En tant que gestionnaire ou valideur, vous gardez l'œil sur les factures électroniques de votre équipe et vous assurez qu'elles sont bien rattachées aux bonnes dépenses. Voici comment 😊
Qui est concerné par cet article ?
Les gestionnaires RH et les valideurs de notes de frais dont l'entreprise reçoit ses factures de frais via Eurécia.
📌 Bon à savoir Les fonctionnalités décrites dans cet article (gestion de la facturation électronique) sont disponibles uniquement pour les plateformes ayant basculé sur la nouvelle version des notes de frais. Pas d'inquiétude si ce n'est pas encore votre cas : toutes les plateformes seront progressivement migrées vers cette nouvelle version 😊 Pour toute question, n'hésitez pas à contacter notre support ! |
Où suivre les factures de mon équipe
Accès : Notes de frais > Gestion factures électroniques
Vous accédez à la liste des factures électroniques de votre périmètre. Vous pouvez filtrer par collaborateur, état, plage de dates (2 derniers mois par défaut), type ou montant, et trier les colonnes.
Comprendre l'état d'une facture
- À attribuer : Facture qui n'a pas pu être associée à un collaborateur ; une attribution manuelle est nécessaire.
A la réception de la facture, le système suggère le collaborateur ou la dépense les plus susceptibles de correspondre. Ce rapprochement est signalé par un pictogramme en forme de cible
- En attente collaborateur : Facture rattachée à un collaborateur mais pas encore liée à une dépense.
- Traitée : liée à une dépense (ou déclarée comme ne concernant pas le collaborateur).
Attribuer une facture au bon collaborateur
Lorsqu'une facture est non attribuée :
- J'ouvre la facture concernée.
- Je sélectionne le collaborateur auquel elle se rapporte.
- Je valide : la facture rejoint la liste « à traiter » du collaborateur.
| 💡 Bon à savoir : une facture est identifiée automatiquement lorsque le collaborateur a utilisé son QR code chez le commerçant. L'attribution manuelle reste utile pour les factures reçues sans cette identification. |
Relancer un rapprochement
Si une facture vient d'être attribuée ou si une dépense a été saisie après coup, vous pouvez relancer le rapprochement depuis la liste, sans attendre.
✨ À retenir |
Une question ? Notre équipe Support est là pour vous aider 😊
Mots clés : Facture électronique · Gestion · Rapprochement · Note de frais · Attribuer une facture · Valideur · Gestionnaire · Équipe
Commentaires
0 commentaire
Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.