Comment préparer le registre du personnel à l'aide d'Eurécia ?

Vous souhaitez constituer votre registre numérique du personnel ?

 

 

Eurécia vous accompagne dans cette démarche 😊 !

 

Attention !  Eurécia vous accompagne dans la digitalisation de vos processus RH, mais ne peut se suppléer aux obligations légales des entreprises envers l'inspection du travail. Il est de la responsabilité de la Direction de s'assurer de la conformité légale et de l'historisation des registres exportés.

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable de la plateforme au sein de la société.

 

Mais que dit la loi ?

Dès la première embauche (et quel que soit l'effectif de l'établissement), l'employeur doit obligatoirement inscrire les informations suivantes dans le registre du personnel dans l'ordre des embauches, concernant chaque salarié :

• Identification du salarié : nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité
• Carrière : emploi, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise
• Type de contrat : par exemple, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim) etc. 
• Pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail
• Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)

Ce registre peut être tenu sur support numérique.

Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

Si une même personne est embauchée avec des contrats successifs (CDD d'usage ou extra par exemple), il est nécessaire, pour chaque contrat ou vacation, d'indiquer, sur une nouvelle ligne du registre, la date d'entrée et de sortie correspondantes.

L'absence de registre, le défaut de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

 

Export du Registre du personnel

Export natif dans Eurécia

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

• Je clique sur le logo Excel
• Je sélectionne l'export 'Registre du personnel'
• Je clique sur 'Télécharger'

Un fichier Excel est alors téléchargé sur votre ordinateur. Il contient l'ensemble des salariés ayant été renseignés dans Eurécia, qu'ils soient encore employés ou non, et qu'ils soient archivés ou non.

 

Export d'un registre personnalisé 

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Exports personnalisés

• Je clique sur 'Créer un nouveau modèle d'export'
• Je choisis le type d'export 'Espace Admin > Salariés'
• Je clique sur le bouton 'Plus d'options'
• Je coche la case 'Ajouter l'heure de l'export dans le nom du fichier'
• Je sélectionne les champs à exporter

Le fichier exporté sera alors horodaté et contiendra les informations souhaitées pour la construction du registre du personnel.

A noter : pour bénéficier d'un registre complet, vous pouvez ajouter les salariés des 5 dernières années, même si ceux-ci sont partis. En prenant soin de les archiver dès leur création, ils ne vous seront pas facturés, mais seront tout de même renseignés en base.

 

Conversion et signature du fichier

Afin de rendre le fichier Excel exporté non modifiable, il est possible de le convertir dans le format de votre choix.

Pour rappel, le fichier ne doit pas être modifiable et horodaté.

Enfin, il est conseillé de faire signer électroniquement le fichier afin de répondre à l'obligation légale de détenir un registre du personnel indélébile.

Il est également possible d'ajouter le document final dans le Portail RH afin de le sauvegarder, et de ne donner la visibilité qu'au personnel habilité (ce qui sécurisera d'autant plus le risque de modifications).

A noter : des nouvelles fonctionnalités sont régulièrement ajoutées à l'outil Eurécia. L'une d'elle prévoit, à terme, la génération d'un fichier horodaté et signé électroniquement, ne nécessitant pas d'étape supplémentaire.

 

Mots clés associés à cet article :

Registre du personnel - obligation légale - horodatage - export - signature électronique - inspection du travail - contrôle