Autoriser et configurer les demandes de travail exceptionnel

Eurécia donne la possibilité aux utilisateurs d'effectuer des demandes de travail exceptionnel, c'est-à-dire de demander à travailler en dehors des horaires de travail habituels. Elle suit le circuit de validation prédéfini par la société.

Une fois la demande validée, il est possible de saisir des événements dans le planning ressources en dehors des créneaux de travail habituels, si jamais ceux-ci avaient été interdits. 

La saisie des feuilles de temps et d'activités n'est pas impactée par les demandes.

Seules les heures réellement déclarées dans les feuilles de temps et d'activités seront éventuellement transférées vers des compteurs de récupération ou vers la paye. Ces transferts tiendront compte des demandes et de leur statut (validée, refusée).

 

Qui est concerné par cet article ?

L'administrateur en tant que responsable du paramétrage de la plateforme Eurécia.

  

Etape 1 - Paramétrer les règles de travail pour les heures supplémentaires, de nuit, sur jour férié ou sur jour non travaillé

Accès :  Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Horaires de travail 

Il s'agit de définir les règles sur lesquelles il sera possible et impossible de saisir des demandes de travail exceptionnel.

A noter : les demandes de travail exceptionnel ne peuvent être paramétrées qu'en heures, le but étant d'impacter les heures supplémentaires.

Par exemple, définir les règles :

• D'heures supplémentaires avec paramétrage du transfert vers une ou plusieurs cibles afin qu'il soit possible de faire des demandes d'heures supplémentaires,
• D'heures de nuit sans paramétrage de transfert ('pas de transfert') afin qu'il ne soit pas possible de faire des demandes générant des heures de nuit. 

A noter : Pour en savoir plus sur ce point, consulter la page 'Paramétrer les heures supplémentaires, majorations et autres temps spéciaux'.

 

Etape 2 - Autoriser les demandes de travail exceptionnel

Accès :  Espace Admin > Paramètres généraux > Ouvrir Horaires de travail 

Définir les règles permettant de réaliser des demandes de travail exceptionnel dans le tableau 'Règles du circuit'.

 

Etape 3 - Définir le circuit de validation de ces demandes de travail exceptionnel

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Ouvrir Fiche société > Circuit de validation

Définir qui validera les demandes en utilisant le rôle "Validation des demandes de travail exceptionnel". 

Il est possible de choisir entre deux circuits :

• Le salarié saisit une demande qui est validée par le manager ou les ressources humaines : c'est alors le salarié qui est à l'initiative car il sait qu'il aura besoin de travailler plus pour finir un projet. Dans ce cas, le manager valide les demandes
• Le manager saisit une demande qui est validée par le salarié : c'est alors le manager qui est à l'initiative et demande à son subordonné de travailler plus. Dans ce cas, le salarié qui valide les demandes. Pour mettre en place ce circuit de validation, il vous faudra toutefois vous rapprocher du support d'Eurécia

 

Etape 4 - Paramétrer les profils utilisateurs concernés pour leur activer les menus 'Mes demandes' et 'Validation des demandes'

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Ouvrir Profils utilisateurs

Activer les menus 'Mes demandes' et 'Validation des demandes' selon les profils utilisateurs inclus dans le circuit de validation des demandes.

Les paramètres suivants sont spécifiques à ces menus :

• Autoriser à modifier la cible du transfert après la soumission à validation : si actif, l'utilisateur qui valide pourra alors modifier le choix de l'émetteur de la demande, généralement, la cible du transfert permet de choisir si les heures seront payées ou récupérées
• Autoriser à créer des événements dans le Planning Ressources pour les demandes validées : si actif, un lien apparaît alors dans les demandes pour créer facilement un événement sur la journée concernée par la demande

A noter : seul Eurécia ou l'un de ses partenaires certifiés peuvent réaliser les modifications des profils utilisateurs

 

Etape 5 - Paramétrer les relances emails

Accès : Espace admin > Sociétés > Ouvrir la fiche société > Onglet Paramétrage > Section Programmation des relances

Dans les 'Relances emails (Temps & Activités)', activer les relances en fonction de :

• La date de soumission à validation de la demande, si la demande n'est toujours pas validée alors qu'elle a été soumise depuis x jours
• La date comprise dans la demande, si la demande n'est toujours pas validée et que la date de travail exceptionnel approche

 

Etape 6 -  Définir les règles de planification en dehors des horaires de travail (Planning Ressources)

Accès : Espace Admin > Planning resources > Liste des plannings

Définir que les événements ne peuvent pas être planifiés en dehors des horaires de travail, sauf si une demande sur la journée concernée a été acceptée

 

Mots clés associés à cet article :

Temps et activités - feuilles de temps - demandes de travail exceptionnel - demande - validée - heures supplémentaires - planning - horaires