Cet article s'adresse à :
Les administrateurs Eurécia chargés du paramétrage des notes de frais.
En tant qu'administrateur, vous pilotez la réception des factures électroniques de frais directement dans Eurécia. Cette fonctionnalité permet de recevoir automatiquement les factures émises au nom de votre entreprise et de les rapprocher des dépenses et des collaborateurs concernés.
Voici les réglages à votre disposition 😊
💡 Bon à savoir : les fonctionnalités décrites dans cet article sont disponibles uniquement pour les plateformes ayant basculé sur la nouvelle version des notes de frais. Toutes les plateformes seront progressivement migrées vers cette nouvelle version. En cas de besoin urgent, contactez notre équipe Support 😊
📖 Au programme dans cet article :
- Activer la réception des factures électroniques
- Créer un mandat de facturation
- Configurer les références payeur
- Options de la facturation électronique
Temps de lecture estimé : 5 minutes
Activer la réception des factures électroniques
Accès : Espace Admin (Nouveau) > Notes de frais > Facturation électronique
Depuis cet écran, vous activez la réception des factures électroniques de frais pour votre entreprise. Une fois l'option activée, les factures émises à destination de votre entreprise remontent automatiquement dans Eurécia.
💡 Bon à savoir : l'adresse de réception de votre entreprise est mise en service avec l'aide d'Eurécia. Vous n'avez aucune démarche technique à réaliser de votre côté.
L'activation s'effectue en deux étapes :
- Créer un mandat de facturation ;
- Configurer les références payeur.
Créer un mandat de facturation
Le mandat autorise la plateforme agréée à recevoir vos factures électroniques au nom de votre entreprise.
Créer l'adresse de routage
L'adresse de routage (ou adresse de facturation) est l'adresse avec laquelle vous serez immatriculé auprès du Portail Public de Facturation (PPF). Vos collaborateurs la communiqueront aux commerçants, ce qui permettra d'acheminer la facture jusqu'à Eurécia.
⚠️ Attention ! Cette adresse doit être unique. Si vous utilisez une autre plateforme agréée, vous ne pouvez pas renseigner deux fois la même adresse. Nous vous recommandons de saisir votre numéro SIREN (exemple : « 123456789 ») suivi d'un suffixe (exemple : « _NDF »), ce qui donne l'adresse de routage 123456789_NDF.
Une fois les informations renseignées, cliquez sur Demander le mandat.
💡 Bon à savoir : votre adresse de facturation électronique peut contenir un préfixe normalisé (ISO 6523) identifiant le registre auquel appartient votre entreprise. Ce préfixe fait partie du standard de facturation électronique et n'est pas spécifique à Eurécia. L'adresse complète est généralement composée de cet identifiant de registre, du SIREN et, le cas échéant, d'un suffixe de routage. Pour garantir la bonne réception des factures, veillez à toujours communiquer l'adresse complète à vos fournisseurs.
Vérification de l'identité
Vous devez confirmer l'identité de votre entreprise auprès des registres officiels, sur le site de notre partenaire. Seuls le dirigeant, le représentant légal ou une personne mandatée peuvent compléter ce parcours au nom de l'entreprise.
- Cliquez sur Ouvrir le portail de vérification ;
- un nouvel onglet s'ouvre ;
- vous êtes redirigé vers un parcours de vérification de type KYB (Know Your Business).
Découvrir le parcours de vérification
Qui peut réaliser la démarche ?
Cette démarche peut être réalisée par le dirigeant, le représentant légal ou toute personne mandatée pour effectuer la vérification au nom de l'entreprise. En quelques minutes, le parcours permet de :
- renseigner les informations de l'entreprise ;
- déclarer les dirigeants et bénéficiaires effectifs ;
- désigner le contact et le signataire ;
- donner son consentement ;
- déposer les justificatifs demandés dans le portail de vérification.
💡 Bon à savoir : votre progression est enregistrée automatiquement. Vous pouvez quitter le parcours et le reprendre ultérieurement.
Ce qu'il faut préparer
Prévoyez les éléments suivants :
- le numéro SIREN de l'entreprise ;
- les coordonnées de l'entreprise (adresse, forme juridique, numéro de TVA intracommunautaire) ;
- l'identité des dirigeants et bénéficiaires effectifs ;
- une pièce d'identité valide pour chaque personne à vérifier (carte nationale d'identité, passeport ou titre de séjour).
Comptez environ 5 minutes pour compléter le questionnaire et déposer les documents.
Les étapes du parcours
Le parcours de vérification est guidé et vous accompagne étape par étape. Vous serez invité à :
- prendre connaissance du déroulé de la vérification ;
- identifier votre entreprise ;
- vérifier ou compléter les informations de votre société ;
- contrôler les personnes associées à l'entreprise et les compléter si nécessaire ;
- désigner le contact du dossier et le signataire habilité à agir au nom de l'entreprise ;
- donner votre consentement à la vérification ;
- déposer les justificatifs d'identité demandés dans le portail de vérification.
💡 Bon à savoir : chaque étape du parcours est expliquée directement dans le formulaire. Laissez-vous guider et complétez les informations demandées au fur et à mesure.
Configurer les références payeur
💡 RGPD : l'identifiant utilisé est pseudonymisé : il ne fait pas apparaître le nom du collaborateur en clair dans la facture. Nous recommandons de conserver cette configuration pour limiter les données personnelles exposées.
Options de la facturation électronique
1. Bloquer ou non l'envoi des notes de frais
Vous pouvez décider de bloquer l'envoi d'une note de frais tant que toutes les factures rattachées au collaborateur n'ont pas été traitées.
- Option activée : le collaborateur ne peut pas envoyer sa note de frais tant qu'il reste des factures à traiter.
- Option désactivée : le collaborateur reçoit un simple avertissement.
2. E-facture requise ?
Activez des alertes visuelles sur les dépenses pour lesquelles une facture électronique est attendue. Vous pouvez :
- sélectionner les types de dépenses concernés ;
- définir un seuil de montant ;
- être alerté en cas d'absence de facture électronique.
Les types de dépenses configurés apparaissent sur l'écran du QR code du collaborateur. Cette information lui permet de savoir dans quelles situations il doit demander une facture électronique auprès du fournisseur.
✨ À retenir : activez la réception depuis Espace Admin (Nouveau) > Notes de frais > Facturation électronique, puis créez un mandat de facturation pour votre entreprise. Configurez les références payeur pour faciliter le rapprochement automatique. Les collaborateurs sont identifiés grâce à un identifiant pseudonymisé conforme aux bonnes pratiques RGPD.
Une question ? Notre équipe Support est là pour vous aider 😊
Mots clés : Facturation électronique · Paramétrage · Administrateur · Rapprochement · Identifiant collaborateur · Matricule · RGPD · Blocage note de frais
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