Format ALFA GRH – Centre d'aide Eurécia

Introduction

Cette page de GUIDE propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des absences.

L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de paie.

Au préalable

Le fichier d’export contient 5 champs, seuls deux d’entre eux nécessitent une configuration préalable :

Le matricule des salariés : fiche salarié
Les codes rubrique : code de référence, renseignés sur les types de congés

Paramétrage

1. Le matricule des salariés: renseigné sur la fiche salarié

Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche Salarié

2. Les codes rubrique: codes de référence, renseignés sur les types de congés

Accès : Espace Admin > Congés et Absences > Type de congés et Absences > Éditer

Sur les types de congés devant figurer sur le fichier d’export, au sein du cadre Export paye : cocher la case Exporter pour la paie.

Au sein du cadre Code (jours par défaut): renseigner le code paye. Il s’agit de la référence donnée par le logiciel de paie récepteur. Chaque type de congé sera identifié dans le fichier d’export et au sein du logiciel de paie grâce à ce code.

La procédure est terminée.

Informations techniques quant au format de fichier attendu par votre application de paie :

Format de fichier

Fichier texte (extension TXT)
Fichier position
Ajout des espaces après les valeurs. Ex : Matricule sur 5 caractères suivi de 15 espaces
Pas de lignes d’en-tête
Format des dates : JJ/MM/AAAA
Séparateur décimal : le point
Nombre de décimal après le point : 2

Contenu du fichier

Ordre	Colonnes	Début	Longueur	Commentaires
1	Id. personne	1	20	Matricule salarié
2	Id. Contrat	21	20	Champ additionnel 1 de la fiche salariée si un seul fichier exporté Vide si plusieurs fichier
3	Id. Poste	41	20	Vide
4	Id. Rub. Paie	61	20	Absence : Code jour/heure en fonction du décompte de l’absence EVP : Code paye
5	Date PECompte	81	10	Absences : Vide pour les absences en jours. Date du début de l’absence pour les absences en heures EVP : Date du jour
6	Paramètre 1	91	20	Absences : Nombre d’heures d’absence si absence en heure EVP : Valeur du champ
7	Paramètre 2	111	20	Vide
8	Paramètre 3	131	20	Vide
9	Paramètre 4	151	20	Vide
10	Période début	171	10	Date de début de l’absence si absence en jour seulement
11	Période fin	181	10	Date de fin de l’absence si absence en jour seulement
12	Nb jours	191	10	Durée de l’absence en jours si absence en jours
13	Nb heures	201	10	Durée de l’absence en heures et centièmes si absence en jours
14	Prolongation	211	1	Vide
15	Date AT	212	10	Vide
16	Long. Mal.	222	1	Vide
17	U. Début	223	3	0 si pas d’absence le jour du début de la période 0.5 si demi-journée d’absence début période 1 si jour complet d’absence pour début période
18	U. Fin	226	3	0 si pas d’absence le jour de fin de la période 0.5 si demi-journée d’absence fin période 1 si jour complet d’absence pour fin période Mettre 1 si absence uniquement sur un jour
19	U. Int	229	3	0 si pas d’absence les jours intermédiaires de la période 0.5 si demi-journée d’absence jours intermédiaires période 1 si jour complet d’absence pour jours intermédiaires période Mettre 1 si absence étalée sur moins de 3 jours

Spécificités

Les absences et les EVP sont présents dans le même fichier
Les absences sont découpées par type
Pas de gestion des régulations négatives, elles seront gérées manuellement dans Alfa GRH.
Pas de différence entre les demi-journées d’absences le matin et l’après-midi.
Un paramétrage permet de choisir si on exporte tout dans le même fichier ou si on exporte un fichier par structure. Si on exporte tout dans le même fichier, le champ additionnel 1 de la fiche salarié correspondra à l’Id CONTRAT d’ALFA GRH.
Quelle gestion pour les heures supp ? Champ EVP classique
Que fait-on si code paye de la colonne est vide : On ignore la colonne
Que fait-on si valeur du champ = vide ou 0 : On ignore le champ pour le salarié.

Exemple de fichier

ALFA_GRH.txt
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