FAQ : Envoyer des informations salariés automatiquement vers SILAE

Vous utilisez Eurécia et Silaé ?

Avec la synchronisation via API des données d'Eurécia vers Silaé, il est possible de mettre à jour automatiquement vos informations salariés.

Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions (ou presque 😊 !) et nous vous expliquons les bonnes pratiques pour utiliser au mieux cette fonctionnalité !

Assistance

Vous êtes intéressé par cette fonctionnalité ? N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations sur son fonctionnement et sa mise en place !

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que gestionnaire RH et paie.

Au programme dans cet article :

Foire Aux Questions
Points de vigilance
- Passage de CDD à CDI
- Solde de tout compte

Foire Aux Questions

Puis-je choisir quel utilisateur sera synchronisé ?

La synchronisation n’a lieu que pour les utilisateurs ayant la case « synchronisation logiciel de paie » cochée dans leur fiche salarié. Tous les utilisateurs quel que soit leurs dates de contrat seront synchronisés si la case est cochée.

Il est donc possible de réaliser des tests.

Les salariés archivés et futurs collaborateurs sont synchronisés si cette case est cochée.

Quand aura lieu la synchronisation de mes utilisateurs ?

La synchronisation automatique des collaborateurs a lieu tous les soirs à 20h (heure française).

Par contre, cette synchronisation n’a lieu que si une fiche salarié a été créée ou modifiée. En clair, elle ne se déclenchera que si votre fiche salarié a été enregistrée dans la journée.

Si vous souhaitez que cette fiche soit resynchronisée, même s'il n'y a pas eu de modifications, il suffit de cliquer sur 'enregistrer'.

Il est possible de lancer des synchronisations manuelles depuis votre fiche société.

Combien de fois je peux synchroniser mes données par jour ?

La synchronisation automatique des collaborateurs a lieu tous les soirs à 20h (heures françaises).

Vous pouvez effectuer 3 envois automatiques manuels supplémentaires par jour pour envoyer vos grilles EVP ou générer un nouvel utilisateur dans SilaExpert avant cette heure en cliquant sur 'Envoyer les données à Silaé' :

Vous pouvez consulter votre solde de synchronisation quotidienne dans la rubrique 'Synchronisation logiciel de paie' de la fiche société.

Que se passe t'il si mon champ est renseigné dans Silaé mais pas dans Eurécia ?

Attention, lorsqu'une donnée est renseigné dans SilaExpert mais non dans Eurécia, la synchronisation viendra mettre à vide le champ dans SilaExpert.

Mes salariés peuvent-ils avoir le même matricule ?

Le matricule est la clé d'identification des salariés dans SilaExpert.

Si un utilisateur est synchronisé alors qu’il possède un matricule déjà attribué dans SilaExpert alors ses informations vont écraser celles du salarié présent dans SilaExpert.

Dans Eurécia, lorsque vous créez un nouveau collaborateur, un contrôle est effectué afin de vérifier que le matricule n'est pas déjà utilisé. Dans le cas échéant, un message d'erreur non bloquant s'affiche.

A noter : Il est possible d'avoir deux collaborateurs ayant un même matricule s'ils ne sont pas sur le même établissement.

Comment savoir si la fiche de mon collaborateur a été synchronisée ?

Accès : Espace admin > Salariés & Utilisateurs > Fiche salarié > Onglet Administration

Les données informatives apparaîtront dans l'encart 'Synchronisation logiciel de paie' à partir du moment où le salarié à eu une synchronisation des données avec SilaeExpert.

On peut y consulter la date de dernière mise à jour, le statut de la dernière mise à jour et si échec de la synchronisation, les raisons de celui-ci. Les données de synchronisation seront écrasées au fur et à mesure.

Où retrouver le statut des dernières synchronisations ?

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Fiche société > Onglet Paramétrage

Il est possible de télécharger les logs de vos dernières synchronisations en cliquant sur le trombone.

Comment être informé automatiquement en cas de succès et/échec des synchronisations salariés ?

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Fiche société > Onglet Paramétrage

Vous pouvez cocher la case 'Échec' ou 'Succès' puis indiquer la ou les adresses mails souhaitées (les adresses mails doivent être séparées par un ; ).

Comment contrôler la longueur des matricules ?

Si vous avez un message d'erreur concernant une problématique de longueur de matricule, il est nécessaire de vérifier la configuration de Silaé puis de s'assurer que la longueur des matricules dans Eurécia est bien conforme.

Si ce n'est pas le cas, il sera nécessaire de modifier les matricules dans Eurécia pour qu'ils soient parfaitement identiques à ceux présents dans Silaé.

Points de vigilance

Modification de la date de fin de contrat

Le fonctionnement de SilaExpert prévoit que pour chaque nouveau contrat d'un collaborateur, une nouvelle fiche contrat est créée. Pour un même salarié, vous pouvez donc avoir plusieurs fiches de contrat. A chaque fois que SilaExpert détectera que sa propre fiche contrat diffère de celle d'Eurécia, il créera une nouvelle fiche contrat.

Lorsque vous modifiez une date de début ou de fin de contrat SilaExpert créera une nouvelle fiche contrat. Si vous ne souhaitez pas cela, il faudra modifier le même jour la date de début et ou fin de contrat sur Eurécia et SilaExpert.

Passage de CDD à CDI

Si la date de début d’emploi dans SilaExpert et la date de début de contrat dans Eurécia sont différentes, la synchronisation va créer une 2ème fiche emploi dans SilaExpert.

En cas de passage de CDD à CDI, la date de fin de contrat n'est pas supprimée dans SilaExpert par la synchronisation.

Il faut donc supprimer la date de fin de contrat dans Eurécia et dans SilaExpert le même jour avant la synchronisation automatique à 20h.

Solde de tout compte

Pour effectuer vos soldes de tout compte en utilisant la synchronisation entre Eurécia et SilaExpert, voici les étapes à effectuer. Toutes ces actions doivent être effectuées le même jour avant la synchronisation automatique à 20h.

1/ Mise à jour des données de sortie dans Eurécia
2/ Lancer une synchronisation manuelle si certaines données modifiées doivent être synchronisées, comme la date de sortie par exemple.
3/ Mise à jour des données de sortie dans SilaExpert
4/ Saisie des bulletins 'Solde de tout compte' dans SilaExpert
5/ Décocher la case « synchronisation logiciel » et archiver le salarié dans Eurécia .

Attention, un salarié archivé peut se synchroniser avec SilaExpert.

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