⚠️ Attention !
Le nouveau module Gestion formation fonctionne de manière indépendante du module Formations. Les actions réalisées dans l’un n’ont donc aucun impact sur l’autre.
Depuis Gestion Formation, il est possible d’ajouter un besoin de formation (pour soi ou pour un collaborateur), de suivre les demandes et de valider ou refuser en suivant le circuit de validation en place. Certaines actions d’administration permettent aussi d’intervenir directement sur une demande, si besoin.
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs de la plateforme (en tant que responsables du paramétrage).
Au programme dans cet article :
- Faire une demande de formation
- Valider ou refuser un besoin en formation
-
Envoyer une demande de formation vers le plan de formation
Faire une demande de formation
Pour réaliser une demande de formation, trois accès sont possibles :
- Le menu Demandes de formation
- Le catalogue de formation
-
Les entretiens
Depuis le menu Demandes de formation
Depuis Demandes de formation, il est possible d’exprimer un besoin de formation pour voçus-même, ou pour un collaborateur.
Accès : Menu > Gestion Formation > Demandes de formation
Cliquez ensuite sur Ajouter un besoin en formation :
Trois options vous sont proposées pour choisir la formation :
Option 1 : rechercher une formation par mot-clé dans le catalogue
Option 2 : sélectionner une formation déjà affichée à l’écran
Une fois la formation choisie, indiquez le(s) collaborateur(s) concerné(s), ajoutez une description, puis cliquez sur Ajouter le besoin :
A noter : une fois le besoin ajouté en tant qu’administrateur, aucun circuit de validation ne s’applique. La demande passe automatiquement au statut Validé :
Option 3 : faire une demande hors catalogue si la formation souhaitée n’existe pas dans le catalogue
Renseignez ensuite les champs liés au besoin : le(s) collaborateur(s) concerné(s), le nom de la formation, la description, et l'URL (si disponible) :
Depuis le catalogue de formation
Une formation déjà présente dans le catalogue peut être sélectionnée en cliquant dessus :
La fiche formation s’affiche alors, avec un accès direct au formulaire via Demander cette formation :
La suite est identique : indiquez le(s) collaborateur(s) et la description de la demande. Puis ajoutez le besoin (pour un collaborateur) ou soumettre la demande (si la demande vous concerne).
Depuis un entretien
Si en tant qu'administrateur, vous êtes également responsable d’entretien, la demande peut être créée directement depuis la fiche entretien du collaborateur. Une fois l’entretien démarré, le bouton Demander une formation apparaît :
Il devient alors possible de rechercher une formation dans le catalogue, ou de faire une demande hors catalogue :
Champs à renseigner :
Le nom du collaborateur est automatiquement rempli. Seuls les autres champs sont à compléter :
- Hors catalogue : nom de la formation, description, URL (si disponible)
- Catalogue : description
La demande est ensuite visible dans Gestion Formation, dans la vue des demandes de formation, au statut En validation manager :
Valider ou refuser un besoin en formation
Lorsqu’un collaborateur formule une demande de formation, son manager et vous, administrateur, êtes notifiés. Le manager traite la demande en premier (validation ou refus). L’administrateur intervient ensuite pour valider ou refuser à son tour.
A noter : le rôle d’administrateur permet d’accéder directement à la demande, sans attendre le traitement du manager. Cela revient à pouvoir outrepasser la décision du manager, si nécessaire : votre rôle d'administrateur vous donne la possibilité d'agir sur la demande, quel que soit son statut.
La demande peut être ouverte depuis :
- La notification reçue
ou
- La tâche concernée sur la page d’accueil
ou
- Le menu Demandes de formation
Une fois la demande ouverte, il est possible de consulter son détail. Si elle a été validée par le manager, elle peut être validée ou refusée :
Si elle a été refusée par le manager, elle peut tout de même être validée en outrepassant cette décision :
Dans les deux cas, une fenêtre s’ouvre pour ajouter un commentaire (partagé ou non avec le collaborateur) :
Et voilà, la demande de formation est traitée !
Que la demande soit validée ou refusée, le collaborateur et son manager sont notifiés 📩
Envoyer une demande de formation vers le plan de formation
Une fois validées en dernière instance, les demandes peuvent être transférées vers le plan de formation, ce qui permettra d'inscrire les collaborateurs dans des actions de formation.
Pour ce faire, depuis le menu Demandes de formation, cliquez sur la flèche permettant d'envoyer la demande vers le plan :
Il vous sera alors demandé de choisir vers quel plan vous souhaitez envoyer la demande :
Une fois le plan choisi, vous pourrez soit choisir une action existante pour y rattacher la demande :
soit créer une nouvelle action, ce qui vous permettra de remplir tous les champs dédiés :
Cliquez sur et le tour est joué : le collaborateur concerné sera inscrit dans l'action choisie 🎉
Mots clés associés à cet article :
formation - gestion - training - demandes valider - validation - circuit - workflow - accepter - refuser - catalogue - répondre - réponse - demande
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.