Avec la réforme de la facturation électronique, certaines de vos dépenses arrivent désormais aussi sous forme de facture électronique, transmise à votre entreprise par la plateforme de réception.
Bonne nouvelle : Eurécia fait le rapprochement pour vous, et il ne vous reste qu'à confirmer 😊
Qui est concerné par cet article ?
Tous les collaborateurs qui saisissent des notes de frais dans une entreprise ayant activé la facturation électronique dans Eurécia.
📌 Bon à savoir Les fonctionnalités décrites dans cet article (gestion de la facturation électronique) sont disponibles uniquement pour les plateformes ayant basculé sur la nouvelle version des notes de frais. Pas d'inquiétude si ce n'est pas encore votre cas : toutes les plateformes seront progressivement migrées vers cette nouvelle version 😊 Pour toute question, n'hésitez pas à contacter notre support ! |
Comment suis-je informé qu'une facture m'attend ?
Lorsqu'une facture électronique vous concernant est reçue par votre entreprise, Eurécia vous prévient de plusieurs façons :
- une notification cloche dans Eurécia
- ou par un e-mail.
💡 Bon à savoir : vous restez maître de vos notifications. Si les e-mails ou notifications ont été désactivés au niveau de votre fiche salarié ou du circuit de validation, ces réglages sont respectés. |
Où retrouver mes factures électroniques
Accès : Notes de frais > Mes factures électroniques
Vous y retrouvez l'ensemble des factures qui vous sont attribuées. À l'ouverture, Eurécia affiche en priorité les factures à traiter. En cliquant sur une facture, vous ouvrez sa fenêtre : l'aperçu à gauche, les actions à droite.
Lier une facture à une dépense déjà saisie
Dans la majorité des cas, vous avez déjà saisi la dépense correspondante. Eurécia compare automatiquement la facture reçue à vos dépenses récentes et vous propose jusqu'à 3 dépenses susceptibles de correspondre.
- J'ouvre la facture depuis « Mes factures électroniques ».
- Eurécia me présente la (ou les) dépense(s) correspondante(s).
- Je vérifie qu'il s'agit de la bonne dépense, je coche la case « Cette facture écrasera le justificatif » ; puis je clique sur « Lier la facture ».
La facture passe alors au statut traitée : le rapprochement est terminé ✅
| 💡 Bon à savoir : une facture peut couvrir plusieurs dépenses et être liée à chacune d'elles. En revanche, une même dépense ne peut être liée qu'à une seule facture. |
Aucune dépense ne correspond ? Créer ou rechercher une dépense
Créer la dépense directement depuis la facture
- Je clique sur « Créer une dépense ».
- Je choisis la note de frais dans laquelle l'ajouter.
- Je sélectionne le type de dépense et je complète les informations demandées.
La dépense est créée et automatiquement liée à la facture.
| 💡 Bon à savoir : les dépenses issues d'une facture électronique sont identifiables grâce à un bandeau dédié. Certaines données sont verrouillées, car elles ont déjà été déclarées lors de l'émission de la facture et ne peuvent donc pas être modifiées. Par ailleurs, aucun justificatif supplémentaire n'est requis : la facture électronique constitue à elle seule la pièce justificative de la dépense. |
Rechercher une dépense existante
- Je clique sur « Chercher une dépense ».
- Je filtre par nom, plage de dates (2 derniers mois par défaut), type ou montant.
- Je sélectionne la bonne dépense
- Je coche 'Cette facture écrasera le justificatif' puis je la lie à la facture.
Cette facture ne me concerne pas
Il peut arriver qu'une facture vous soit attribuée par erreur. Vous pouvez alors déclarer qu'elle ne concerne pas votre compte : elle ne vous sera plus demandée et repartira vers le circuit de traitement de votre entreprise.
Repérer une facture à lier depuis ma note de frais
- Sur une dépense déjà saisie, un encadré bleu signale qu'une facture semble correspondre, avec un lien « Voir la facture ».
- Dans la liste des dépenses, un tag « E-facture à valider » repère les dépenses concernées.
Et au moment d'envoyer ma note de frais ?
À l'envoi en validation, Eurécia relance une dernière tentative de rapprochement et vérifie que vos factures sont bien traitées.
⚠️ Attention ! Selon le paramétrage de votre entreprise, l'envoi de votre note de frais peut être bloqué tant que toutes les factures rattachées à votre compte ne sont pas traitées. Si l'option n'est pas activée, vous recevez un simple avertissement. |
| 💡La TVA : lorsqu'une facture électronique est liée à une dépense, c'est elle qui fait foi. La TVA déductible est recalculée à partir de la facture. Eurécia s'en charge. |
✨ À retenir Eurécia rapproche automatiquement les factures reçues de vos dépenses ; vous n'avez qu'à confirmer. Retrouvez-les dans Notes de frais > Mes factures électroniques. |
Une question ? Notre équipe Support est là pour vous aider 😊
Mots clés : Facture électronique · E-facture · Rapprochement · Note de frais · Dépense · Lier une facture · Réforme facturation électronique · Plateforme de réception · TVA déductible · Double comptage
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