Gain de temps, économie de papier, dématérialisation, la signature électronique est chez Eurécia 😊!
En partenariat avec notre tiers de confiance Universign, vous pouvez signer et faire signer électroniquement tous vos documents : contrat de travail, attestation, avenant, entretien professionnel... !
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La signature électronique vous intéresse ? Vous ne disposez pas encore de cette fonctionnalité ? Vous souhaitez plus d'informations ? Contactez-nous !
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Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs et responsables Rh en charge des documents salariés.
Au programme dans cet article :
- La signature électronique - quésako ?
- Activer la signature électronique d'un document
- Renseigner les signataires
- Et ensuite ?
Temps de lecture estimé : 4 minutes
La signature électronique - quésako ?
La signature électronique permet de signer vos documents avec la même valeur légale que la signature manuscrite.
Cette fonctionnalité permet à un signataire de donner la preuve de son consentement sur le contenu d’un document. Il prouve aussi :
L’intégrité du document signé, vous avez la certitude que le contenu ne sera pas modifié à votre insu ;
L’identification du signataire, ou la certitude qu’il est bien la personne qu’il prétend être.
En signant vos documents PDF électroniquement vous accélérez et simplifiez vos démarches et procédures.
Et comment ça fonctionne ?
Lorsque vous déposez un document PDF dans l'espace document de vos collaborateurs sur Eurécia, vous avez la possibilité d'activer la signature électronique. Les personnes devant signer le document recevront un mail où ils pourront lire et consulter le document. S'ils souhaitent le signer, ils recevront un code de sécurité par SMS qui attestera de leur identité. Une fois la signature apposée, le document sera signé avec la même valeur légale qu'une signature manuscrite.
Universign ?
Universign est un Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS. Il a été l’un des premiers lauréats des Visas de Sécurité de l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information).
Il apporte toutes les garanties de sécurité, notamment juridiques, afin d’offrir des services de signatures électroniques conférant une valeur probante aux documents signés conformément à la réglementation européenne.
Activer la signature électronique d'un document
Accès : Portail RH > Document > Ajouter un document
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- Je sélectionne mon dossier
- Je clique sur ajouter un document
- J'importe un document au format pdf ou je génère un nouveau document à partir d'un de mes modèles
- En bas de la page j'ajoute mes signataires
Renseigner les signataires
Toutes les personnes indiquées seront invitées à signer le document. Chaque signataire correspond à une signature. Les signatures sont décomptées de votre pack uniquement lorsqu'elles sont effectivement réalisées.
- Par défaut, le collaborateur concerné est automatiquement renseigné comme signataire.
- Ajoutez un signataire en cliquant sur Ajouter un signataire.
- Sélectionnez le nouveau signataire dans le menu déroulant.
- Par défaut, l'adresse e-mail utilisée est l'adresse e-mail personnelle du collaborateur, notamment utile dans le cadre d'un processus d'onboarding. Cette adresse peut être modifiée : vous pouvez choisir entre l'adresse e-mail professionnelle et l'adresse e-mail personnelle.
- Par défaut, le numéro de téléphone renseigné est le numéro de téléphone mobile du collaborateur. Il peut être modifié. Attention : le numéro doit obligatoirement correspondre à un téléphone mobile capable de recevoir des SMS. Les numéros de mobile étrangers sont acceptés sans surcoût.
- Par défaut, l'ordre des signataires est conservé selon leur position dans la liste. Si nécessaire, vous pouvez désactiver cet ordre afin de permettre une signature sans séquence prédéfinie.
- Positionnez ensuite les zones de signature sur votre document à l'aide du glisser-déposer, à l'endroit où elles devront être apposées. Si votre document comporte plusieurs pages, nous vous recommandons de placer les signatures sur la dernière page. Il est possible d’ajouter plusieurs fois un même signataire lorsqu’il doit signer plusieurs pages d’un même document.
- Je clique ensuite sur "ajouter"
Et ensuite ?
- Les signataires vont recevoir à l'adresse email indiquée un courriel de Signature Service (noreply@universign.eu) les invitant à consulter et signer le document.
- En cliquant sur le lien présent dans le mail, les signataires pourront consulter le document.
- Une fois lu, ils cochent la case 'J'ai lu et j'accepte le document de XX page(s) ci-dessus'.
- Une nouvelle page s'affiche vous permettant de signer le document :
- Les signataires reçoivent instantanément un code à 4 chiffres par SMS d'Universign sur leur téléphone mobile. Ce code est valable 24h.
- Ce code doit être renseigné sur la page. Les signataires tracent alors leur signature dans l'encadré dédié et cochent les cases d'acceptation du service.
- Ils cliquent ensuite sur 'Signer'.
- Le document est signé avec la même valeur légale qu'une signature manuscrite.
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Attention
Les demandes de signature sont valables pendant 14 jours. Une fois ce délai dépassé, vous devrez annuler la demande expirée et soumettre à nouveau le document à la signature.
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Suivre l'avancement des signatures
Accès : Portail RH > Documents collaborateurs
Vous pouvez suivre l'avancement des signatures directement dans le dossier et filtrer sur les états de signature
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Attention, avec la nouvelle interface Universign, il n’est plus possible de suivre l’avancement des signatures. Le suivi se fait désormais directement depuis votre espace Documents.
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Mots clés associés à cet article ?
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