Je choisis le mois et l'année des bulletins de paie à importer. Par défaut, le système se positionne sur le mois et l'année en cours,
- Je peux également choisir de notifier les collaborateurs de l'arrivée de ce document dans leur espace « Documents »,
- Pour finir, je clique sur le bouton « Ajouter ».
Si vous souhaitez faire un point sur les dernières importations des bulletins de salaires ou vérifier un élément, vous pouvez consulter l'historique des imports à votre disposition.
Attention !
Si l'import ne fonctionne pas, il convient de s'assurer que le fichier PDF contient bien les bulletins au format texte, et non en tant qu'image. Pour le savoir, il suffit d'essayer, dans le PDF, de sélectionner du texte : si c'est possible, il s'agit bien d'un format texte. Sinon, il convient de demander à la comptabilité les bulletins au format texte.
💡 Le petit plus : l'import est asynchrone, c'est-à-dire qu'une fois lancé, vous pourrez continuer à faire vos différentes manipulations sur Eurécia sans attendre que celui-ci charge. Vous aurez simplement une notification une fois qu'il sera bien effectué !
Dès lors, les collaborateurs pourront retrouver leur bulletin de salaire dans l'onglet « Bulletin de salaire » de leur espace Documents :
Et le tour est joué ! 🎉
Mots clés : import des bulletins de salaire · dématérialisation · notification · automatisation · paie · données salariales · données personnelles · pdf · matricule · sécurité sociale
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