Par défaut, Eurécia applique les barèmes kilométriques de l'URSSAF. Toute évolution de ces barèmes est automatiquement prise en compte dans la plateforme.
Dans certains cas, il peut être nécessaire de mettre en place une indemnité kilométrique spécifique, par exemple pour des commerciaux itinérants ou des déplacements effectués à l'étranger.
Il peut toutefois être nécessaire de créer un barème kilométrique spécifique, pour les commerciaux itinérants ou les déplacements à l'étranger.
Qui est concerné par cet article ?
L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.
À retenir : quelle différence entre un barème et une indemnité kilométrique ?
💡 L'indemnité kilométrique définit les règles de remboursement applicables : types de véhicules concernés, période de validité, mode de calcul, devise et coefficients de remboursement.
💡 Le barème kilométrique permet de faire le lien entre un type de dépense « Frais kilométriques » et l'indemnité kilométrique à appliquer.
💡 Lors de la création d'une indemnité kilométrique spécifique, Eurécia crée et associe automatiquement le barème kilométrique correspondant.
Comment cela fonctionne-t-il ?
- Un collaborateur saisit une dépense de type Frais kilométriques.
- Eurécia identifie le barème kilométrique associé à ce type de dépense.
- Le système recherche ensuite l'indemnité kilométrique correspondant aux caractéristiques de la dépense.
- Le remboursement est calculé selon les paramètres définis dans cette indemnité.
Si plusieurs indemnités kilométriques sont associées au même barème, Eurécia sélectionne automatiquement celle qui correspond aux critères de la dépense :
- date du déplacement ;
- type de véhicule ;
- puissance fiscale ;
- kilométrage renseigné.
Création d'une Indemnité kilométrique.
Accès : Nouvel Espace Admin > Notes de frais > Barèmes kilométriques
- Cliquez sur Ajouter
- Renseignez le champ Nom de l'indemnité kilométrique.
- L'indemnité est automatiquement associée au barème kilométrique Spécifique.
- Sélectionnez le ou les types de véhicules concernés.
- Choisissez le mode de calcul :
- Kilométrage annuel (avec régularisation) ;
- Kilométrage par trajet (sans régularisation).
- Renseignez le kilométrage minimum et maximum.
- Définissez la période de validité de l'indemnité en indiquant une date de début et, si nécessaire, une date de fin.
- Sélectionnez la devise associée.
Configurer les coefficients de remboursement
Définissez ensuite les modalités de calcul du remboursement en fonction de la puissance fiscale des véhicules.
- Cochez la case Active pour afficher les puissances fiscales concernées.
- Renseignez le coefficient multiplicateur applicable ainsi que le montant complémentaire, si nécessaire.
- Cliquez sur Enregistrer pour finaliser la création de l'indemnité.
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⚠️ Le barème kilométrique Spécifique est unique. Si celui-ci est déjà utilisé et que vous avez besoin de créer une nouvelle indemnité reposant sur un barème différent, contactez notre support afin qu'un nouveau barème kilométrique soit créé. |
Le barème kilométrique permet de faire le lien entre les indemnités kilométriques et les dépenses kilométriques :
Vérifier le rattachement du barème kilométrique
Le barème kilométrique assure la liaison entre les indemnités kilométriques et les dépenses de type Frais kilométriques.
Si vous utilisez plusieurs types de dépenses Frais kilométriques associés à des barèmes différents, vérifiez que chaque profil de notes de frais est rattaché au bon type de dépense.
Accès : Nouvel Espace Admin > Notes de frais > Types de dépenses
- Ouvrez le type de dépense Frais kilométriques concerné.
- Dans la rubrique Remboursement, vérifiez que le champ Barème kilométrique correspond bien au barème attendu.
Lors de la saisie d'une note de frais, Eurécia appliquera automatiquement le bon remboursement en fonction :
- du type de dépense associé au profil du collaborateur ;
- du barème kilométrique rattaché à ce type de dépense ;
- des caractéristiques du véhicule utilisé.
Mots clés associés à cet article :
Note de frais - Remboursement - dépenses pro - Frais professionnels - déplacement - calcul - Frais KM - Distance kilométriques - Nombre de kilomètres - barème kilométrique - URSSAF
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