La modulation est un dispositif permettant de modifier la durée hebdomadaire ou mensuelle du travail en fonction de la fluctuation de l'activité de l'entreprise.
Objectif : répondre à un pic ou une baisse d'activité sans recourir directement aux heures supplémentaires et autre chômage partiel. Bien sûr, ce système a des limites légales...
L'annualisation est la déclinaison 'à l'année' de la modulation : les heures de travail sont réparties sur une seule période légale de 12 mois, dite 'période de référence'.
Il s'agit de la durée maximale pour laquelle le temps de travail peut être modulé.
Qui est concerné par cet article ?
Les administrateurs d'Eurécia et les responsables RH.
Au programme dans cet article :
- Mais que dit la loi ?
- Mise en place de l'annualisation/modulation sur Eurécia
- Suivre l'annualisation dans Eurécia
Mais que dit la loi ?
La durée du travail ne doit pas excéder 10 heures par jour et 48 heures par semaine (ou 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives).
Aussi, dans le cas de l'annualisation, un quota de 1607 heures par an a été fixé, sur une base moyenne de 35 heures / semaine (journée de solidarité incluse).
L'employeur fixe donc une limite haute et une limite basse entre lesquelles la durée de travail peut varier, au cours de l'année. La limite haute a été définie par la loi : jusqu'à 48 heures ou 44 heures par semaine en moyenne sur une période de 12 semaines consécutives.
- Les heures, comprises entre la 35e heure et la limite haute fixée, ne sont pas considérées comme des heures supplémentaires. Elles n'ouvrent donc pas droit à des majorations ni à une récupération.
- Les heures réalisées au-delà de la limite haute seront considérées comme des heures supplémentaires et bénéficieront du traitement prévu par votre employeur en fin de période de référence.
Le lissage de la rémunération dans ce contexte est donc considéré comme légitime.
Enfin, ce dispositif doit être collectif (pour, à minima, un service) et non appliqué à un salarié unique.
Mise en place de l'annualisation/modulation sur Eurécia
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Vous souhaitez être accompagné pour mettre en œuvre la modulation au sein d'Eurécia ? Nous pouvons vous proposer une prestation sur mesure de 3h : Le Pack Assistance, qu'es aquò ? N'hésitez pas à nous contacter en écrivant à support@eurecia.com. |
Étape 1 - Renseigner la modalité de temps de travail
Accès : Espace admin > Paramètres généraux > Salariés & utilisateurs > Fiche salarié
La première étape consiste à renseigner la modalité de travail de vos collaborateurs en 'annualisation / modulation'. Ce dispositif se configure depuis la fiche de chaque salarié > Onglet Emploi > Gérer les contrats :
- Je sélectionne la modalité 'annualisation / modulation',
Lorsque l'option est sélectionnée, les informations suivantes apparaissent :
- Je clique sur '
'.
- Je renseigne les champs suivants :
- Date de début de période.
- Date de fin de période.
- Nombre d'heures total à effectuer sur la période.
- J'enregistre la fiche salarié.
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Pour les salariés arrivant en cours d'année, il est nécessaire de calculer le nombre d'heures proratisées. |
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La sélection du champ 'Annualisation/Modulation' au sein de l'encart 'Modalité temps de travail' de la fiche salarié et utilisateur entraîne : - l'apparition des informations relatives à la modulation du temps de travail au sein des feuilles de temps, - la modification potentielle du calcul des heures supplémentaires - le changement de l'intitulé du champ 'code de contrat' dans la liste de valeur (utilisée dans les imports/exports). |
Étape 2 - Configurer les horaires de travail
Accès : Paramètres généraux > Horaires de travail > Général > Paramètres avancés
Il convient de définir des horaires de travail théoriques correspondant à la réalité des heures travaillées par période. Il est possible de prévoir 2 ou plus horaires de travail correspondant aux heures théoriques pour les différentes périodes (haute, basse,...).
Vous avez besoin d'aide pour créer ou modifier vos horaires de travail : Créer ou modifier un horaire de travail.
- Paramétrage du plafond d'heures hebdomadaire maximal
Il est nécessaire de définir un plafond d'heures par semaine, appelé aussi "limite haute", au-delà duquel les heures effectuées par un salarié annualisé ne comptent plus dans le temps travaillé dédié à l'annualisation et doivent être comptabilisées en heures supplémentaires en cours de période de référence, c'est à dire de façon hebdomadaire.
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- J'ouvre l'horaire de travail concerné,
- Dans l'onglet 'Général', dans la rubrique 'paramètres avancés', je renseigne la limite haute dans la case dédiée,
- J'enregistre.
- Configurer les heures supplémentaires
Dans le cas de l'annualisation/ modulation, deux 'types' d'heures supplémentaires peuvent être configurées :
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- les heures supplémentaires hebdomadaires calculées chaque semaine (au-delà de la limite haute).
