Administrateur : Gérer les demandes de formation dans Gestion Formation

Vous utilisez le module 'Gestion Formation' et vous souhaitez savoir comment formuler une demande de formation pour vos équipes ou pour vous-même ?

Vous êtes au bon endroit 🙂

 

Qui est concerné par cet article ?

 

Les administrateurs de la plateforme en tant que responsables du paramétrage.

 

 

Pour réaliser une demande de formation, cela est possible depuis :

- Le menu Demandes de formations

- Le catalogue de formation

- Les entretiens

 

Depuis le menu Demandes de formation

En vous rendant sur "Demandes de formation", il vous est possible d'exprimer un besoin de formation pour vous, ou vos collaborateurs. 

Accès : Menu > Gestion Formation > Demandes de formation : 

 

 

Vous pourrez alors cliquer sur "Ajouter un besoin en formation" : 

Ce qui vous permettra de choisir une formation. Pour ce faire, vous aurez le choix :

 

1. Rechercher la formation par mot clé dans le catalogue de formation

 

2. Cliquer sur une formation du catalogue affichée à l'écran pour la choisir 

Une fois la formation choisie, vous pourrez indiquer quel(s) collaborateur(s) elle concerne, ajouter une description puis ajouter le besoin : 

 

 

A noter :  Une fois le besoin ajouté en tant qu'administrateur, aucun circuit de validation ne s'applique. Les demandes de formation sont automatiquement au statut 'validé' :

 

3. Cliquer sur "Faire une demande hors catalogue", si la formation souhaitée n'existe pas dans le catalogue :

Ainsi, il vous sera nécessaire de remplir les champs relatifs au besoin : le(s) collaborateur(s) concerné(s), le nom de la formation, la description du besoin ainsi que l'URL du site web s'il est connu : 

 

 

 

Depuis le catalogue de formation

Il est possible de choisir une formation déjà créée dans le catalogue en cliquant dessus :

 

ce qui permet de visualiser la formation et d'accéder au formulaire de demande de formation directement en cliquant sur 'Demander cette formation' : 

 

La suite, vous la connaissez 😊 : indiquez le(s) collaborateur(s) ainsi que la description de la demande pour ajouter le besoin pour un(des) collaborateur(s) ou soumettre la demande si la demande vous concerne.

 

Depuis un entretien

Si vous êtes responsable d'entretien, il vous sera possible de réaliser une demande de formation pour votre collaborateur depuis sa fiche entretien directement. Une fois l'entretien démarré, le bouton 'Demander une formation' fera son apparition : 

 

Et la suite... vous la connaissez aussi 😊 : vous pourrez rechercher et/ou choisir la formation souhaitée dans le catalogue ou faire une demande hors catalogue : 

Le nom du collaborateur sera automatiquement rempli, seuls les autres champs seront à saisir :

- si vous choisissez une formation hors catalogue : le nom de la formation, la description et éventuellement l'URL du site de la formation s'il est connu.

- si vous choisissez une formation du catalogue : la description. 

 

La demande de formation concernée sera alors automatiquement visible dans Gestion Formation dans La vue des demandes de formation, sous le statut 'en validation manager' :

 

Valider ou refuser un besoin en formation 

Si un collaborateur a formulé une demande de formation, son manager et vous même serez notifié. Le circuit de validation est tel que le manager du collaborateur concerné est en charge de la première étape : valider ou refuser. Votre rôle sera donc en deuxième instance : vous pourrez valider ou refuser à votre tour. 

 

A noter :  Votre rôle d'administrateur vous donne la possibilité d'accéder directement à la demande, sans attendre que le manager ne l'ait traitée. Cela revient à pouvoir outrepasser la décision du manager.

 

Vous pourrez visualiser la demande depuis : 

• La notification reçue : 

ou 

• En cliquant sur la tâche concernée sur votre page d'accueil : 

  

ou

• en accédant au menu 'demandes de formation' : 

  

 

En accédant à la formation (soit en ayant cliqué sur la notification ou en l'ayant ouverte depuis 'formations de mon équipe en cliquant dessus ou en ayant cliqué dessus depuis 'mes tâches'), vous pourrez consulter son détail. 

Si elle a été validée par le manager, alors, vous pourrez la valider ou la refuser : 

 

Si elle a été refusée par le manager, vous pourrez tout de même la valider en outrepassant cette décision : 

Dans les deux cas, une modale s'ouvrira pour que vous puissiez y laisser un commentaire partagé ou non avec le collaborateur 

 

Et voilà, la demande de votre collaborateur est traitée 👏

Que vous l'ayez validée ou refusée, le collaborateur ainsi que son manager le manager en seront notifiés. 

 

C'est tout... pour le moment ! 🤫

 

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