Cet article s'adresse à :
Module concerné :
⚠️ Attention
Le nouveau module Gestion Formation fonctionne de manière indépendante du module Formations. Les actions réalisées dans l'un n'ont aucun impact sur l'autre.
Depuis Gestion Formation, il est possible d'ajouter un besoin de formation (pour soi ou pour un collaborateur), de suivre les demandes et de les valider ou refuser en suivant le circuit de validation en place. Certaines actions d'administration permettent aussi d'intervenir directement sur une demande, si besoin.
💡 Le circuit de validation est entièrement personnalisable : nombre de niveaux, rôles des validateurs, application aux demandes en cours… Configurer le circuit de validation
Au programme dans cet article :
- Faire une demande de formation
- Valider ou refuser un besoin en formation
- Envoyer une demande vers le plan de formation
- Suivre les formations de l'entreprise
Faire une demande de formation
Quatre accès sont possibles pour formuler une demande : le menu Demandes de formation, le catalogue de formation, les entretiens ou le module Compétences.
Depuis le menu « Demandes de formation »
Accès : Menu > Gestion Formation > Demandes de formation
Cliquez sur « Ajouter un besoin en formation » :
Trois options vous sont proposées pour choisir la formation :
Option 1 — Rechercher une formation par mot-clé dans le catalogue :
Option 2 — Sélectionner une formation déjà affichée à l'écran :
Une fois la formation choisie, indiquez le ou les collaborateurs concernés, ajoutez une description, puis cliquez sur « Ajouter le besoin » :
À noter : en tant qu'administrateur, aucun circuit de validation ne s'applique. La demande passe automatiquement au statut « Validé » :
Option 3 — Faire une demande hors catalogue si la formation souhaitée n'existe pas dans le catalogue :
Renseignez le ou les collaborateurs concernés, le nom de la formation, la description et l'URL si disponible :
Depuis le catalogue de formation
Cliquez directement sur une formation présente dans le catalogue :
La fiche formation s'affiche avec un accès direct au formulaire via « Demander cette formation » :
La suite est identique : indiquez le ou les collaborateurs et la description de la demande, puis cliquez sur « Ajouter le besoin » (pour un collaborateur) ou « Soumettre la demande » (si la demande vous concerne).
Depuis un entretien
Si vous êtes également responsable d'entretien, la demande peut être créée directement depuis la fiche entretien du collaborateur. Une fois l'entretien démarré, cliquez sur « Demander une formation » :
Vous pouvez rechercher une formation dans le catalogue ou faire une demande hors catalogue :
Champs à renseigner
Le nom du collaborateur est automatiquement rempli. Seuls les autres champs sont à compléter :
- Hors catalogue — nom de la formation, description, URL (si disponible)
- Catalogue — description uniquement
La demande est ensuite visible dans Gestion Formation au statut « En validation manager » :
Depuis les Compétences
Si le module Compétences est activé, une demande de formation peut aussi être créée directement depuis le détail des compétences d'un collaborateur — accessible depuis une fiche métier ou une fiche salarié. Cliquez sur l'icône 🎓 à droite de la compétence concernée :
La suite est identique : indiquez la description de la demande, puis cliquez sur « Ajouter le besoin ».
La demande est ensuite visible dans Gestion Formation avec l'origine « Module compétences » renseignée automatiquement dans le filtre « Origine de la demande » :
Valider ou refuser un besoin en formation
Lorsqu'un collaborateur formule une demande de formation, son manager et vous, administrateur, êtes notifiés. Le circuit de validation configuré s'applique : les validateurs interviennent niveau par niveau dans l'ordre défini.
À noter : en tant qu'administrateur, vous pouvez accéder directement à la demande sans attendre le traitement des autres validateurs, et agir sur celle-ci quel que soit son statut en outrepassant le circuit.
La demande peut être ouverte depuis trois accès :
Via la notification reçue :
Via la tâche concernée sur la page d'accueil :
Via le menu « Demandes de formation » :
Une fois la demande ouverte, si elle a été validée par le niveau précédent, vous pouvez la valider ou la refuser :
Si elle a été refusée par un validateur précédent, vous pouvez tout de même la valider en outrepassant cette décision :
Dans les deux cas, une fenêtre s'ouvre pour ajouter un commentaire (partagé ou non avec le collaborateur) :
À noter : que la demande soit validée ou refusée, le collaborateur et son manager sont notifiés 📩
Envoyer une demande vers le plan de formation
Quel que soit leur statut, les demandes peuvent être transférées vers le plan de formation afin d'inscrire les collaborateurs dans des actions de formation. Depuis le menu Demandes de formation, cliquez sur la flèche permettant d'envoyer la demande vers le plan :
Choisissez ensuite le plan de destination :
Une fois le plan choisi, rattachez la demande à une action existante :
Ou créez une nouvelle action en remplissant les champs dédiés :
Cliquez sur Ajouter : le collaborateur concerné est inscrit dans l'action choisie 🎉
Suivre les formations de l'entreprise
L'onglet « Suivi des formations » vous donne une vue complète sur toutes les formations de l'ensemble des collaborateurs, toutes sociétés confondues, avec des filtres pour affiner l'affichage, un export au format Excel, la possibilité d'ajouter manuellement une formation à l'historique et d'en importer en masse.
📖 Retrouvez le détail complet (filtres, colonnes, export, ajout manuel, import en masse) dans l'article : Suivi des formations — Vue administrateur
Importer des formations passées
En complément de l'ajout manuel formation par formation, vous pouvez importer en une seule fois l'historique de formations de plusieurs collaborateurs.
Accès : Menu > Espace admin (nouveau) > Gestion de la formation > Importer des formations par collaborateur
Un modèle d'import est mis à disposition pour renseigner, pour chaque ligne : nom, prénom et mail du collaborateur, nom et organisme de la formation, type de formation (obligatoire ou développement) et date de réalisation.
À noter : cet import ne crée aucun suivi dans un plan de formation. Il sert uniquement à intégrer un historique de formations dans le suivi des formations, au même titre qu'une formation ajoutée manuellement.
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