Introduction
Cet article propose un mode opératoire détaillé de paramétrage de l’export des absences.
L’objectif est de vous permettre de configurer ou de savoir comment modifier les données apparaissant sur le fichier d’export généré par Eurécia et à destination de votre logiciel de paie.
Au préalable
Le fichier d’export contient 29 champs, seuls trois d’entre eux nécessitent une configuration préalable :
- Le code société : Fiche société
- Le matricule des salariés : fiche salarié
- Les codes motif absence : code de référence, renseignés sur les types de congés
Paramétrage
1. Le matricule des salariés > à renseigner sur les fiches salarié :
Accès : Espace Admin > Paramètres généraux > Salariés et utilisateurs > Fiche Salarié
2. Les codes paie > codes de référence, renseignés sur les types de congés :
Accès : Espace Admin > Congés et Absences > Type de congés et Absences > Éditer
Sur les types de congés devant figurer sur le fichier d’export, au sein du cadre Export paye : cocher la case Exporter pour la paye.
Au sein du cadre Code (jours par défaut): renseigner le code paye. Il s’agit de la référence donnée par le logiciel de paie récepteur. Chaque type de congé sera identifié, en nombre de jours, si nécessaire, dans le fichier d’export et au sein du logiciel de paie grâce à ce code.
Au sein du cadre Code (Heures): renseigner également cette case. Si l’absence est en décompte en heures alors, la valeur en heures sera exportée.
La procédure est terminée.
Informations techniques quant au format de fichier attendu par votre application de paie :
Format de fichier
- Fichier texte (extension CSV)
- Fichier séparateur ";"
Contenu du fichier
Colonnes qui sont en commun
Ordre |
Colonnes |
Obligatoire |
Commentaires |
1 |
Société |
Oui |
Boîte à outil |
2 |
Mois |
Oui |
En chiffre (1 ou 2 chiffres) |
3 |
Numéro d’ordre |
Oui |
1 en dur |
4 |
Matricule |
Oui |
|
5 |
Code traitement |
Oui |
Spécificités |
Si absence de type arrêt |
|||
6 |
Numéro de séquence |
|
Spécificités |
7 |
Type d’enregistrement |
|
1 |
8 |
Jour de début |
Oui |
Format JJ |
9 |
Jour de fin |
Oui |
Format JJ |
10 |
Jours maladie |
Non |
00 en dur |
11 |
Jours cotisable |
Non |
00 en dur |
12 |
Jours imposables |
Non |
00 en dur |
13 |
Dernier jour de travail |
Oui |
Jour de travail avant l’absence au format JJMMAAAA |
14 |
Heures de fin du travail |
Oui |
Format HH |
15 |
Minutes de fin du travail |
Oui |
Format MM |
16 |
Type de maladie |
Oui |
Cf. spécificités |
17 |
Nombre heures de travail par jour |
Oui |
00,00 en dur |
18 |
Nombre d’heures le premier jour |
Oui |
00,00 en dur |
19 |
Heure Début Horaire AM |
Non |
00 |
20 |
Minutes début Horaire AM |
Non |
00 |
21 |
Heure fin horaire AM |
Non |
00 |
22 |
Minutes fin horaire AM |
Non |
00 |
23 |
Heure Début Horaire PM |
Non |
00 |
24 |
Minutes début Horaire PM |
Non |
00 |
25 |
Heure fin horaire PM |
Non |
00 |
26 |
Minutes fin horaire PM |
Non |
00 |
27 |
Remboursement |
Non |
0 |
28 |
Date de reprise |
Non |
00000000 si pas sur le mois en cours, sinon date de reprise au format JJMMAAAA |
29 |
Vide |
Non |
Espace |
Autres types d’absence |
|||
Type d’enregistrement |
Oui |
2 en dur |
|
7 |
Code heure |
Oui |
Code heure si normale |
8 |
Nombre d’heures |
Oui |
Nombre d’heures total de l’absence Jusqu’à 4 entier + virgule + 2 décimales |
9 |
Taux horaire de base |
Non |
Vide |
10 |
Code chantier |
Non |
Vide |
EVP – code type = M (pour mensuel) |
|||
6 |
Type d’enregistrement |
Oui |
3 en dur |
7 |
Code prime |
Oui |
Code paye du champ EVP |
8 |
Montant |
Oui |
Valeur du champ EVP (nombre uniquement) Jusqu’à 5 entier + virgule + 2 décimales |
9 |
Code chantier |
Non |
Vide |
EVP – code type = A (pour annuel) |
|||
6 |
Code prime |
Oui |
Code paye du champ EVP |
7 |
Montant |
Oui |
Valeur du champ EVP (nombre uniquement) Jusqu’à 5 entier + virgule + 2 décimales |
8 |
Code chantier |
Non |
Vide |
Une par jour pour les absences de type arrêt de travail
Ordre |
Colonnes |
Obligatoire |
Commentaires |
1 |
Société |
Oui |
Boîte à outil |
2 |
Mois |
Oui |
En chiffre |
3 |
Numéro d’ordre |
Oui |
1 en dur |
4 |
Matricule |
Oui |
|
5 |
Code traitement |
Oui |
Spécificités |
6 |
Numéro de séquence |
Oui |
Spécificités |
7 |
Type d’enregistrement |
Oui |
4 |
8 |
Jour |
Oui |
Format JJ |
9 |
Libellé |
Oui |
Nombre d’heures |
10 |
Vide |
Oui |
40 espaces |
Spécificités
- Les régulations négatives
Code annulation
- Si le code en heure dans le type de congés est vide, on prend celui en jours.
- Toutes les absences sont exportées en heures
- Type de maladie
Ajout d’une zone de saisie « Code Maladie » dans le type d’absence si ce connecteur est actif pour la société uniquement.
Ce code est ajouté à l’export et à l’import des types d’absences.
Configuration à mettre en place :
Code |
Description |
D |
Définitive |
G |
Grossesse |
E |
Maternité |
P |
Congé parental |
M |
Maladie |
I |
Invalidité |
S |
Congé sans solde |
T |
Sortie Temporaire |
F |
Raison Familiale |
A |
Accident |
C |
Convalescence |
H |
Hospitalisation |
V |
Accompagnement |
N |
Accueil/Adoption |
- Code traitement
- Si absence de type arrêt : 2
- Autres types d’absence : 1
- EVP :
- Si événement mensuel : 1
- Si événement non mensuel : 3
- Numéro de séquence
Il s’agit du nombre d’absence dans le mois pour un même utilisateur.
Exemple de fichier :
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