Autoriser et configurer les demandes de travail exceptionnel

Eurécia donne la possibilité aux utilisateurs d’effectuer des demandes de travail exceptionnel, c’est-à-dire de demander à travailler en dehors des horaires de travail habituels. Elle suit le circuit de validation prédéfini par la société.

Une fois la demande validée, il est possible de saisir des événements dans le planning ressources en dehors des créneaux de travail habituels, si jamais ceux-ci avaient été interdits. 

La saisie des feuilles de temps et d'activités n'est pas impactée par les demandes.

Seules les heures réellement déclarées dans les feuilles de temps et d'activités seront éventuellement transférées vers des compteurs de récupération ou vers la paye. Ces transferts tiendront compte des demandes et de leur statut (validée, refusée).

 

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Qui est concerné par cet article ?

 

Les administrateurs de la plateforme, en tant que responsables du paramétrage.

 

Au programme dans cet article :

• Étape 1 – Paramétrer les règles de travail pour les heures supplémentaires, de nuit, sur jour férié ou sur jour non travaillé.
• Étape 2 – Autoriser les demandes de travail exceptionnelles
• Étape 3 – Définir le circuit de validation de ces demandes de travail exceptionnelles
  • Option 1 - Fiche Société
  • Option 2 - Fiche salarié
• Étape 4 – Paramétrer les relances e-mails

 

 

Étape 1 – Paramétrer les règles de travail pour les heures supplémentaires, de nuit, sur jour férié ou sur jour non travaillé.

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > ouvrir Horaires de travail

 

• j'ouvre l'horaire de travail concerné et je vais dans l'onglet 'Heures supp. et autres majorations' pour accéder au paramétrage suivant :
  • Gestion des heures supp. Hebdomadaires
  • Horaires de nuit
  • Jours non travaillés
  • Jours fériés
  • Temps spéciaux
  • Règle en cas de cumul
  • Gestion des heures en fin de modulation
• je mets en place les différentes règles d'heures supplémentaires en suivant cet article : Paramétrer les heures supplémentaires, majorations et autres temps spéciaux

 

A noter : La mise en place des règles d'heures supplémentaires peut être une opération complexe. Nos consultants sont à votre écoute pour vous accompagner dans cette démarche dans le cadre d'un pack assistance. N'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez plus d'informations !

 

 

Étape 2 – Autoriser les demandes de travail exceptionnelles

Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Horaire de travail > onglet 'Heures supp. et autres majorations'

• dans la colonne "Demandes de travail exceptionnel", pour chaque règle précédemment établie, je choisis :
  • Obligatoire : le collaborateur ou le manager devra avoir formulé une demande, qu'elle soit validée, et que les heures déclarées dans la feuille correspondent à la demande pour que les transferts d'heures vers les compteurs cibles s'automatisent (s'ils sont définis en automatique). Si le transfert est manuel, il le restera.
  • Autorisée : le collaborateur ou le manager peut formuler une demande. Si elle est validée et que les heures déclarées dans la feuille correspondent à la demande, alors l'information que les heures ont été demandées et validées sera présente, et les transferts d'heures vers les compteurs cibles s'automatisent (s'ils sont définis en automatique)
  • Interdite : le collaborateur ou le manager ne pourra pas formuler de demande qui générerait ce type de règle, il sera bloqué lors de la création de sa demande. Par exemple, les demandes de travail sur jour férié sont interdites.

 

 

• je choisis d'autoriser ou non le choix du compteur cible (paye ou compteur) si plusieurs cibles sont configurées dans les règles d'heures supplémentaires précédemment établies:
  • Autorisé : le collaborateur ou le manager est autorisé à sélectionner le compteur cible souhaité lorsqu'il effectue la demande travail exceptionnelle.
  • Obligatoire : le collaborateur ou le manager doit sélectionner le compteur cible lors de la demande de travail exceptionnelle
  • Interdit : le collaborateur ou le manager ne peut pas choisir le ou les compteurs cibles.

 

 

• dans la colonne 'Préavis',  je définis un nombre de jours minimal à respecter entre la date de la pose et la date demandée. Il peut être :
  • Bloquant : la soumission à validation de la demande n'est pas autorisée si le délai n'est pas autorisée
  • Alerte : la soumission à validation de la demande est autorisée et un message s'affiche à l'utilisateur, le responsable de validation reçoit tout de même une alerte l’informant que le préavis n’a pas été respecté
  • Non : aucun minimum de jours n'est à respecter
• la colonne 'Acceptation automatique' permet de définir une validation automatique d'une demande
• je coche la case 'Circuit d'annulation' si je permet de demander l’annulation d’une demande déjà validée. La demande suit alors le même circuit que lors de la validation initiale.

 

Étape 3 – Définir le circuit de validation de ces demandes de travail exceptionnelles

En fonction du circuit de validation qui devra s'appliquer, le circuit devra être paramétré différemment :

• Si le salarié fait la demande de travail exceptionnel, qui est validée par son manager direct ou par une personne spécifique, alors rendez-vous à Option 1 : Fiche société
• Si le manager la demande de travail exceptionnel auprès de son collaborateur qui doit être validée par le salarié lui-même alors rendez-vous à l'Option 2 : Fiche salarié.

 

Option 1 - Fiche Société

Accès : Espace Admin > Paramètres Généraux > Fiche société > onglet Paramétrage > rubrique Circuit de validation

• j'ouvre la fiche société
• je clique sur '' pour ajouter une nouvelle règle
• dans la colonne 'Rôle', je choisis 'Validation des demandes de travail exceptionnel'
• je sélectionne Manager N+1 dans la colonne 'Responsable de validation' ou une personne nommée
• j'enregistre

 

 

Ce circuit de validation s'appliquera à tous mes collaborateurs.

 

Option 2 - Fiche salarié

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs

• j'ouvre la fiche du salarié concerné et je me rends sur l’onglet Règles, à la rubrique 'Circuit de validation'.  
• je clique sur '' afin d’ajouter un circuit de validation supplémentaire
• dans la colonne 'Rôle', je sélectionne 'Validation des demandes de travail exceptionnel' dans la liste
• je suis sur la fiche de M. X, je sélectionne donc M. X dans le menu déroulant de la colonne 'Responsable de validation'
• j'enregistre

 

 

 

Pour les consultants Euréciens uniquement cliquez sur la clé à molette pour accéder à des informations de paramétrages internes !

 

 

 

Étape 4 – Paramétrer les relances e-mails

 

Accès : Espace Admin > sociétés > ouvrir la fiche société > onglet paramétrage > rubrique Programmation des relances

 

Au niveau des relances e-mails (temps & activités), activez les relances en fonction de :

• La date de soumission à validation de la demande, si la demande n’est toujours pas validée alors qu’elle a été soumise depuis x jours.

 

Étape 5 – Définir les règles de planification en dehors des horaires travail (planning ressources)

Cette partie concerne uniquement les utilisateurs du module Planning Ressource !

 

Accès : Espace Admin > Planning ressources > Liste des plannings

Dans le paramétrage de mes plannings, je peux déterminer s'il est possible de planifier des activités en dehors des horaires de travail. Trois options sont disponibles :

• Oui
• Oui avec alerte
• Non

Si j'utilise les demandes travail exceptionnel, je sélectionne 'non', afin qu’il ne puisse pas y avoir de planification d’évènements en dehors des horaires de travail à moins qu’une demande spécifique ait été faite et acceptée.

 

 

 

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