Format CEGID Expert Paie GRH

Introduction

Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des absences.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de paie.

Au préalable

Le fichier d’export contient 12 champs, seuls deux d’entre eux nécessitent une configuration préalable :

• Le matricule des salariés : fiche salarié
  
• Les codes motif absence : code de référence, renseignés sur les types de congé

Paramétrage

1. Le matricule des salariés: renseigné sur les fiches salarié.

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche Salarié

2. Les codes motif absence: codes de référence, renseignés sur les types de congés.

Accès : Espace Admin > Congés et Absences >  Type de congés et Absences > Éditer

  Sur les types de congés devant figurer sur le fichier d’export, au sein du cadre Export paye : cocher la case Exporter pour la paye

  Au sein du cadre Code (jours par défaut): renseigner le code paye. Il s’agit de la référence donnée par le logiciel de paie récepteur. Chaque type de congé sera identifié dans le fichier d’export et au sein du logiciel de paie grâce à ce code.

La procédure est terminée.

  L'export décrit dans ce guide permet d'envoyer l'ensemble des éléments nécessaires à la paie vers Cegid ExpertPaie GRH.

Les éléments variables (heures supp, primes, etc..) et les absences peuvent être envoyées dans le même fichier mais avec un formalisme différent, cf tableaux ci-après.

  Informations techniques quant au format de fichier attendu par votre application de paie :

Format de fichier

• Fichier texte : extension TRA ou NSV (cf boite à outils)

• Séparateur de champs : ";"

• Deux lignes d'entête et une ligne de fin de fichier

• Une ligne par période d'absence pour un même motif

• Format de la date : JJ/MM/AAAA

• Séparateur décimal : "point"

• Fin de ligne LF

Entête du fichier

1ère ligne d'entête  > ***DEBUT***

2ème ligne d'entête :

Contenu du fichier 

Lignes d'absence

Lignes de rubrique EVP

Fin du fichier

Ligne de fin  >  ***FIN***

Spécificités

• Libellé
  • Pas de gestion des absences en heures pour le moment
• Demi-journée matin
  • Pas de gestion des absences en heures pour le moment
• Demi-journée après-midi
  • Pas de gestion des absences en heures pour le moment
• Code prolongation
  • Exporter la colonne uniquement si l’option « Exporter les informations d’arrêt de travail » est sur « Oui ».
  • Si l’absence n’est pas un arrêt de travail : vide
  • Si l’absence est un arrêt de travail initial : -
  • Si l’absence est une prolongation d’arrêt de travail : X
• Date d’arrêt initial
  • Exporter la colonne uniquement si l’option « Exporter les informations d’arrêt de travail » est sur « Oui ».
  • Si l’absence n’est pas un arrêt de travail : date de début de l’absence
  • Si l’absence est un arrêt de travail initial : date de début de l’absence
  • Si l’absence est une prolongation d’arrêt de travail : date de l’arrêt de travail initial précédent la prolongation.
• Code société :
  • Si code département :
    • Filtrer sur un département avant de faire l’export pour que le code de ce département soit renseigné
    • Si le code du département est non renseigné ou si le filtre 'département' est sur 'Tous' alors le code société sera indiqué
  • Si code structure :
    • Filtrer sur une structure avant de faire l’export pour que le code de cette structure soit renseigné
    • Si le code de la structure est non renseigné ou si le filtre 'structure' est sur 'Tous' alors le code société sera indiqué
    
  • Si code société, le champ Code (Fiche société > onglet Paramétrage > encart Notes de frais)
  • Si valeur fixe: la valeur est toujours renseigné
    

Boîte à outil

• Source de la colonne Motif de l’absence
  • Liste de valeurs :
    • Code (jours par défaut)
    • En fonction du type de contrat de l’utilisateur
• Source du code société :
  • Liste de valeurs :
    • Valeur fixe (fait apparaître une zone de saisie libre)
    • Code Société : valeur par défaut, champ code de la fiche société
    • Code département : champ code établissement du département
    • Code structure : champ code établissement de la structure
• Extension du fichier pour les absences
  • Si vide : TRA
• Extension du fichier EVP
  • Si vide : NSV
• Exporter les informations d’arrêt de travail (V9 ED 22 ou Y2 ED 5)
  • Liste de valeurs :
    • Oui (par défaut)
    • Non

Comment faire l'import dans CEGID  ? 

Vous devez l'importer dans le logiciel depuis le module paie, import export, fichier import, import rubrique de paie.
Vous devez sélectionner le fichier et renseigner en séparateur ";". »

Exemple de fichier