Paramétrer l'envoi automatique des informations salariés vers SILAE

Module concerné :

Au programme dans cet article :

• Renseigner les identifiants
• Limite d'envois automatiques vers SILAE
• Définir les utilisateurs à synchroniser
• Associer des champs Eurécia / SILAE
  • Liste des éléments synchronisables AVEC correspondance automatique
  • Liste des éléments synchronisables SANS correspondance automatique
• Suivre l'évolution de la synchronisation des utilisateurs
• Comprendre les messages d'erreur 
  • Dans la fiche société 
  • Dans la fiche salarié

Temps de lecture estimé : 5 minutes

Renseigner les identifiants

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche société > Onglet 'Paramétrage'

L'objectif est de transférer automatiquement dans SILAE les informations des salariés créées ou mises à jour dans Eurécia.

• Je vais à la rubrique 'Synchronisation logiciel de paie'
  • Je renseigne les champs suivants :
    • Numéro de dossier : numéro correspondant à votre société dans SILAE. Dans le cas de multi-dossiers, ces numéros doivent être saisis dans la fiche Société > onglet Organisation > Structures > Numéro de dossier.
      Les 3 informations suivantes sont accessibles depuis une interface dédiée à la gestion des codes API (accès uniquement au client ou à son prestataire de paie).
    • ClientId
    • ClientSecret)
    • Clé de la configuration API (subscriptionKey)
  • J'enregistre

La synchronisation est maintenant prête à être utilisée 👍 !

À noter : Il est nécessaire de prendre contact avec SILAE pour obtenir l'accès à l'interface de gestion des codes API !

Limite d'envois automatiques vers SILAE

Un envoi automatique est prévu tous les jours à 20 heures (heures françaises, UTC +1 ou UTC+2).

Vous pouvez effectuer 4 envois automatiques manuels supplémentaires par jour pour envoyer vos grilles EVP ou générer un nouvel utilisateur dans SILAE avant cette heure en cliquant sur 'Envoyer les données au logiciel de paie' :

Vous pouvez consulter votre solde de synchronisation quotidienne dans la rubrique 'Synchronisation logiciel de paie' de la fiche société.

À noter : Lors de la synchronisation des utilisateurs, il est tout à fait possible de continuer à utiliser la plateforme !

Définir les utilisateurs à synchroniser

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche salarié

Pour que les fiches salariés de vos utilisateurs se synchronisent correctement :

• le matricule doit être correctement renseigné dans l'onglet 'Infos personnelles'
• la case 'Synchronisation logiciel de paie' doit être cochée dans l'onglet 'Administration' :

Si vous souhaitez que l'un de vos collaborateurs ne soit pas synchronisé avec SILAE, il suffira de décocher cette case dans sa fiche.

Associer des champs Eurécia / SILAE

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Fiche société > Onglet 'Paramétrage'

Les champs présents dans Eurécia doivent être associés avec ceux du logiciel de paie SILAE.

Pour ajouter un champ :

• Je clique sur '' pour ajouter un élément
• Je choisis la donnée présente dans Eurécia que je souhaite synchroniser avec SILAE
• Dans la colonne SILAE :
  • pour les champs AVEC correspondance automatique (voir ci-dessous), le champ correspondant dans SILAE est renseigné automatiquement
  • pour les champs SANS correspondance automatique (voir ci-dessous), je définis le champ correspondant dans SILAE
• Je répète l'opération pour chaque élément à synchroniser
• J'enregistre

À noter : Les champs 'Nom ', 'Prénom' et 'Matricule' sont obligatoirement synchronisés. Il n'est pas nécessaire de les ajouter. C'est pourquoi ils ne sont pas présents dans la liste déroulante.

Liste des éléments synchronisables AVEC correspondance automatique

La correspondance entre les champs Eurécia et SILAE se fait automatiquement pour la liste ci-dessous :

