Manager : gérer les demandes de formation dans Gestion Formation

Qui est concerné par cet article ?

Administrateur et Manager en tant que responsable d'équipe. 

Exprimer un besoin en formation

Pour réaliser une demande de formation, cela est possible depuis :

- Le menu Formations de mon équipe

- Le catalogue de formation

- Les entretiens 

Depuis le menu Formations de mon équipe

En vous rendant sur "Formations de mon équipe", il vous est possible d'exprimer un besoin de formation pour vos collaborateurs (ou pour vous même sans passer par 'Mes demandes de formation' 😊)

Accès : Menu > Gestion Formation > Formations de mon équipe : 

Vous pourrez alors cliquer sur "Faire une demande de formation" : 

Ce qui vous permettra de choisir une formation. Pour ce faire, vous aurez le choix :

1. Rechercher la formation par mot clé dans le catalogue de formation

2. Cliquer sur une formation du catalogue affichée à l'écran pour la choisir : 

Une fois la formation choisie, cliquez sur 'Suivant' pour indiquer quel(s) collaborateur(s) elle concerne, ajouter une description puis soumettre la demande  : 

3. Cliquer sur "Faire une demande hors catalogue", si la formation souhaitée n'existe pas dans le catalogue :

Ainsi, il vous sera nécessaire de remplir les champs relatifs au besoin : le(s) collaborateur(s) concerné(s), le nom de la formation, la description du besoin ainsi que l'URL du site web s'il est connu puis soumettre la demande pour qu'elle soit envoyée en validation par le(s) responsable(s) formation : 

Depuis le catalogue de formation

Il est possible de choisir une formation déjà créée dans le catalogue en cliquant dessus :

ce qui permet de visualiser la formation et d'accéder au formulaire de demande de formation directement en cliquant sur 'Demander cette formation' : 

La suite, vous la connaissez 😊 : indiquez le(s) collaborateur(s) ainsi que la description de la demande pour ajouter le besoin pour un(des) collaborateur(s) ou soumettre la demande si la demande vous concerne.

Depuis un entretien

Si vous êtes responsable d'entretien, il vous sera possible de réaliser une demande de formation pour votre collaborateur depuis sa fiche entretien directement. Une fois l'entretien démarré, le bouton 'Demander une formation' fera son apparition : 

Et la suite... vous la connaissez aussi 😊 : vous pourrez rechercher et/ou choisir la formation souhaitée dans le catalogue ou faire une demande hors catalogue : 

Le nom du collaborateur sera automatiquement rempli, seuls les autres champs seront à saisir :

- si vous choisissez une formation hors catalogue : le nom de la formation, la description et éventuellement l'URL du site de la formation s'il est connu.

- si vous choisissez une formation du catalogue : la description. 

La demande de formation concernée sera alors automatiquement visible dans Gestion Formation dans La vue des demandes de formation, sous le statut 'en validation manager' avec l'origine automatiquement renseignée : 

Valider ou refuser un besoin en formation 

Si un collaborateur vous a formulé une demande de formation, vous serez notifié de sa demande et pourrez la visualiser : 

• En cliquant sur la notification reçue : 

ou 

• En cliquant sur la tâche concernée sur votre page d'accueil : 

  

ou

• en accédant au menu 'formations de mon équipe' : 

  

NB : 

Sans action de votre part, la formation est au statut 'A traiter' : 

En accédant à la formation (soit en ayant cliqué sur la notification ou en l'ayant ouverte depuis 'formations de mon équipe en cliquant dessus ou en ayant cliqué dessus depuis 'mes tâches'), vous pourrez consulter son détail :

et décider de la valider en ajoutant un commentaire partagé ou non avec le collaborateur : 

ou la refuser en ajoutant un commentaire partagé ou non avec le collaborateur : 

Et voilà, vous avez traité la demande de votre collaborateur 👏

Si vous l'avez validée, le collaborateur en sera notifié et la personne en charge de l'administration des formations en sera également avertie pour la traiter à son tour. 

Si vous l'avez refusée, le collaborateur ainsi que la personne en charge de l'administration des formations en seront notifiés. L'administrateur pourra, s'il le souhaite agir à nouveau sur la demande. 

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