En tant qu'administrateur, vous pilotez la réception des factures électroniques de frais directement dans Eurécia.
Cette fonctionnalité permet de recevoir automatiquement les factures émises au nom de votre entreprise et de les rapprocher des dépenses et des collaborateurs concernés.
Voici les réglages à votre disposition 😊
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs Eurécia chargés du paramétrage des notes de frais.
📌 Bon à savoir Les fonctionnalités décrites dans cet article (gestion de la facturation électronique) sont disponibles uniquement pour les plateformes ayant basculé sur la nouvelle version des notes de frais. Pas d'inquiétude si ce n'est pas encore votre cas : toutes les plateformes seront progressivement migrées vers cette nouvelle version 😊 Pour toute question, n'hésitez pas à contacter notre support ! |
Activer la réception des factures électroniques
Accès : Espace admin (Nouveau)> Notes de frais > Facturation électronique
Depuis cet écran, vous activez la réception des factures électroniques de frais pour votre entreprise. Une fois l'option activée, les factures émises à destination de votre entreprise remontent automatiquement dans Eurécia.
💡 Bon à savoir : l'adresse de réception de votre entreprise est mise en service avec l'aide d'Eurécia. Vous n'avez aucune démarche technique à réaliser de votre côté. |
L'activation s'effectue en deux étapes :
- Créer un mandat de facturation
- Configurer les références payeurs
Créer un mandat de facturation
Le mandat autorise la plateforme agréée à recevoir vos factures électroniques au nom de votre entreprise.
- Créer l’adresse de routage
- Vérification de l'identité
- cliquer sur Ouvrir le portail de vérification
- un nouvel onglet s'ouvre
- vous êtes redirigé vers un parcours de vérification de type KYB (Know your business).
L’adresse de routage (ou adresse de facturation) est l'adresse avec laquelle vous serez immatriculé auprès du Portail Public de Facturation (PPF).<> Cette adresse sera donnée par vos collaborateurs aux commerçants et permettra d’acheminer la facture jusqu’à Eurécia.
| 💡Attention : cette adresse doit-être unique, si vous utilisez une autre plateforme agrée, vous ne pouvez pas renseigner la même adresse 2 fois. Nous vous recommandons ici de renseigner votre Numéro SIREN (exemple : “123456789” + un suffixe (exemple : “_NDF”), ce qui donnera une adresse de routage (123456789_NDF) |
Une fois les informations renseignées, cliquer sur Demander le mandat
Confirmer l'identité de votre entriprise auprès des registres officiels : vous devrez confirmer votre identité sur le site de notre partenaire. Seul le dirigeant, représentant légal ou à toute personne mandatée peut compléter ce parcours au nom de lʼentreprise.
Découvrir le parcours de vérification
- Qui peut réaliser la démarche?
- renseigner les informations de l'entreprise ;
- déclarer les dirigeants et bénéficiaires effectifs ;
- désigner le contact et le signataire ;
- donner son consentement ;
- déposer les justificatifs demandés dans le portail de vérification.
- Ce qu'il faut préparer
- le numéro SIREN de l'entreprise;
- les coordonnées de l'entreprise (adresse, forme juridique, numéro de TVA intracommunautaire) ;
- l'identité des dirigeants et bénéficiaires effectifs ;
- une pièce d'identité valide pour chaque personne à vérifier (carte nationale d'identité, passeport ou titre de séjour).
- Les étapes du parcours
- prendre connaissance du déroulé de la vérification ;
- identifier votre entreprise ;
- vérifier ou compléter les informations de votre société ;
- contrôler les personnes associées à l'entreprise et les compléter si nécessaire ;
- désigner le contact du dossier et le signataire habilité à agir au nom de l'entreprise ;
- donner votre consentement à la vérification ;
- déposer les justificatifs d'identité demandés dans le portail de vérification.
Cette démarche peut être réalisée par le dirigeant, le représentant légal ou toute personne mandatée pour effectuer la vérification au nom de l'entreprise. En quelques minutes, le parcours permet de :
Prévoyez les éléments suivants :
Comptez environ 5 minutes pour compléter le questionnaire et déposer les documents.
Le parcours de vérification est guidé et vous accompagne étape par étape. Vous serez invité à :
Configurer les références payeur
| 💡RGPD. L'identifiant utilisé est pseudonymisé : il ne fait pas apparaître le nom du collaborateur en clair dans la facture. Nous recommandons de conserver cette configuration pour limiter les données personnelles exposées. |
Options de la facturation électronique
1. Bloquer ou non l'envoi des notes de frais
Vous pouvez décider de bloquer l'envoi d'une note de frais tant que toutes les factures rattachées au collaborateur n'ont pas été traitées.
- Option activée : le collaborateur ne peut pas envoyer sa note de frais tant qu'il reste des factures à traiter.
- Option désactivée : le collaborateur reçoit un simple avertissement.
2. E-facture requise ?
Activez des alertes visuelles sur les dépenses pour lesquelles une facture électronique est attendue.
Vous pouvez :
- sélectionner les types de dépenses concernés ;
- définir un seuil de montant
- être alerté en cas d'absence de facture électronique
Les types de dépenses configurés apparaissent sur l'écran du QR code du collaborateur. Cette information lui permet de savoir dans quelles situations il doit demander une facture électronique auprès du fournisseur.
✨ À retenir Activez la réception depuis Espace admin (Nouveau) > Notes de frais > Facturation électronique. créer un mandat de facturation pour votre entreprise. Configurer les références payeur pour faciliter le rapprochement automatique. Les collaborateurs sont identifiés grâce à un identifiant pseudonymisé conforme aux bonnes pratiques RGPD. |
Une question ? Notre équipe Support est là pour vous aider 😊
Mots clés : Facturation électronique · Paramétrage · Administrateur · Rapprochement · Identifiant collaborateur · Matricule · RGPD · Blocage note de frais
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