Créer ou modifier un profil de Temps & Activités

Afin de vous rendre autonome sur la gestion de la saisie des Temps & Activités pour vos collaborateurs, Eurécia vous propose de paramétrer vos propres profils de Temps & Activités en toute liberté !

 

 

Vous pourrez ainsi déterminer le mode de saisie des feuilles de temps et d'activité pour vos collaborateurs et créer autant de profils différents que vous le souhaitez 😊!

 

Qui est concerné par cet article ?

Les administrateurs d'Eurécia ayant souscrit au module Temps & Activités.

 

Au programme dans cet article :

• Créer ou modifier un profil de Temps & Activités
• Paramétrage du 'Suivi du Temps'
• Paramétrage du 'Suivi des Activités'
• Options de soumission à validation

Temps de lecture estimé : 5 minutes

 

Créer ou modifier un profil de Temps & Activités

Accès : Espace admin > Temps & Activités > Profils Temps & Activités

A noter : Par défaut, vos profils de temps & activités ont été créés en fonction du paramétrage actif au moment de l'ajout de cette nouvelle fonctionnalité. La construction des libellés provient des noms de profils utilisateurs existants (Espace admin > Paramètres généraux > Profils utilisateurs) . N'hésitez pas à les renommer pour une meilleure lisibilité !

• Je crée un nouveau profil en cliquant sur  ou je sélectionne un profil existant dans la partie gauche 'Profils'.

 

Informations générales

• J'indique le nom de mon profil (en cliquant sur le drapeau, j'accède aux traductions),
• J'indique le code du profil. Celui-ci est utile en cas d'import de données. Chaque code doit être unique.

Type(s) de suivi

• Je coche 'Suivi du temps' si je souhaite que mes collaborateurs concernés par ce profil saisissent des feuilles de temps (obligatoire en cas d'utilisation d'une pointeuse),
• Je coche 'Suivi des activités' si mes collaborateurs remplissent des feuilles d'activités (utilisation des imputations analytiques notamment).

Il est possible de sélectionner les deux modes de saisies simultanément si nécessaire.

 

En fonction de votre choix, les fenêtres suivantes seront disponibles :

• Paramétrage du 'Suivi du temps'
• Paramétrage du 'Suivi des activité'

 

Paramétrage du 'Suivi du Temps'

• Dans 'Autorisation de saisie', je choisis si mon salarié peut ou non saisir ou modifier lui-même les données en sélectionnant l'option désirée :
  • Onglet 'suivi du temps' modifiable par le salarié 
  • Onglet 'suivi du temps' non modifiable par le salarié.

En fonction de mon choix, des options différentes me seront proposées.

 

Onglet 'Suivi du temps' modifiable par le salarié 

• Je n'actionne pas le bouton 'Aide à la saisie', si mes collaborateurs saisissent leurs temps manuellement sans pré-remplissage des données.
• J'actionne le bouton 'Aide à la saisie et je sélectionne mon choix :
  • Si je souhaite que la feuille de temps se pré-remplisse automatiquement avec l'horaire de travail lors de la première ouverture de la feuille (case « Journée standard » cochée par défaut à l’ouverture de la feuille),
  • Si je souhaite que ma feuille de temps se pré-remplisse avec l'horaire de travail lorsque je coche la case 'journée standard',
  • Si je souhaite que ma feuille de temps se remplisse via les informations fournies par ma pointeuse (virtuelle ou physique).
• Je peux activer la case 'Cacher la badgeuse sur mobile et tablette' pour qu'il ne soit plus possible de badger depuis un environnement mobile.

A noter : Les deux dernières options sont activables simultanément.

 

Onglet 'Suivi du temps' non modifiable par le salarié 

Je choisis le mode d'alimentation de ma feuille de temps :

• Badgeage dématérialisé Eurécia (pointeuse virtuelle affichée sur la page d'accueil),
  • Je peux activer la case 'Cacher la badgeuse sur mobile et tablette' pour qu'il ne soit plus possible de badger depuis un environnement mobile.
• Badgeage physique AGT System (fonctionnalité disponible en option),
• Autre mode d'alimentation (import des feuilles de saisie ou alimentation manuelle par le manager ou l'administrateur par exemple)
  • J'actionne le bouton 'pré-remplissage avec l'horaire de travail' si je souhaite que la feuille soit alimentée par l'horaire théorique de mes collaborateurs.

Je choisis si mes collaborateurs sont autorisés à modifier la colonne dédiée aux types de temps en actionnant le bouton.

 

Paramétrage du 'Suivi des Activités'

Modalité de saisie

• Je sélectionne la modalité de saisie des activités :
  • en heures (volume horaire) et j'indique la granularité de saisie voulue : 
    • minute
    • 10 minutes
    • 15 minutes
    • 30 minutes
    • heures entières
  • En plages horaires (heures de début / heures de fin) et j'indique la granularité de saisie voulue : 
    • minute
    • 10 minutes
    • 15 minutes
    • 30 minutes
    • heures entières
  • En jours et j'indique la granularité de saisie voulue :
    • centième de journée
    • dixième de journée
    • huitième de journée
    • quart de journée
    • demi-journée

 

Bouton 'Pré-remplissage de la feuille de saisie'

 

 

Je n'actionne pas le bouton 'Aide à la saisie', si mes collaborateurs saisissent leurs activités manuellement sans pré-remplissage des données.

J'actionne le bouton 'Aide à la saisie' et je sélectionne mon choix :

• Si je souhaite que la feuille d'activités se pré-remplisse automatiquement avec l'horaire de travail lors de la première ouverture de la feuille (case « Journée standard » cochée par défaut à l’ouverture de la feuille),
• Si je souhaite que ma feuille d'activités se pré-remplisse avec l'horaire de travail lorsque je coche la case 'journée standard',
• Si je souhaite que ma feuille d'activité se pré-remplisse à partir des activités du planning équipe (uniquement si j'ai souscrit au module planning Ressource) :
  • pour toutes les activités présentes sur le planning
  • uniquement pour les activités ayant une imputation analytique

A noter : Les deux dernières options sont activables simultanément.

 

 Activités facturables

J'active le bouton si je souhaite ajouter une colonne dans la feuille de saisie pour préciser si certaines activités imputées sont refacturables. Il sera alors possible de filtrer les activités.

Le cas échéant, je n'active pas le bouton.

 

Options de soumission à validation

• J'active le bouton si mes collaborateurs doivent valider un texte avant de pouvoir soumettre leurs feuilles à validation

A noter : Le texte à valider est personnalisable directement par les administrateurs via un clic droit sur le texte dans l'une des feuilles de saisie.

 

• Si le 'Suivi du temps' et le 'Suivi des activités' sont activés simultanément, je peux actionner le bouton permettant de contrôler la cohérence entre l'onglet temps et l'onglet activités pour pouvoir soumettre à validation. Un message d'erreur bloquant s'affichera si le total des heures entre les deux onglets est différent.

 

Une fois que votre profil est complété, n'oubliez pas d'enregistrer 😊 ! Vous pouvez créer autant de profils de temps que vous le souhaitez afin de répondre à tous les cas de figure de votre société.

 

 

Attention !  En cas d'import automatique d'utilisateurs, il est indispensable de modifier votre modèle d'import afin de mettre en place la correspondance avec cette nouvelle donnée. Toutes les informations concernant les imports/exports automatiques sont disponibles dans cet article ! : Synchronisation des données : import/export automatique

  

 

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