Champs Eurécia	Champs SILAE
Numéro de sécurité sociale	Identification du salarié - NIR
Situation familiale	Identification du salarié - Situation familiale
Nom de naissance	Identification du salarié - Nom de naissance
Civilité	Identifiant du salarié - Civilité
Date de naissance	Naissance - Date de naissance
Ville de naissance	Naissance - Commune de naissance
Département de naissance	Naissance - Département de naissance
Pays de naissance	Naissance - Code pays et pays de naissance
Nationalité	Pays de nationalité - Code pays et pays de nationalité
Adresse - Numéro de voie	Coordonnées - Voie - Champ 1
Adresse - Complément du numéro	Coordonnées - Voie - Champ 2
Adresse - Nom de la voie	Coordonnées - Voie - Champ 3
Adresse - Adresse 1 et 2	Coordonnées - Complément
Adresse - Code postal	Coordonnées - Code Postal
Adresse - Ville	Coordonnées - Ville
Adresse - Pays	Coordonnées - Pays
Téléphone - Portable	Coordonnées - Téléphone portable
Email perso	Coordonnées - Adresse mel perso
Email	Coordonnées - Adresse mel pro
IBAN	Informations bancaires - IBAN
BIC	Informations bancaires - BIC
Téléphone - En cas d'urgence - Information complémentaire	Personne à contacter en cas d'urgence - Nom
Téléphone - En cas d'urgence - Numéro	Personne à contacter en cas d'urgence - Téléphone
Enfants et Personnes à charge - Lien	Enfants - Personnes à charge - Lien
Enfants et Personnes à charge - Nom	Enfants - Personnes à charge - Nom de famille
Enfants et Personnes à charge - Prénom	Enfants - Personnes à charge - Prénom
Enfants et Personnes à charge - Date de naissance	Enfants - Personnes à charge - Date de naissance
Enfants et Personnes à charge - A charge	Enfants - Personnes à charge - A charge
Date d’entrée	Entrée dans l'entreprise - Date d'entrée
Date d'ancienneté	Entrée dans l'entreprise - Date d'ancienneté
Date début de contrat	Emploi - Date de début d'emploi
Contrat de travail	Emploi - Code contrat de travail
Motif CDD	Emploi - Motif du CDD
Date fin de contrat	Emploi - Date fin d'emploi
Fonction	Emploi - Nature de l'emploi
Salaire mensuel brut	Rémunération - Salaire de base - Mensuel

Liste des éléments synchronisables SANS correspondance automatique

Certains champs présents dans Eurécia doivent être associés manuellement à un champ à définir dans SILAE .

Liste des champs Eurécia disponibles à la synchronisation :

• Société - Code établissement
• Société – Code
• Département - Libellé
• Département – Code (anciennement « Code département »)
• Département – Code établissement
• Département – Code société
• Structure - Libellé
• Structure – Code (anciennement « Code structure »)
• Structure – Code établissement
• Structure – Code société
• Salarié – Code analytique (anciennement « Code analytique du salarié »)
• Salarié – Code analytique 2
• Salarié – Champ 1
• Salarié – Champ 2
• Salarié – Champ 3
• Salarié – Champ 4
• Salarié – Champ 5
• Salarié – Avantage 1
• Salarié – Avantage 2
• Salarié – Avantage 3
• Salarié – Avantage 4
• Salarié – Avantage 5
• Salarié – Avantage 6
• Salarié – Nom de la mutuelle
• Salarié – Formule de la mutuelle

Ils doivent être associés à un des champs disponibles dans SILAE suivants :

• Établissement
• Affectation 1
• Affectation 2
• Affectation 3
• Affectation 4
• Affectation 5
• Affectation 6
• Affectation 7
• Tickets restaurant
• Titres de transport
• Montant des autres titres de transport
• Contrat complémentaire

Exemple : Il sera donc possible de synchroniser le champ 'Avantage 1 ' d’Eurécia avec le champ 'Affectation 1' de SILAE.

À noter : Un champ SILAE ne pourra être choisi qu'une seule fois, en revanche un champ Eurécia pourra être utilisé plusieurs fois.
Cas particulier: Le champ 'Contrat complémentaire' pourra être associé plusieurs fois à des champs Eurécia différents.

Attention ! Les champs contenant le caractère '&' ne pourront pas être synchronisés correctement entre Eurécia et Silaé. Il est donc déconseillé de les utiliser.

Suivre l'évolution de la synchronisation des utilisateurs

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche salarié > onglet 'Administration'

Les données informatives apparaîtront dans l'encart 'Synchronisation logiciel de paie' à partir du moment ou le salarié a eu une synchronisation des données avec SILAE.

On peut y consulter la date de dernière mise à jour, le statut de la dernière mise à jour et si échec de la synchronisation, les raisons de celui-ci. Les données de synchronisation seront écrasées au fur et à mesure.

Comprendre les messages d'erreur 

Dans la fiche société 

• 'Erreur pendant l’authentification à Silae' : il y a une erreur dans les éléments renseignés (ClientId et/ou ClientSecret) ou le ClientSecret est arrivé à expiration (il faut donc le regénérer)
• 'Aucun élément à synchroniser avec Silae' :
  • vérifier dans les fiches salarié que les cases 'synchronisation logiciel de paie ' sont bien cochées.
  • En cas de multi-dossiers, les numéros de dossier ne sont pas renseignés au niveau des structures / sous-structures

Dans la fiche salarié

• 'Période de [champs paie] trop en avance par rapport à la période en cours du dossier' : la période de paie ouverte dans Silaé n'est pas cohérente avec ce qui est envoyé par Eurécia.
• 'Vous n’avez pas l’autorisation de créer un salarié pour ce dossier' : Il est nécessaire d'ouvrir les accès de visibilité en mode complet dans Silaé.

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