- les heures supplémentaires en fin de période calculées... à la fin de la période.
Vous trouverez dans cet article, toutes les informations pour vous accompagner dans ce paramétrage : Gérer les heures supplémentaires en cas de annualisation/modulation du temps de travail.
Étape 3 - Affecter les horaires de travail à vos collaborateurs
En fonction de votre mode opératoire d'affectation des horaires de travail en cours sur la plateforme (affectation manuelle, par import ou modifiable via un planning horaires), il peut être intéressant d'affecter en prévision, par anticipation, les horaires de travail adaptés à chaque période.
Ainsi, dans le cadre du suivi des feuilles de temps (uniquement à disposition des utilisateurs du module Temps & Activités) : le bon horaire de travail sera automatiquement prérempli si l'option est activée.
Le calcul des heures supplémentaires se fera en fonction des informations définies sur chaque horaire de travail.
- Affectation manuelle de l'horaire de travail
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés & Utilisateurs > Fiche salarié
- J'ouvre la fiche salarié de la personne concernée,
- Je vais dans l'onglet 'Emploi',
- Je clique sur le bouton '
' pour 'Ajouter un horaire de travail' sur la droite : une nouvelle ligne se crée dans le tableau :
- Je sélectionne le nouvel horaire dans le menu déroulant de la colonne 'Horaires de travail',
- Je renseigne la date de début d'application du nouvel horaire : Eurécia applique automatiquement à l'horaire précédent une date de fin correspondant à la veille de la date de début du nouvel horaire au moment de l'enregistrement.
- Je peux anticiper les différentes périodes en renseignant les différents horaires de travail (période haute/ basse) pour la période.
- J'enregistre.
- Affectation manuelle de l'horaire de travail avec le planning horaire
Accès : Planning > Planning horaire
Pour programmer les horaires de travail pour un collaborateur spécifiquement :
- Je clique dans le planning sur la date à laquelle démarre ma planification pour le collaborateur concerné.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, je sélectionne le planning concerné.
- Je sélectionne la date de début et de fin.
- J'enregistre.
Pour programmer les horaires de travail pour plusieurs collaborateurs simultanément :
- Je clique sur 'Nouvel horaire',
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, je sélectionne le planning concerné.
- Je sélectionne la date de début et de fin,
- Je sélectionne les participants, en passant les personnes concernées sur la droite dans 'Ressources affectées'
- Enfin, je clique sur le bouton 'Enregistrer' en bas à droite
Je répète l'opération autant de fois que nécessaire !
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Il est donc important de repréciser, dans la demande, quels sont les collaborateurs concernés et leurs nouveaux horaires de travail (date d'application comprise). |
Étape 4 - Configurer les absences & congés
En cas d'annualisation du temps de travail, seules les heures de présence effectives sont comptabilisées comme du temps de travail inclus dans l'annualisation :
- les jours fériés ne doivent donc pas être considérés comme du temps de travail effectif. Ils comptent pour 0 heures de travail : Inclure ou non les jours fériés dans le temps de travail effectif.
- L’incidence des absences des salariés au cours de la période de modulation doit être précisée par un accord collectif.
- Les absences déjà déduites du quota d'heures à effectuer, comme les congés payés, ne doivent pas être incluses dans les heures effectuées en annualisation. Ces absences doivent donc être déduites du théoriques.
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les absences rémunérées ou indemnisées, les congés et autorisations d’absence auxquels les salariés ont droit, ainsi que les absences pour maladie, accident du travail, maternité, ne peuvent pas faire l’objet d’une récupération par les salariés. Dans Eurécia, il faudra donc les déduire du temps théorique effectué mais les inclure dans l'annualisation dans les types d'absences.
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Les 'absences' comme le télétravail ou tout autre 'absence' représentant du temps de travail effectif doivent être comptées comme travaillé dans les feuilles de temps et activités.
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Suivre l'annualisation dans Eurécia
Dans les feuilles de temps
Dans vos feuilles de temps, un nouvel encart apparaît permettant de suivre le décompte des heures effectuées, restant à effectuer et supplémentaires :
Exporter un prévisionnel des heures effectuées dans la période d'annualisation / modulation
Il est possible d'exporter un tableau prévisionnel des heures que vos collaborateurs auront effectuées en fin de période en tenant compte de tous les évènements déclarés sur Eurécia : horaires théoriques, absences posées (prévisionnelles, soumises à validation, validées), heures supplémentaires.
Vous trouverez toutes les informations sur cette fonctionnalité dans cet article : Exporter un prévisionnel de la période d'annualisation ou modulation.
Mots clés associés à cet article :
Modulation - Annualisation - temps - travail - Horaires - horaire - heure - nombre - Flexibilité - Limites hautes - basses - fluctuation - activité - seuil - quota - modalité - durée - comment - configurer - péridoe
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